Échanges, cessions et services libres
Comment le personnel demande un service libre, cède un service ou l’échange avec un collègue dans le portail du personnel, et comment un responsable accepte ou refuse.
Sur cette page
Le personnel peut demander des changements de planning depuis son téléphone. Un collègue doit d’abord être d’accord quand il est concerné, puis un responsable prend la décision finale. Rien ne change sur le planning tant qu’un responsable n’a pas accepté.
Avant de commencer
- La pointeuse fait partie de l’offre Pro et doit être activée sous Paramètres › Fonctionnalités.
- Le personnel utilise le portail du personnel. Il lui faut un accès au portail. Voir Problèmes de connexion au portail du personnel.
- Les responsables ont besoin de Planifier les services et prévisions pour décider, et de Voir les feuilles d’heures pour voir la liste. Sans accès à un établissement, vous ne pouvez pas voir ses demandes.
- Seuls les services publiés peuvent être cédés ou échangés.
Trois sortes de demandes
| Sorte | Qui la lance | Qui doit être d’accord |
|---|---|---|
| Service libre (prise) | Un membre du personnel qui veut un service non attribué | Un responsable |
| Céder | Un membre du personnel qui ne peut pas assurer un service | Le collègue, puis un responsable |
| Échanger | Un membre du personnel qui veut échanger des services | Le collègue, puis un responsable |
Ce que fait le membre du personnel
- Dans le portail, ouvrez Services. Les miens affiche ses services, Libres affiche les services non attribués, Demandes affiche ses demandes.
- Pour un service libre, sélectionnez Prendre, puis Le demander. « Un manager décide ; tu reçois un message dans tous les cas. »
- Pour céder ou échanger, ouvrez l’un de ses services et choisissez Céder ou échanger, choisissez un Collègue, et pour un échange le service du collègue qu’il prend en échange. Ajoutez éventuellement une note, puis Envoyer la demande. « Ton collègue répond d’abord, puis un manager confirme. D’ici là, tu gardes le service. »
- Le collègue reçoit un message et répond Oui, je peux ou Non.
Seuls les collègues du même établissement qui utilisent le portail du personnel peuvent être sollicités. Les collègues apparaissent par leur prénom. Un service qui a déjà commencé ne peut pas être demandé, et un service ne peut avoir qu’une seule demande ouverte à la fois. Le personnel peut Retirer une demande tant qu’elle est ouverte.
Ce que fait le responsable
- Ouvrez Pointeuse › Demandes. Les demandes qui vous attendent sont listées sous En attente de vous. Les cessions et échanges y apparaissent une fois que le collègue a accepté ; d’ici là, ils sont sous En attente du collègue. Les demandes traitées vont dans Historique.
- Vérifiez les avertissements d’une demande : Double planification (quelqu’un travaillerait deux services à la fois) ou En absence.
- Sélectionnez Accepter ou Refuser. Quand vous acceptez, le planning est mis à jour et chaque personne concernée reçoit un message : « Accepté : le planning est mis à jour ».
Accepter une demande de service libre crée le service pour cette personne et répond aux autres personnes qui avaient demandé le même service. Accepter une cession ou un échange déplace les services entre les personnes. Les autres demandes ouvertes sur ces services prennent fin automatiquement.
Statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente du collègue | Le collègue n’a pas répondu |
| À décider | En attente d’un responsable |
| Accepté | Le planning est mis à jour |
| Refusé | Par le collègue, par un responsable, ou parce que le service est allé à quelqu’un d’autre |
| Retiré | Le demandeur l’a annulée |
Questions fréquentes
Le personnel peut-il échanger sans responsable ?
Non. Un responsable confirme toujours.
Que se passe-t-il si le planning a changé après la demande ?
La demande ne s’applique alors plus : « Le service a changé entre-temps : cette demande ne s’applique plus. » (SHIFT_REQUEST_STALE). Demandez-lui d’envoyer une nouvelle demande.
Un responsable peut-il attribuer directement un service libre ?
Oui, dans le planning : ouvrez le service libre et choisissez une personne. Voir Construire et publier le planning.
En cas de problème
| Message | Code | Signification |
|---|---|---|
| Ce service a déjà commencé. | SHIFT_STARTED | Trop tard pour le demander |
| Une demande est déjà en cours pour ce service. | SHIFT_REQUEST_EXISTS | Attendez que la première demande soit traitée ou retirée |
| Cette demande est clôturée. | SHIFT_REQUEST_CLOSED | Elle a déjà été traitée ou retirée |
| Cette personne a déjà un service à cette heure-là. | SHIFT_OVERLAP | L’acceptation planifierait quelqu’un deux fois |
| Aucun collègue à solliciter | Personne d’autre dans cet établissement n’utilise le portail |