Enregistrer les entrées et sorties d’espèces de la caisse
Enregistrer les espèces que vous mettez dans le tiroir ou en retirez en dehors d’une vente, comme les compléments de monnaie, les paiements de fournisseurs et les prélèvements pour le coffre, afin que le comptage de fin de journée reste juste.
Sur cette page
Toutes les espèces d’un tiroir ne viennent pas des ventes. Vous ajoutez des pièces pour la monnaie, vous payez un fournisseur à la porte, ou vous emportez des billets au coffre pendant une soirée chargée. Enregistrer chacun de ces cas comme un mouvement d’espèces garde le montant attendu exact, si bien que le comptage à la clôture montre de vrais écarts, et non des mouvements oubliés.
Avant de commencer
- Votre rôle doit avoir l’autorisation Entrées / sorties d’espèces. Le rôle Caissier l’a. Sans elle, la caisse demande le PIN d’un responsable. Voir Comment fonctionne l’accord du responsable.
- Sur la caisse, la caisse doit être ouverte. Dans le back-office, vous pouvez aussi enregistrer un mouvement quand aucune caisse n’est ouverte.
Les trois types de mouvement
| Type | À utiliser pour | Motifs au choix |
|---|---|---|
| Entrée d’espèces | Ajouter des espèces dans le tiroir | Complément du fond de caisse, Autre |
| Sortie d’espèces | Retirer des espèces pour les dépenser, par exemple en fournitures | Paiement fournisseur, Avance sur salaire, Autre |
| Prélèvement | Déplacer des espèces vers le coffre | Dépôt en banque, Autre |
Un motif est toujours obligatoire. Avec Autre, ajoutez une courte description.
Enregistrer un mouvement sur la caisse
- Ouvrez l’onglet Caisse.
- Touchez Entrée d’espèces, Sortie d’espèces ou Prélèvement.
- Saisissez le Montant.
- Choisissez un motif (et des précisions pour Autre).
- Touchez Enregistrer. Vous voyez par exemple « Sortie d’espèces enregistrée ».
Les mouvements du jour sont listés dans l’onglet Caisse sous Mouvements, avec l’heure et la personne qui les a enregistrés. Avec le comptage à l’aveugle activé, le personnel qui n’a pas le droit de voir le montant attendu voit « Montant masqué » à la place des montants.
Enregistrer un mouvement dans le back-office
Utilisez-le pour les espèces manipulées loin de la tablette, par exemple un paiement de fournisseur en soirée après la clôture de la caisse.
- Allez dans Caisse et cliquez sur Enregistrer une entrée ou sortie.
- Choisissez le Type, saisissez le Montant et un Motif, avec une description si nécessaire.
- Sous Caisse, choisissez la caisse ouverte concernée. Laissez vide si cela ne concerne pas une caisse en particulier.
- Cliquez sur Enregistrer.
Si aucune caisse n’est ouverte, le back-office indique « Aucune caisse ouverte — apparaîtra à la prochaine ouverture. » Le mouvement est alors ajouté aux espèces de départ suggérées à la prochaine ouverture, ou retranché de celles-ci.
Comment les mouvements affectent le comptage
Les espèces attendues dans une caisse sont :
espèces de départ + ventes en espèces + pourboires en espèces + entrées d’espèces − sorties d’espèces − prélèvements − remboursements en espèces
Ainsi, une sortie d’espèces de 40 € pour du pain diminue le montant attendu de 40 €. Si vous oubliez de l’enregistrer, le tiroir sera en manquant de 40 € à la clôture.
Le rapport X affiche les totaux des entrées d’espèces, des sorties d’espèces et des prélèvements, et le rapport Z imprimé à la clôture liste les mouvements. Voir Rapports X et Z.
Retrouver les mouvements passés
Dans le back-office, allez dans Caisse › Entrées et sorties. Chaque ligne affiche l’heure, le type, le montant, le motif, la personne qui l’a enregistré et la caisse. Les mouvements enregistrés sans caisse affichent Hors caisse.
Questions fréquentes
Puis-je modifier ou supprimer un mouvement ?
Non. Enregistrez un mouvement correctif en sens inverse, avec le motif Autre et une courte explication.
Dois-je enregistrer les pourboires retirés du tiroir ?
Les pourboires en espèces payés avec une vente sont déjà comptés dans les espèces attendues. Si le personnel retire ses pourboires en espèces du tiroir, enregistrez-le comme une Sortie d’espèces avec le motif Autre, pour que le comptage reste juste.
Quelle est la différence entre une sortie d’espèces et un prélèvement ?
Les deux retirent des espèces du tiroir. Une sortie d’espèces est de l’argent dépensé ; un prélèvement est de l’argent déplacé vers le coffre ou la banque. Le récapitulatif de la caisse et le rapport X les affichent sur des lignes séparées.
En cas de problème
| Message | Que faire |
|---|---|
| Impossible d’enregistrer le mouvement | Vérifiez la connexion et réessayez |
| Cette caisse n’est pas ouverte. | La caisse choisie a été clôturée entre-temps ; choisissez-en une autre ou laissez Caisse vide |
| Vous n’avez pas le droit d’effectuer cette action. | Un responsable valide avec son PIN |