Scambi, cessioni e turni liberi
Come il personale chiede un turno libero, cede un turno o lo scambia con un collega nel portale del personale, e come un responsabile approva o rifiuta.
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Il personale può chiedere modifiche ai turni dal telefono. Dove è coinvolto un collega, deve prima essere d'accordo lui, poi un responsabile prende la decisione finale. Nei turni non cambia nulla finché un responsabile non approva.
Prima di iniziare
- La timbratura fa parte del piano Pro e deve essere attivata in Impostazioni › Funzioni.
- Il personale usa il portale del personale. Serve l'accesso al portale. Vedi Problemi di accesso al portale del personale.
- I responsabili hanno bisogno di Pianificare turni e previsioni per decidere e di Vedere le presenze per vedere l'elenco. Senza accesso a una sede non puoi vederne le richieste.
- Si possono cedere o scambiare solo turni pubblicati.
Tre tipi di richiesta
| Tipo | Chi la avvia | Chi deve essere d'accordo |
|---|---|---|
| Turno libero (richiesta) | Un dipendente che vuole un turno non assegnato | Un responsabile |
| Cedi | Un dipendente che non può lavorare un turno | Il collega, poi un responsabile |
| Scambia | Un dipendente che vuole scambiare i turni | Il collega, poi un responsabile |
Cosa fa il dipendente
- Nel portale apre Turni. Miei mostra i suoi turni, Aperti mostra i turni non assegnati, Richieste mostra le sue richieste.
- Per un turno libero, seleziona Prendi, poi Richiedilo. «Decide un responsabile; riceverai comunque un messaggio.»
- Per cedere o scambiare, apre uno dei suoi turni e sceglie Cedi o scambia, sceglie un Collega e, per uno scambio, il turno del collega che prende in cambio. Se vuole aggiunge una nota, poi Invia richiesta. «Prima risponde il collega, poi conferma un responsabile. Fino ad allora il turno resta tuo.»
- Il collega riceve un messaggio e risponde Sì, posso oppure No.
Si possono interpellare solo colleghi della stessa sede che usano il portale del personale. I colleghi compaiono con il nome. Un turno già iniziato non si può richiedere, e un turno può avere una sola richiesta aperta alla volta. Il personale può Ritira una richiesta finché è aperta.
Cosa fa il responsabile
- Apri Timbratura › Richieste. Le richieste che aspettano te sono elencate sotto In attesa di te. Cessioni e scambi compaiono lì quando il collega ha accettato; fino ad allora stanno sotto In attesa del collega. Le richieste decise vanno in Cronologia.
- Controlla gli avvisi su una richiesta: Doppio turno (qualcuno lavorerebbe due turni insieme) o È assente.
- Seleziona Approva oppure Rifiuta. Quando approvi, i turni si aggiornano e tutti gli interessati ricevono un messaggio: «Approvata: i turni sono aggiornati».
Approvare una richiesta di turno libero crea il turno per quella persona e risponde alle altre persone che avevano chiesto lo stesso turno. Approvare una cessione o uno scambio sposta i turni tra le persone. Le altre richieste aperte su quei turni terminano automaticamente.
Stati
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa del collega | Il collega non ha ancora risposto |
| Da decidere | In attesa di un responsabile |
| Approvata | I turni sono aggiornati |
| Rifiutata | Dal collega, da un responsabile, oppure perché il turno è andato a un altro |
| Ritirata | Chi l'ha fatta l'ha annullata |
Domande frequenti
Il personale può scambiare senza un responsabile?
No. Conferma sempre un responsabile.
E se i turni sono cambiati dopo la richiesta?
Allora la richiesta non vale più: «Il turno è cambiato nel frattempo, quindi la richiesta non vale più» (SHIFT_REQUEST_STALE). Chiedi di inviare una nuova richiesta.
Un responsabile può assegnare direttamente un turno libero?
Sì, nei turni: apri il turno libero e scegli una persona. Vedi Creare e pubblicare i turni.
Se qualcosa va storto
| Messaggio | Codice | Significato |
|---|---|---|
| Questo turno è già iniziato. | SHIFT_STARTED | È troppo tardi per richiederlo |
| Per questo turno c'è già una richiesta aperta. | SHIFT_REQUEST_EXISTS | Attendi che la prima richiesta venga decisa o ritirata |
| Questa richiesta è chiusa. | SHIFT_REQUEST_CLOSED | È già stata decisa o ritirata |
| Questa persona ha già un turno a quell’ora. | SHIFT_OVERLAP | L'approvazione prenoterebbe qualcuno due volte |
| Nessun collega a cui chiedere | Nessun altro in quella sede usa il portale |