Inviter quelqu’un au back-office

Le back-office est l’app web d’administration où vous gérez la carte, le personnel, les rapports et les réglages. Les personnes y entrent avec leur propre compte e-mail, distinct d’un PIN de caisse, et elles obtiennent exactement les droits de leur rôle.

Avant de commencer

• Il vous faut le droit Inviter au back-office. Les propriétaires et les responsables l’ont.
• Décidez d’abord du rôle. Vous ne pouvez inviter quelqu’un qu’avec un rôle dont les droits et plafonds ne dépassent pas les vôtres : un responsable ne peut donc pas inviter quelqu’un comme Propriétaire. Les droits individuels de l’invitation suivent la même règle.
• Il vous faut l’adresse e-mail de la personne.

Inviter quelqu’un

Depuis la page d’un membre du personnel

À utiliser pour les personnes qui travaillent déjà pour vous.

1. 1Ouvrez Personnel et sélectionnez la personne.
2. 2Vérifiez qu’elle a un rôle. Sans rôle, la feuille affiche « Donnez d’abord un rôle à {name} » et vous ne pouvez pas continuer.
3. 3Sélectionnez Inviter au back-office et saisissez son e-mail.
4. 4Sélectionnez Envoyer l’invitation. L’invitation emporte son rôle et ses droits individuels.

Quelqu’un qui n’est pas dans la liste du personnel

1. 1Ouvrez Personnel et sélectionnez Inviter au back-office.
2. 2Saisissez l’e-mail et choisissez Se connecte en tant que : le rôle qu’elle reçoit.
3. 3Sélectionnez Envoyer l’invitation.

Un e-mail est envoyé, et le panneau Invitation créée. affiche un lien que vous pouvez copier et partager vous-même (« Partagez ce lien avec eux. »). Si l’e-mail échoue, l’invitation existe quand même et le lien fonctionne toujours.

Ce que fait la personne invitée

Elle ouvre le lien, crée son propre compte (ou se connecte) et rejoint votre entreprise. Le lien est valable 48 heures. Passé ce délai, l’invitation disparaît et vous en envoyez une nouvelle. Une nouvelle invitation à la même adresse remplace celle qui est ouverte : seul le dernier lien fonctionne.

Les invitations en attente apparaissent dans la liste du personnel avec le badge Invité, et sous Autres accès au back-office en bas de Personnel, avec Copier le lien d’invitation et Annuler l’invitation.

Propriétaires

• Un propriétaire peut tout faire, toujours. Seul un propriétaire peut nommer quelqu’un propriétaire, modifier un propriétaire ou en retirer un.
• Sur la page d’un membre, Accès est soit Propriétaire (tout), soit Son rôle. Un propriétaire qui renonce choisit Rôle après avoir quitté le statut de propriétaire.
• Une entreprise garde toujours au moins un propriétaire. Le dernier ne peut être ni retiré ni rétrogradé : vous voyez « Une entreprise garde toujours au moins un propriétaire. »
• Vous ne pouvez pas modifier ni retirer votre propre accès au back-office.

Modifier ou retirer un accès

• Pour changer ce que quelqu’un peut faire, modifiez son rôle ou donnez-lui-en un autre. Voir Rôles et droits.
• Pour mettre fin à l’accès, ouvrez sa page et choisissez Retirer l’accès au back-office. La personne perd le back-office et ses sessions ouvertes, et son historique d’assistant ainsi que ses agents connectés sont supprimés avec. Son profil de personnel, son PIN, ses heures et son historique restent, et vous pouvez l’inviter à nouveau.

Questions fréquentes

Est-ce la même chose que le PIN de caisse ?

Non. Le PIN sert pour la tablette. Voir Ajouter du personnel et définir son accès.

La personne invitée peut-elle choisir son rôle ?

Non. Le rôle est fixé par l’invitation. Changez-le ensuite sur sa page du personnel.

L’e-mail d’invitation n’est pas arrivé

Copiez le lien avec Copier le lien d’invitation et envoyez-le vous-même. Vérifiez qu’il n’y a pas de faute de frappe dans l’adresse.

En cas de problème