Cambiar o cancelar una reserva
Cómo cambia el personal la hora, el tamaño del grupo o la mesa de una reserva, la confirma o la cancela, y qué decir a los clientes que quieren cambiar su reserva.
En esta página
Los planes cambian: un grupo crece, un cliente llega tarde, alguien tiene que cancelar. El personal gestiona todo esto en Verimly. Los clientes no pueden cambiar ni cancelar una reserva por sí mismos; contactan contigo y tú haces el cambio.
Antes de empezar
- Cambiar, confirmar y cancelar reservas requiere el permiso Gestionar reservas. Ver reservas solo permite mirar.
- Asegúrate de que esté seleccionado el local correcto. Las reservas pertenecen a un local.
Encontrar la reserva
- Back office: ve a Reservas, muévete al día correcto con las flechas de día o Elige una fecha, y usa Buscar cliente o teléfono. Cambia entre Cronología y Lista.
- TPV: abre la pestaña Reservas y busca por nombre del cliente o teléfono. La búsqueda abarca las reservas de los últimos 90 días y todos los días siguientes.
Cambiar los detalles
Los cambios de hora, fecha, tamaño del grupo, duración, mesas y notas se hacen en el back office.
- En Reservas, abre la reserva.
- Cambia lo que necesites: Comensales, Fecha, Hora (elige una de las Horas libres), Duración, Mesas, Notas, o el Teléfono y el Correo electrónico del cliente.
- Selecciona Guardar.
Si eliges una mesa que ya está reservada a la nueva hora, ves «La mesa 4 ya está reservada a esa hora.» Elige otra mesa u otra hora.
Las reservas Finalizadas, Canceladas o No presentado ya no se pueden cambiar («Esta reserva ya está finalizada, cancelada o marcada como no presentado.»). Haz una reserva nueva en su lugar.
Confirmar o quitar la confirmación
Cuando Confirmar reservas online automáticamente está desactivado, las reservas online llegan como Reservada. Confírmalas:
- Back office: abre la reserva y selecciona Confirmar.
- TPV: abre la reserva y toca Confirmar reserva.
El cliente recibe un correo electrónico de confirmación, o una notificación en la app Knownbee cuando la reserva está vinculada a su tarjeta Knownbee. Un cliente que solo tiene un número de teléfono y ninguna tarjeta Knownbee no recibe ningún mensaje. Para retirar una confirmación, selecciona Marcar sin confirmar en el back office.
Cancelar una reserva
- Back office: abre la reserva, selecciona Cancelar reserva y confirma. La mesa queda libre.
- TPV: abre la reserva, toca Cancelar reserva y confirma. La mesa queda libre.
Una reserva cancelada pasa a Terminadas en el TPV y se queda en el historial del cliente. No se puede reabrir; si el cliente cambia de opinión, haz una reserva nueva.
Una reserva en estado Sentados no se puede cancelar. Complétala en su lugar; consulta Sentar una reserva.
Qué decir a los clientes que quieren cambiar su reserva
No hay un enlace para que los clientes cambien o cancelen online. La página de confirmación les dice: «¿Dudas o cambios? Contacta con» seguido del nombre de tu negocio. Asegúrate de que tu teléfono y tu correo electrónico estén rellenados en el local, para que los clientes puedan localizarte. La página de reservas también los muestra.
Cuando un cliente llama:
- Busca la reserva por nombre o teléfono.
- Haz el cambio y léele la nueva hora.
- Si cancela, cancélala para que la mesa quede libre para otros.
Puedes poner tus normas de cancelación en la Política de reservas en Ajustes › Reservas. Se muestra en la página de reservas.
Preguntas frecuentes
El cliente llega tarde. ¿Tengo que cambiar la reserva?
No. En el TPV, la reserva muestra «Retraso · 10 min» después de su hora. Siéntalos cuando lleguen. Si no vienen, márcalos como no presentados; consulta Sentar una reserva.
¿Se mueve el recordatorio cuando cambio la hora?
Sí. El recordatorio 24 horas antes de la reserva sigue la nueva hora.
¿Quién cambió una reserva?
Cada cambio queda registrado en el registro de actividad con el miembro del personal y la hora.
Si algo falla
- «Esta reserva no se puede cambiar de esa forma.»: el cambio de estado no está permitido, por ejemplo cancelar una reserva ya sentada.
- Los campos no se pueden editar: la reserva está finalizada, o tu rol no tiene Gestionar reservas.
- El cliente dice que nunca recibió una confirmación: comprueba el correo electrónico de la reserva; los mensajes nunca van a un número de teléfono. Consulta Mensajes a clientes.