Modificare o annullare una prenotazione
Come il personale cambia orario, numero di persone o tavolo di una prenotazione, la conferma o la annulla, e cosa dire ai clienti che vogliono cambiare la loro prenotazione.
In questa pagina
I programmi cambiano: un gruppo cresce, un cliente è in ritardo, qualcuno deve annullare. Il personale gestisce tutto questo in Verimly. I clienti non possono modificare o annullare una prenotazione da soli; ti contattano e fai tu la modifica.
Prima di iniziare
- Modificare, confermare e annullare le prenotazioni richiede il permesso Gestire le prenotazioni. Vedere le prenotazioni permette solo di guardare.
- Assicurati che sia selezionata la sede giusta. Le prenotazioni appartengono a una sola sede.
Trovare la prenotazione
- Back office: vai su Prenotazioni, spostati al giorno giusto con le frecce dei giorni o Scegli una data, e usa Cerca ospite o telefono. Passa da Cronologia a Elenco.
- Cassa: apri la scheda Prenotazioni e cerca per nome del cliente o telefono. La ricerca copre le prenotazioni degli ultimi 90 giorni e tutti i giorni futuri.
Modificare i dettagli
Le modifiche a orario, data, numero di persone, durata, tavoli e note si fanno nel back office.
- In Prenotazioni apri la prenotazione.
- Cambia ciò che serve: Ospiti, Data, Ora (scegli uno degli Orari liberi), Durata, Tavoli, Note, oppure il Telefono e l’Email del cliente.
- Seleziona Salva.
Se scegli un tavolo già prenotato al nuovo orario, vedi «Il tavolo 4 è già riservato a quell’ora.» Scegli un altro tavolo o un altro orario.
Le prenotazioni Completato, Annullato o Non presentati non si possono più modificare («Questa prenotazione è già conclusa, annullata o segnata come mancato arrivo.»). Fai invece una nuova prenotazione.
Confermare o togliere la conferma
Quando Conferma automatica prenotazioni online è disattivata, le prenotazioni online arrivano come Prenotato. Confermale:
- Back office: apri la prenotazione e seleziona Conferma.
- Cassa: apri la prenotazione e tocca Conferma prenotazione.
Il cliente riceve un’e-mail di conferma, o una notifica nell’app Knownbee quando la prenotazione è collegata alla sua carta Knownbee. Un cliente con solo un numero di telefono e nessuna carta Knownbee non riceve alcun messaggio. Per ritirare una conferma, seleziona Segna come non confermata nel back office.
Annullare una prenotazione
- Back office: apri la prenotazione, seleziona Annulla prenotazione e conferma. Il tavolo viene liberato.
- Cassa: apri la prenotazione, tocca Annulla prenotazione e conferma. Il tavolo viene liberato.
Una prenotazione annullata passa in Concluse in cassa e resta nello storico del cliente. Non si può riaprire; se il cliente cambia idea, fai una nuova prenotazione.
Una prenotazione già Accomodati non si può annullare. Completala invece; vedi Far accomodare una prenotazione.
Cosa dire ai clienti che vogliono cambiare la loro prenotazione
Non c’è un link con cui i clienti possano modificare o annullare online. La pagina di conferma dice loro: «Domande o modifiche? Contatta» seguito dal nome della tua attività. Assicurati che telefono ed e-mail siano compilati per la sede, così i clienti possono raggiungerti. Li mostra anche la pagina di prenotazione.
Quando un cliente telefona:
- Trova la prenotazione per nome o telefono.
- Fai la modifica e ripetigli il nuovo orario.
- Se annulla, annulla la prenotazione così il tavolo si libera per altri.
Puoi inserire le tue regole di cancellazione nelle Condizioni di prenotazione in Impostazioni › Prenotazioni. Vengono mostrate nella pagina di prenotazione.
Domande frequenti
Il cliente è in ritardo. Devo modificare la prenotazione?
No. In cassa la prenotazione mostra «In ritardo · 10 min» dopo il suo orario. Fallo accomodare quando arriva. Se non arriva, segnala il mancato arrivo; vedi Far accomodare una prenotazione.
Il promemoria viene spostato quando cambio l’orario?
Sì. Il promemoria 24 ore prima della prenotazione segue il nuovo orario.
Chi ha modificato una prenotazione?
Ogni modifica viene registrata nel registro attività con il membro del personale e l’ora.
Se qualcosa non va
- «Questa prenotazione non si può modificare in questo modo.»: il cambio di stato non è consentito, per esempio annullare una prenotazione già accomodata.
- I campi non si possono modificare: la prenotazione è conclusa, oppure il tuo ruolo non ha Gestire le prenotazioni.
- Il cliente dice di non aver mai ricevuto una conferma: controlla l’indirizzo e-mail sulla prenotazione; i messaggi non vanno mai a un numero di telefono. Vedi Messaggi ai clienti.