Reservierung ändern oder stornieren
Wie das Personal Zeit, Gruppengröße oder Tisch einer Reservierung ändert, sie bestätigt oder storniert und was Sie Gästen sagen, die ihre Reservierung ändern möchten.
Auf dieser Seite
Pläne ändern sich: Eine Gruppe wird größer, ein Gast kommt später, jemand muss absagen. Das Personal erledigt das alles in Verimly. Gäste können eine Reservierung nicht selbst ändern oder stornieren. Sie melden sich bei Ihnen, und Sie nehmen die Änderung vor.
Bevor Sie beginnen
- Zum Ändern, Bestätigen und Stornieren von Reservierungen brauchen Sie die Berechtigung Reservierungen verwalten. Mit Reservierungen ansehen können Sie nur nachsehen.
- Achten Sie darauf, dass der richtige Standort ausgewählt ist. Reservierungen gehören zu einem Standort.
Die Reservierung finden
- Backoffice: Gehen Sie zu Reservierungen, wechseln Sie mit den Tagespfeilen oder Datum wählen zum richtigen Tag und nutzen Sie Gast oder Telefon suchen. Wechseln Sie zwischen Zeitleiste und Liste.
- Kasse: Öffnen Sie den Tab Reservierungen und suchen Sie nach Name oder Telefon des Gastes. Die Suche umfasst Reservierungen der letzten 90 Tage und aller kommenden Tage.
Die Angaben ändern
Änderungen an Zeit, Datum, Gruppengröße, Dauer, Tischen und Notizen nehmen Sie im Backoffice vor.
- Öffnen Sie die Reservierung unter Reservierungen.
- Ändern Sie, was Sie brauchen: Gäste, Datum, Uhrzeit (wählen Sie eine der Freie Zeiten), Dauer, Tische, Notizen oder Telefon und E-Mail des Gastes.
- Wählen Sie Speichern.
Wählen Sie einen Tisch, der zur neuen Zeit schon gebucht ist, sehen Sie „Tisch 4 ist zu dieser Zeit bereits reserviert.“ Wählen Sie einen anderen Tisch oder eine andere Zeit.
Reservierungen, die Abgeschlossen, Storniert oder Nicht erschienen sind, lassen sich nicht mehr ändern („Diese Reservierung ist bereits abgeschlossen, storniert oder als nicht erschienen markiert.“). Legen Sie stattdessen eine neue Reservierung an.
Bestätigen oder Bestätigung zurücknehmen
Ist Online-Reservierungen automatisch bestätigen aus, kommen Online-Reservierungen als Reserviert an. Bestätigen Sie sie:
- Backoffice: Öffnen Sie die Reservierung und wählen Sie Bestätigen.
- Kasse: Öffnen Sie die Reservierung und tippen Sie auf Reservierung bestätigen.
Der Gast erhält eine Bestätigungs-E-Mail oder eine Mitteilung in der Knownbee-App, wenn die Reservierung mit seiner Knownbee-Karte verknüpft ist. Ein Gast mit nur einer Telefonnummer und ohne Knownbee-Karte erhält keine Nachricht. Um eine Bestätigung zurückzunehmen, wählen Sie im Backoffice Als unbestätigt markieren.
Eine Reservierung stornieren
- Backoffice: Öffnen Sie die Reservierung, wählen Sie Reservierung stornieren und bestätigen Sie. Der Tisch wird frei.
- Kasse: Öffnen Sie die Reservierung, tippen Sie auf Reservierung stornieren und bestätigen Sie. Der Tisch wird freigegeben.
Eine stornierte Reservierung wandert an der Kasse zu Erledigt und bleibt im Verlauf des Gastes. Sie lässt sich nicht wieder öffnen. Überlegt es sich der Gast anders, legen Sie eine neue Reservierung an.
Eine Reservierung, die schon Platziert ist, lässt sich nicht stornieren. Schließen Sie sie stattdessen ab, siehe Reservierung platzieren.
Was Sie Gästen sagen, die ihre Reservierung ändern möchten
Es gibt keinen Link, mit dem Gäste online ändern oder stornieren können. Die Bestätigungsseite sagt ihnen: „Fragen oder Änderungen? Wenden Sie sich an“, gefolgt vom Namen Ihres Betriebs. Achten Sie darauf, dass Telefonnummer und E-Mail für den Standort ausgefüllt sind, damit Gäste Sie erreichen können. Die Reservierungsseite zeigt sie ebenfalls.
Ruft ein Gast an:
- Suchen Sie die Reservierung nach Name oder Telefon.
- Nehmen Sie die Änderung vor und nennen Sie ihm die neue Zeit.
- Sagt er ab, stornieren Sie die Reservierung, damit der Tisch für andere frei wird.
Ihre Stornobedingungen können Sie in den Reservierungsbedingungen unter Einstellungen › Reservierungen festhalten. Sie werden auf der Reservierungsseite angezeigt.
Häufige Fragen
Der Gast kommt später. Muss ich die Reservierung ändern?
Nein. An der Kasse zeigt die Reservierung nach ihrer Zeit „Verspätet · 10 Min.“. Platzieren Sie den Gast, wenn er ankommt. Kommt er nicht, markieren Sie „Nicht erschienen“, siehe Reservierung platzieren.
Wird die Erinnerung verschoben, wenn ich die Zeit ändere?
Ja. Die Erinnerung 24 Stunden vor der Reservierung folgt der neuen Zeit.
Wer hat eine Reservierung geändert?
Jede Änderung wird im Aktivitätsprotokoll mit der Person und der Uhrzeit festgehalten.
Wenn etwas nicht klappt
- „Diese Reservierung kann so nicht geändert werden.“: Die Statusänderung ist nicht erlaubt, zum Beispiel das Stornieren einer platzierten Reservierung.
- Die Felder lassen sich nicht bearbeiten: Die Reservierung ist abgeschlossen, oder Ihrer Rolle fehlt Reservierungen verwalten.
- Der Gast sagt, er habe nie eine Bestätigung erhalten: Prüfen Sie die E-Mail-Adresse bei der Reservierung; Nachrichten gehen nie an eine Telefonnummer. Siehe Nachrichten an Gäste.