Dienstruil, weggeven en open diensten

Medewerkers kunnen vanaf hun telefoon wijzigingen in het rooster vragen. Waar een collega bij betrokken is, moet die eerst akkoord gaan, en daarna beslist een manager definitief. Er verandert niets aan het rooster totdat een manager goedkeurt.

Voordat je begint

• De prikklok hoort bij het Pro-abonnement en moet aan staan onder Instellingen › Functies.
• Medewerkers gebruiken het personeelsportaal. Ze hebben toegang tot het portaal nodig. Zie Problemen met inloggen op het personeelsportaal.
• Managers hebben Diensten en prognoses plannen nodig om te beslissen, en Urenstaten bekijken om de lijst te zien. Zonder toegang tot een vestiging zie je de verzoeken ervan niet.
• Alleen gepubliceerde diensten kunnen worden weggegeven of geruild.

Drie soorten verzoeken

Wat de medewerker doet

1. 1Open in het portaal Diensten. Mijn toont hun diensten, Open toont niet-geclaimde diensten, Verzoeken toont hun verzoeken.
2. 2Voor een open dienst kies je Nemen, daarna Aanvragen. ‘Een manager beslist; je krijgt hoe dan ook bericht.’
3. 3Om weg te geven of te ruilen open je een van hun diensten en kies je Weggeven of ruilen, kies je een Collega, en bij een ruil de dienst van de collega die ze in ruil nemen. Voeg eventueel een notitie toe en kies dan Verzoek versturen. ‘Je collega antwoordt eerst, daarna bevestigt een manager. Tot die tijd houd jij de dienst.’
4. 4De collega krijgt een bericht en antwoordt Ja, dat kan of Nee.

Alleen collega’s bij dezelfde vestiging die het personeelsportaal gebruiken, kunnen worden gevraagd. Collega’s verschijnen met hun voornaam. Een dienst die al is begonnen, kan niet worden aangevraagd, en een dienst kan maar één openstaand verzoek tegelijk hebben. Medewerkers kunnen een verzoek Intrekken zolang het openstaat.

Wat de manager doet

1. 1Open Prikklok › Verzoeken. Verzoeken die op jou wachten staan onder Wacht op jou. Weggeven en ruilen verschijnen daar zodra de collega akkoord is; tot dan staan ze onder Wacht op collega. Beslist verzoeken gaan naar Geschiedenis.
2. 2Controleer de waarschuwingen bij een verzoek: Dubbel ingepland (iemand zou twee diensten tegelijk werken) of Heeft verlof.
3. 3Kies Goedkeuren of Afwijzen. Keur je goed, dan wordt het rooster bijgewerkt en krijgt iedereen die erbij betrokken is een bericht: ‘Goedgekeurd: het rooster is bijgewerkt’.

Een verzoek voor een open dienst goedkeuren maakt de dienst voor die persoon aan en beantwoordt anderen die dezelfde dienst vroegen. Een weggeefverzoek of ruil goedkeuren verplaatst de diensten tussen de mensen. Andere openstaande verzoeken voor die diensten eindigen automatisch.

Statussen

Veelgestelde vragen

Kunnen medewerkers ruilen zonder manager?

Nee. Een manager bevestigt altijd.

Wat als het rooster is gewijzigd nadat ze het vroegen?

Dan geldt het verzoek niet meer: ‘De dienst is intussen gewijzigd, dus dit verzoek geldt niet meer’ (SHIFT_REQUEST_STALE). Vraag ze een nieuw verzoek te sturen.

Kan een manager een open dienst direct toewijzen?

Ja, in het rooster: open de open dienst en kies een persoon. Zie Het rooster maken en publiceren.

Als er iets misgaat