Het rooster maken en publiceren

In het rooster plan je wie wanneer werkt. Nieuwe diensten beginnen als concept dat alleen managers zien. Wanneer je publiceert, ziet je team zijn diensten in het personeelsportaal en krijgt het een bericht.

Voordat je begint

• De prikklok hoort bij het Pro-abonnement en moet aan staan onder Instellingen › Functies.
• Je hebt Diensten en prognoses plannen nodig om het rooster te wijzigen. Met Urenstaten bekijken kun je het bekijken.
• Medewerkers moeten aan de vestiging zijn toegewezen. Een vestiging zonder personeel toont ‘Geen personeel op deze vestiging’.
• Het rooster geldt per vestiging. Met meerdere vestigingen kies je er bovenaan een (‘Kies een vestiging’).

Open het onder Prikklok › Rooster (groep Planning). De weekkiezer in de bovenbalk wisselt tussen weken.

Een dienst toevoegen

1. 1Kies Dienst toevoegen, of selecteer de lege cel voor een persoon en een dag.
2. 2Kies Personeel, de Dag, Start en Einde. Een einde vóór de start loopt door na middernacht.
3. 3Stel Pauze (min) en een optionele Notitie in (bijvoorbeeld ‘Bar, keuken, sluiten’).
4. 4Kies Opslaan. Het venster toont de betaalde uren en, als je loon mag zien, de geschatte kosten.

Gebruik je Sjablonen, kies er dan een om start, einde en pauze met één tik in te vullen. Maak sjablonen via het menu-onderdeel Sjablonen.

Een dienst kan maximaal 24 uur duren. Een persoon kan niet twee overlappende diensten hebben, ook niet bij verschillende vestigingen (‘Deze persoon heeft op dat moment al een dienst’, SHIFT_OVERLAP). Diensten van dezelfde persoon bij een andere vestiging staan grijs en alleen-lezen, zodat niemand dubbel wordt ingepland.

Open diensten

Een open dienst heeft nog geen persoon. Maak er een met Open dienst, of kies Open dienst onder Personeel bij het toevoegen. Medewerkers zien gepubliceerde open diensten in het portaal en kunnen ze aanvragen. Een manager bevestigt wie hem krijgt onder Dienstruil, weggeven en open diensten. Je kunt ook een open dienst openen en hem direct aan iemand toewijzen.

Vorige week kopiëren

1. 1Kies in het menu Meer acties de optie Vorige week kopiëren.
2. 2Kies Diensten van vorige week toevoegen (behoudt wat je al hebt gepland) of Vervangen door vorige week (verwijdert eerst de diensten van deze week, na een bevestiging).

Gekopieerde diensten zijn concepten. Diensten die zouden overlappen worden overgeslagen en de melding zegt hoeveel (‘3 diensten gekopieerd, 1 overgeslagen (overlap)’). Open diensten worden als concept meegekopieerd.

Concepten en publiceren

• Diensten met een gestippelde rand zijn Concept: ‘niet zichtbaar voor het team’. Het aantal staat naast Publiceren, bijvoorbeeld ‘3 concepten’, of Gepubliceerd als er geen meer zijn.
• Kies Publiceren om alle concepten van de week bij deze vestiging te publiceren. De melding luidt bijvoorbeeld ‘12 diensten gepubliceerd · 5 personen op de hoogte gebracht’. Elke persoon krijgt een bericht dat zijn rooster klaar is.
• Na het publiceren krijgt de persoon een bericht als je een dienst wijzigt of verwijdert (‘Je dienst op … is gewijzigd’, ‘Je dienst op … is verwijderd’). Een dienst naar iemand anders verplaatsen informeert beiden.
• De regel Alleen met geplande dienst telt alleen gepubliceerde diensten. Zie Inklokken geweigerd of uren kloppen niet.

Conflicten en waarschuwingen

Het rooster markeert onder Conflicten en overuren:

• verlof dat de persoon heeft (‘Verlof’) of heeft aangevraagd (‘Verlof aangevraagd’);
• dagen die ze als Niet beschikbaar hebben gemarkeerd;
• geplande uren boven je dagelijkse of wekelijkse overurenlimiet;
• een korte rusttijd tussen twee diensten.

Waarschuwingen blokkeren je niet. Ze zeggen dat je nog eens moet kijken. Beschikbaarheid en verlof komen uit het personeelsportaal. Zie Verlofaanvragen.

Wat het rooster je over kosten vertelt

Elke week toont geplande uren, personeelskosten, prognose van de netto-omzet en het personeelspercentage ten opzichte van je doel. Zie Personeelskosten, uurlonen en doelen. Geplande uren van mensen zonder uurloon zitten niet in de kosten.

Veelgestelde vragen

Zien medewerkers concepten?

Nee. Alleen gepubliceerde diensten verschijnen in het personeelsportaal.

Kan ik maar één dag publiceren?

Publiceren geldt voor de getoonde week bij de gekozen vestiging.

Moet ik na een kleine wijziging opnieuw publiceren?

Nee. Wijzigingen in diensten die al gepubliceerd zijn, bereiken de persoon meteen.

Als er iets misgaat

Zeggen medewerkers dat ze het rooster niet kunnen zien, dan zijn de diensten waarschijnlijk nog concept: druk op Publiceren. Controleer ook of de persoon toegang heeft tot het personeelsportaal. Zie Problemen met inloggen op het personeelsportaal.