Comment fonctionne l’accord du responsable
Quand la caisse demande le PIN d’un responsable, qui peut valider, combien de temps dure l’accord, ce qui est enregistré et ce que signifient les erreurs associées.
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L’accord du responsable permet à un caissier de poursuivre une action qu’il n’a pas le droit de faire seul, sans qu’un responsable reste connecté sur la tablette. Un responsable saisit son propre PIN, l’action passe une fois, et les deux noms sont enregistrés.
Quand la caisse demande un accord
La caisse ouvre une feuille intitulée Accord du responsable au lieu de refuser l’action dans deux cas :
- Plafond dépassé. Le rôle autorise l’action, mais pas ce montant : « Votre plafond est de 20 %, ici 30 %. Le PIN d’un responsable est requis. » C’est
LIMIT_EXCEEDED, avec le message simple « Ce montant dépasse votre plafond. Demandez l’accord d’un responsable. » - Droit manquant. Le rôle n’inclut pas l’action : « Vous n’êtes pas autorisé à faire cela. Le PIN d’un responsable est requis. » C’est
PERMISSION_REQUIRED.
Seules certaines actions peuvent être validées ainsi. Elles sont marquées déblocable par un responsable dans l’éditeur de rôles, et comprennent les remises au-delà du plafond, l’annulation de commandes et d’articles envoyés, les articles offerts, le prix libre, les remboursements et annulations de paiement, la réimpression, les entrées et sorties d’espèces, l’ouverture du tiroir sans vente, la clôture de la caisse d’un autre et la modification des feuilles d’heures. Si une action ne figure pas dans cette liste, le message reste PERMISSION_REQUIRED et personne ne peut la débloquer avec un PIN : il faut qu’une personne ayant le droit la fasse, ou que vous changiez le rôle. Voir Rôles et droits.
Valider une action en caisse
- Le caissier tente l’action. La feuille Accord du responsable apparaît et montre d’abord ce qui va se passer : qui demande et sur quelle caisse, la commande, l’article et les montants (par exemple « 30 % de remise sur toute la commande », « −15,00 € · 50,00 € → 35,00 € »), le motif et le plafond du caissier.
- Le responsable le lit et touche Saisir le PIN d’un responsable. Sans responsable à la caisse, touchez plutôt Demander à un responsable sur une autre caisse (voir plus bas).
- Le responsable saisit son propre PIN à six chiffres sur le pavé. La ligne de ce qui est validé reste affichée au-dessus, et Retour ramène aux détails. Le PIN est envoyé dès que le sixième chiffre est saisi.
- La caisse refait automatiquement l’action d’origine. Le caissier n’a pas à la retoucher.
L’accord est lié à cette caisse et à la personne qui l’a demandé. Il ne peut pas être transmis à une autre caisse ni à un autre collègue.
Valider depuis une autre caisse
Quand aucun responsable n’est à la caisse, le caissier peut demander aux responsables connectés sur les autres caisses de l’établissement.
- Sur la feuille Accord du responsable, touchez Demander à un responsable sur une autre caisse. La feuille affiche « En attente d’un responsable » et décompte deux minutes.
- Sur chaque caisse où est connecté un responsable qui peut valider, un message apparaît (« {name} demande votre validation sur {till} ») et la pastille d’alertes compte les demandes. Touchez Voir.
- Le responsable voit qui demande, sur quelle caisse et quand, et ce qui va se passer exactement : par exemple « 30 % de remise sur toute la commande », le numéro de commande, « −15,00 € · 50,00 € → 35,00 € », le motif et le plafond du caissier.
- Le responsable touche Valider ou Refuser. Validée, l’action du caissier se poursuit d’elle-même. Refusée, la feuille du caissier indique qui l’a refusée.
Le caissier peut toucher Saisir plutôt un PIN ici à tout moment. Une demande sans réponse au bout de deux minutes expire (« Personne n’a répondu à temps ») ; touchez Redemander pour l’envoyer à nouveau.
Une validation à distance suit les mêmes règles qu’un PIN : les mêmes personnes peuvent la donner, et elle ne débloque qu’une fois l’action exacte que le responsable a lue. Elle figure dans le Journal d’activité au nom du responsable, marquée à distance ; un refus est aussi enregistré.
Qui peut valider
Le valideur doit :
- avoir un PIN défini et être actif ;
- être affecté à l’établissement de cette tablette (un responsable d’un autre établissement ne peut pas valider à distance) ;
- détenir le droit à valider ;
- rester dans ses propres plafonds. Si le plafond de remise d’un caissier est de 20 %, il ne peut pas valider 30 %. Un pourcentage est vérifié par rapport au plafond de pourcentage du valideur, jamais par rapport à un plafond en argent ;
- être quelqu’un d’autre que la personne qui demande. Personne ne valide sa propre demande.
Combien de temps cela dure, et ce qui est enregistré
- Un accord est valable 3 minutes, pour ce seul type d’action et ce montant, et il ne couvre qu’une seule action. Un deuxième remboursement, une deuxième annulation ou une deuxième remise demande un nouveau PIN de responsable.
- Si l’action échoue, par exemple à cause d’une saisie invalide, l’accord reste utilisable pour un nouvel essai pendant ces 3 minutes.
- Il ne fonctionne que sur la caisse où il a été demandé et pour le membre du personnel qui l’a demandé. Sur une autre caisse ou pour quelqu’un d’autre, il est ignoré et l’action le redemande.
- L’action est enregistrée au nom du caissier. Le valideur l’est aussi : le Journal d’activité affiche « a validé une action par PIN » avec le droit, le montant et le demandeur. La caisse l’indique au caissier sur la feuille.
- Pour un pointage en dehors du service prévu, le journal enregistre aussi quelle règle a été contournée. Voir Pointage refusé ou heures erronées.
Erreurs sur la feuille d’accord
| Message | Code | Signification | Que faire |
|---|---|---|---|
| Code PIN incorrect. | PIN_INVALID | Aucun membre actif du personnel de cet établissement n’a ce PIN | Saisissez-le à nouveau ; vérifiez que le responsable est affecté à cet établissement |
| Ce code PIN ne peut pas valider cette action. | APPROVAL_DENIED | Le PIN est celui de la personne qui demande, ou son titulaire ne détient pas le droit | Demandez à un responsable ou propriétaire dont le rôle l’inclut |
| La personne qui valide ne peut pas valider ce montant. | APPROVER_LIMIT_EXCEEDED | Le montant dépasse le plafond du valideur | Demandez à quelqu’un avec un plafond plus élevé ou sans plafond, ou baissez le montant |
| Cette validation a déjà été utilisée. Demandez-en une nouvelle. | APPROVAL_ALREADY_USED | L’accord a déjà couvert une action | Le responsable saisit à nouveau son PIN |
| Cette action ne peut pas être débloquée par un responsable. | APPROVAL_NOT_ALLOWED | L’action ne peut pas être validée | Faites-la faire par quelqu’un qui a le droit |
La feuille n’indique jamais à qui appartient le PIN ni pourquoi il est refusé, de sorte qu’un essai au hasard ne révèle rien sur votre équipe.
Blocage du PIN (PIN_LOCKED)
Pour empêcher de deviner, les PIN erronés sont comptés, et au-delà d’un certain nombre, l’appareil répond « Trop de codes PIN erronés sur cet appareil. Réessayez dans N secondes. » Même le bon PIN est refusé jusqu’à la fin du compte à rebours.
| Ce qui est compté | Limite sur 15 minutes |
|---|---|
| PIN d’accord erronés par une personne sur un appareil | 5 |
| PIN erronés sur un appareil au total (connexion, pointeuse et accords confondus) | 10 |
| Connexions par PIN erronées depuis une même adresse réseau, tous appareils confondus | 30 |
Les PIN erronés à la connexion en caisse, aux accords et à la pointeuse comptent tous pour le même blocage. Un bon PIN n’est pas compté et ne remet pas non plus le compteur à zéro. Si un appareil est bloqué en plein service, attendez le compte à rebours, ou utilisez une autre tablette appairée.
Questions fréquentes
Le responsable doit-il être connecté ?
Pas pour un PIN : il le saisit seulement, et la tablette reste connectée au nom du caissier. Pour valider depuis une autre caisse, le responsable doit être connecté sur cette caisse.
Le chat d’assistance en caisse demande-t-il un PIN à chaque fois ?
Non. Seul le démarrage d’un chat demande le PIN d’un responsable. Répondre et terminer le chat, non.
Un responsable peut-il donner un PIN à un caissier ?
Il ne devrait pas. Un PIN est l’identité d’une personne en caisse, et le Journal d’activité s’y fie.
En cas de problème
- La feuille répète que le PIN est erroné : vérifiez que le responsable a un PIN sous Personnel, qu’il est actif et qu’il est affecté à cet établissement. Voir Ajouter du personnel et définir son accès.
- Personne en service n’a le droit : un propriétaire peut se connecter en caisse, ou changer le rôle.