Schichttausch, Abgabe und offene Schichten

Mitarbeiter können Änderungen am Dienstplan von ihrem Handy aus anfragen. Ist ein Kollege beteiligt, muss er zuerst zustimmen, dann entscheidet ein Manager endgültig. Im Dienstplan ändert sich nichts, bevor ein Manager zugestimmt hat.

Bevor Sie beginnen

• Die Zeiterfassung gehört zum Tarif Pro und muss unter Einstellungen › Funktionen eingeschaltet sein.
• Mitarbeiter nutzen das Mitarbeiterportal. Sie brauchen Portalzugang. Siehe Probleme bei der Anmeldung im Mitarbeiterportal.
• Manager brauchen Schichten und Prognosen planen, um zu entscheiden, und Stundenzettel ansehen, um die Liste zu sehen. Ohne Zugang zu einem Standort sehen Sie dessen Anfragen nicht.
• Nur veröffentlichte Schichten können abgegeben oder getauscht werden.

Drei Arten von Anfragen

Was der Mitarbeiter tut

1. 1Im Portal Schichten öffnen. Meine zeigt die eigenen Schichten, Offen die nicht vergebenen Schichten, Anfragen die eigenen Anfragen.
2. 2Bei einer offenen Schicht Übernehmen wählen, dann Anfragen. „Eine Führungskraft entscheidet; du bekommst so oder so Bescheid.“
3. 3Zum Abgeben oder Tauschen eine der eigenen Schichten öffnen und Abgeben oder tauschen wählen, einen Kollege/Kollegin auswählen und bei einem Tausch die Schicht des Kollegen, die man dafür übernimmt. Optional eine Notiz hinzufügen, dann Anfrage senden. „Zuerst antwortet die andere Person, dann bestätigt eine Führungskraft. Bis dahin bleibt die Schicht bei dir.“
4. 4Der Kollege erhält eine Nachricht und antwortet mit Ja, passt oder Nein.

Gefragt werden können nur Kollegen am selben Standort, die das Mitarbeiterportal nutzen. Kollegen erscheinen mit Vornamen. Eine Schicht, die schon begonnen hat, kann nicht angefragt werden, und eine Schicht kann immer nur eine offene Anfrage haben. Mitarbeiter können eine Anfrage Zurückziehen, solange sie offen ist.

Was der Manager tut

1. 1Öffnen Sie Zeiterfassung › Anfragen. Anfragen, die auf Sie warten, stehen unter Wartet auf Sie. Abgaben und Tausche erscheinen dort, sobald der Kollege zugestimmt hat; bis dahin stehen sie unter Wartet auf Kollegin/Kollegen. Entschiedene Anfragen kommen in den Verlauf.
2. 2Prüfen Sie die Warnungen bei einer Anfrage: Doppelt geplant (jemand würde zwei Schichten gleichzeitig arbeiten) oder Ist abwesend.
3. 3Wählen Sie Freigeben oder Ablehnen. Wenn Sie freigeben, wird der Dienstplan aktualisiert, und alle Beteiligten erhalten eine Nachricht: „Genehmigt: der Dienstplan ist aktualisiert“.

Das Freigeben einer Anfrage auf eine offene Schicht legt die Schicht für diese Person an und beantwortet andere, die dieselbe Schicht angefragt haben. Das Freigeben einer Abgabe oder eines Tauschs verschiebt die Schichten zwischen den Personen. Andere offene Anfragen zu diesen Schichten enden automatisch.

Status

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter ohne Manager tauschen?

Nein. Ein Manager bestätigt immer.

Was, wenn sich der Dienstplan nach der Anfrage geändert hat?

Dann gilt die Anfrage nicht mehr: „Die Schicht hat sich inzwischen geändert, die Anfrage gilt nicht mehr.“ (SHIFT_REQUEST_STALE). Bitten Sie sie, eine neue Anfrage zu senden.

Kann ein Manager eine offene Schicht direkt zuweisen?

Ja, im Dienstplan: Öffnen Sie die offene Schicht und wählen Sie eine Person. Siehe Den Dienstplan erstellen und veröffentlichen.

Wenn etwas nicht klappt