Installer une réservation et gérer les absences
Installez un groupe en caisse ou dans le back-office, ouvrez leur commande sur la table, terminez la réservation et marquez comme non présentés les clients qui ne viennent pas.
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Quand les clients arrivent, installer leur réservation fait deux choses à la fois : cela les marque comme arrivés et, si vous utilisez des tables, ouvre la commande sur leur table. Quand l’addition est payée, la réservation se termine toute seule. Cela garde votre chronologie exacte et libère la table pour la réservation suivante.
Avant de commencer
- Installer nécessite Gérer les réservations. En caisse, installer ouvre aussi une commande ; il vous faut donc aussi l’autorisation de créer des commandes.
- Pour relier une réservation à une commande sur une table, Tables doit être activé pour l’établissement. Sans Tables, installer ne fait que marquer les clients comme arrivés.
Installer une réservation en caisse
- Ouvrez l’onglet Réservations. À venir montre les réservations à venir, avec « Retard · 5 min » pour les clients qui ont dépassé leur heure.
- Touchez la réservation.
- Touchez Installer maintenant.
- Choisissez une table sous « Tables libres pour 4 couverts ». La table réservée est présélectionnée quand elle est libre. Les tables prises affichent Réservée ; les tables avec trop peu de places affichent Trop petite sous Tables plus petites.
- Touchez Installer à et le nom de la table.
La commande de cette table s’ouvre, prête pour le premier tour. Si la table a déjà une commande ouverte, la réservation lui est liée au lieu d’en ouvrir une nouvelle.
Si aucune table n’est libre, la caisse indique « Aucune table n’est libre pour le moment. Ajoutez le groupe à la liste d’attente ou libérez d’abord une table. » Voir Gérer la liste d’attente.
Installer une réservation dans le back-office
- Dans Réservations, ouvrez la réservation.
- Sélectionnez Installer.
Le groupe est installé à la première table de la réservation. Si elle n’a pas de table, aucune commande n’est ouverte. Après l’installation, Ouvrir la commande vous mène à la commande.
Comment une réservation installée se termine
- Une réservation installée avec une commande se termine toute seule quand cette commande est payée. Elle passe dans Terminées en caisse.
- Une réservation installée sans commande peut être terminée avec Marquer terminée en caisse, ou Terminer dans le back-office.
Si les clients sont liés à un client avec la fidélité activée, le client est ajouté à la commande quand vous les installez, afin que la visite compte pour sa fidélité.
Marquer une absence
Quand un groupe ne vient pas :
- Caisse : ouvrez la réservation et touchez Non présenté.
- Back-office : ouvrez la réservation, sélectionnez Non présenté et confirmez (« La table est libérée. La visite reste dans l’historique. »).
Vous ne pouvez marquer une absence qu’une fois l’heure réservée passée : « Un client ne peut être marqué non présenté qu’après l’heure réservée. » Avant cela, annulez la réservation si le client a appelé pour dire qu’il ne viendrait pas.
Les absences sont enregistrées sur la réservation et dans l’historique du client. Verimly ne facture pas de frais de non-présentation et ne prend pas d’acompte.
Statuts
| Statut | Signification | Étape suivante |
|---|---|---|
| Réservée | Réservée, pas encore confirmée | Confirmer, installer, annuler, ou non présenté après l’heure |
| Confirmée | Confirmée | Installer, annuler, ou non présenté après l’heure |
| Liste d’attente | Un client sans réservation qui attend une table | Installer ou retirer |
| Installée | Les clients sont à table | Se termine quand la commande est payée |
| Terminée | Visite terminée | Aucune |
| Annulée | Annulée par le personnel | Aucune |
| Non présenté | Les clients ne sont pas venus | Aucune |
Questions fréquentes
Puis-je annuler une installation ?
Non. Une réservation installée ne peut qu’être terminée. Si vous avez installé la mauvaise réservation, terminez-la et corrigez la commande ; installez ensuite la bonne réservation.
Puis-je installer un groupe à plusieurs tables ?
Une réservation peut contenir plusieurs Tables dans le back-office ; la commande est ouverte sur la première (« La première table reçoit la commande. »). En caisse, vous choisissez une table à l’installation.
Et si les clients arrivent en avance ?
Installez-les ; il n’est pas nécessaire d’attendre l’heure réservée.
En cas de problème
- Installer maintenant est absent : votre rôle n’a pas Gérer les réservations ou l’autorisation de créer des commandes.
- Aucune commande ouverte : Tables est désactivé, ou la réservation n’avait pas de table lors de l’installation dans le back-office.
- Non présenté est absent : l’heure réservée n’est pas encore passée.
- La réservation ne s’est pas terminée après le paiement : elle n’est liée que si elle a été installée via la réservation. Terminez-la manuellement.