Configurer les tiroirs-caisses et les règles de comptage
Connecter le tiroir-caisse physique, numéroter vos tiroirs pour que chacun soit compté séparément, et choisir comment les caisses sont comptées à la clôture, y compris le comptage à l’aveugle.
Sur cette page
La gestion des espèces diffère selon les établissements. Un café peut avoir une tablette avec un tiroir. Un bar très fréquenté peut échanger les tiroirs entre les services, pour que chaque barman soit responsable du sien. Verimly prend en charge les deux : par défaut chaque tablette a sa propre caisse, et avec des tiroirs numérotés le personnel choisit un tiroir à l’ouverture de la caisse, de sorte que chaque tiroir est compté séparément.
Avant de commencer
- Les réglages du comptage de caisse nécessitent l’autorisation Gérer les établissements pour les interrupteurs par établissement et Paramètres de l’entreprise pour la tolérance d’écart.
- Les tiroirs numérotés nécessitent la fonctionnalité Tiroirs-caisses, incluse dans toutes les offres et activée par établissement sous Paramètres › Fonctionnalités.
- Ajouter et modifier des tiroirs numérotés dans le back-office nécessite l’autorisation Entrées / sorties d’espèces.
Connecter le tiroir physique
Un tiroir-caisse est connecté à une imprimante de tickets, et c’est l’imprimante qui l’ouvre.
- Sur la tablette de caisse, ouvrez Réglages › Connexions.
- Ouvrez l’imprimante de tickets sur laquelle le tiroir est branché.
- Activez Tiroir-caisse relié à cette imprimante.
Les paiements en espèces et les remboursements en espèces ouvrent désormais le tiroir. Le personnel disposant de Ouvrir le tiroir sans vente peut aussi l’ouvrir depuis l’onglet Caisse avec Ouvrir le tiroir. Voir Configurer une imprimante.
Quelle caisse utilise quel tiroir
Sans la fonctionnalité Tiroirs-caisses, chaque tablette de caisse est sa propre caisse. Ses espèces sont comptées d’un bloc, et la prochaine ouverture suggère ce qui est resté à la dernière clôture. Les appareils serveur n’ont pas de caisse ; leurs paiements sont encaissés à une caisse principale.
Avec la fonctionnalité Tiroirs-caisses, les tiroirs ne sont pas liés à une tablette. À l’ouverture d’une caisse, le membre du personnel choisit un tiroir par son numéro. Un tiroir ne peut être ouvert que sur une tablette à la fois, et une tablette n’a qu’un tiroir ouvert à la fois. Au changement de service, le tiroir est compté et clôturé, ou suspendu, et la personne suivante ouvre le sien.
Ajouter des tiroirs numérotés
- Dans le back-office, allez dans Paramètres › Espèces.
- Sous Tiroirs-caisses, cliquez sur Ajouter un tiroir.
- Saisissez le Numéro du tiroir, le numéro inscrit sur le tiroir, par exemple 1 ou A. Il doit être unique dans l’établissement.
- Ajoutez éventuellement un Nom, et choisissez l’Établissement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Chaque tiroir affiche son état :
| État | Signification |
|---|---|
| Prêt | Libre d’être ouvert sur une caisse |
| Ouvert sur {device} | Utilisé sur cette tablette |
| À compter | Suspendu ; doit être compté avant d’être réutilisé |
| Inactif | Désactivé avec En service ; il ne peut pas servir à ouvrir une caisse |
Pour retirer un tiroir, ouvrez-le et désactivez En service.
Suspendre un tiroir
Suspendre retire un tiroir d’une tablette sans le compter, par exemple quand un service se termine dans la précipitation et que le tiroir part au bureau pour être compté plus tard.
- Dans le back-office, allez dans Caisse.
- Sur la caisse ouverte, cliquez sur Suspendre, puis confirmez. « Il reste verrouillé jusqu’au comptage. »
La tablette peut ouvrir un autre tiroir immédiatement. Le tiroir suspendu apparaît sous À compter jusqu’à ce que quelqu’un le compte là. Toutes les commandes ouvertes sur cette tablette doivent d’abord être fermées.
Choisir les règles de comptage
Dans le back-office, allez dans Paramètres › Espèces et trouvez Comptage de caisse. Par établissement, vous choisissez :
| Réglage | Activé | Désactivé |
|---|---|---|
| Comptage par valeur | Les billets et les pièces sont comptés un par un. | Le tiroir est compté en un seul total. |
| Comptage à l’aveugle | Le montant attendu reste masqué pendant le comptage, sauf pour les rôles autorisés à le voir. | Toute personne qui compte voit le montant attendu. |
Pour toute l’entreprise, il existe aussi une Tolérance d’écart de caisse, la même pour tous les établissements. Elle ne change pas le comptage lui-même : tout écart, même minime, demande toujours un second comptage.
Fonctionnement du comptage à l’aveugle
Avec Comptage à l’aveugle activé, le personnel sans l’autorisation Voir le montant attendu ne voit pas ce qui devrait se trouver dans le tiroir : ni dans l’onglet Caisse, ni pendant le comptage, ni le résultat d’excédent ou de manquant à la clôture. Il compte ce qui s’y trouve, et Verimly compare. Si le comptage ne correspond pas, on lui demande de recompter sans lui dire de combien. Les propriétaires, les responsables et les comptables voient par défaut le montant attendu.
Le comptage à l’aveugle fait d’un comptage une vraie vérification plutôt que la confirmation d’un chiffre déjà affiché à l’écran.
Qui peut faire quoi
| Autorisation | Ce qu’elle permet | Rôle Caissier |
|---|---|---|
| Ouvrir la caisse | Démarrer une caisse avec des espèces de départ | Oui |
| Clôturer / compter la caisse | Compter et clôturer une caisse que vous avez ouverte | Oui |
| Clôturer les caisses des autres | Compter ou clôturer la caisse de quelqu’un d’autre ou un tiroir suspendu | Non (PIN d’un responsable) |
| Entrées / sorties d’espèces | Enregistrer des entrées d’espèces, des sorties d’espèces et des prélèvements | Oui |
| Ouvrir le tiroir sans vente | Ouvrir le tiroir depuis l’onglet Caisse | Non (PIN d’un responsable) |
| Voir le montant attendu | Voir les espèces attendues pendant un comptage à l’aveugle | Non |
Questions fréquentes
Deux tablettes peuvent-elles partager un même tiroir physique ?
Pas comme deux caisses ouvertes. Un numéro de tiroir ne peut être ouvert que sur une tablette à la fois, donc n’encaissez des espèces que sur l’une des deux tablettes.
Pourquoi un tiroir indique-t-il À compter ?
Il a été suspendu. Comptez-le dans le back-office sous Caisse › À compter avant que quiconque le réutilise.
Voir aussi Ouvrir la caisse et Clôturer la caisse.