Een reservering wijzigen of annuleren
Hoe personeel de tijd, groepsgrootte of tafel van een reservering wijzigt, hem bevestigt of annuleert, en wat je zegt tegen gasten die hun reservering willen wijzigen.
Op deze pagina
Plannen veranderen: een groep wordt groter, een gast komt later, iemand moet annuleren. Personeel regelt dit allemaal in Verimly. Gasten kunnen een reservering niet zelf wijzigen of annuleren; ze nemen contact met je op en jij maakt de wijziging.
Voordat je begint
- Voor het wijzigen, bevestigen en annuleren van reserveringen heb je het recht Reserveringen beheren nodig. Met Reserveringen bekijken kun je alleen kijken.
- Zorg dat de juiste vestiging is geselecteerd. Reserveringen horen bij één vestiging.
De reservering vinden
- Backoffice: ga naar Reserveringen, ga naar de juiste dag met de dagpijlen of Kies een datum, en gebruik Zoek gast of telefoon. Wissel tussen Tijdlijn en Lijst.
- Kassa: open het tabblad Reserveringen en zoek op naam of telefoonnummer van de gast. De zoekopdracht omvat reserveringen van de laatste 90 dagen en elke komende dag.
De gegevens wijzigen
Wijzigingen in tijd, datum, groepsgrootte, duur, tafels en notities maak je in de backoffice.
- Open de reservering in Reserveringen.
- Wijzig wat je nodig hebt: Gasten, Datum, Tijd (kies een van de Vrije tijden), Duur, Tafels, Notities, of de Telefoon en E-mail van de gast.
- Kies Opslaan.
Kies je een tafel die op de nieuwe tijd al is geboekt, dan zie je ‘Tafel 4 is op dat moment al gereserveerd.’ Kies een andere tafel of een andere tijd.
Reserveringen die Afgerond, Geannuleerd of No-show zijn, kunnen niet meer worden gewijzigd (‘Deze reservering is al afgerond, geannuleerd of een no-show.’). Maak in plaats daarvan een nieuwe reservering.
Bevestigen of onbevestigd maken
Staat Online reserveringen automatisch bevestigen uit, dan komen online reserveringen binnen als Gereserveerd. Bevestig ze:
- Backoffice: open de reservering en kies Bevestigen.
- Kassa: open de reservering en tik op Reservering bevestigen.
De gast krijgt een bevestigingsmail, of een melding in de Knownbee-app als de reservering aan zijn Knownbee-kaart is gekoppeld. Een gast met alleen een telefoonnummer en zonder Knownbee-kaart krijgt geen bericht. Om een bevestiging in te trekken, kies je in de backoffice Markeren als onbevestigd.
Een reservering annuleren
- Backoffice: open de reservering, kies Reservering annuleren en bevestig. De tafel komt vrij.
- Kassa: open de reservering, tik op Reservering annuleren en bevestig. De tafel komt vrij.
Een geannuleerde reservering gaat op de kassa naar Klaar en blijft in de geschiedenis van de gast staan. Hij kan niet worden heropend; bedenkt de gast zich, maak dan een nieuwe reservering.
Een reservering die al Geplaatst is, kan niet worden geannuleerd. Rond hem in plaats daarvan af; zie Een reservering plaatsen.
Wat je zegt tegen gasten die hun reservering willen wijzigen
Er is geen link waarmee gasten online kunnen wijzigen of annuleren. De bevestigingspagina zegt: ‘Vragen of wijzigingen? Neem contact op met’ gevolgd door de naam van je zaak. Zorg dat je telefoonnummer en e-mailadres voor de vestiging zijn ingevuld, zodat gasten je kunnen bereiken. De reserveringspagina toont ze ook.
Belt een gast:
- Zoek de reservering op naam of telefoonnummer.
- Maak de wijziging en lees de nieuwe tijd aan hem voor.
- Annuleert hij, annuleer dan zodat de tafel vrijkomt voor anderen.
Je kunt je annuleringsregels zetten in het Reserveringsbeleid onder Instellingen › Reserveringen. Het wordt op de reserveringspagina getoond.
Veelgestelde vragen
De gast komt later. Moet ik de reservering wijzigen?
Nee. Op de kassa toont de reservering na zijn tijd ‘Te laat · 10 min’. Plaats ze als ze aankomen. Komen ze niet, markeer dan een no-show; zie Een reservering plaatsen.
Wordt de herinnering verplaatst als ik de tijd wijzig?
Ja. De herinnering 24 uur voor de reservering volgt de nieuwe tijd.
Wie heeft een reservering gewijzigd?
Elke wijziging wordt met de medewerker en het tijdstip vastgelegd in het activiteitenlogboek.
Als er iets misgaat
- ‘Deze reservering kan niet op die manier worden gewijzigd.’: de statuswijziging is niet toegestaan, bijvoorbeeld het annuleren van een geplaatste reservering.
- De velden zijn niet te bewerken: de reservering is afgerond, of je rol mist Reserveringen beheren.
- De gast zegt dat hij nooit een bevestiging heeft gekregen: controleer het e-mailadres bij de reservering; berichten gaan nooit naar een telefoonnummer. Zie Gastberichten.