Registrare entrate e uscite di contanti dalla cassa
Registra i contanti che metti nel cassetto o ne togli fuori da una vendita, come integrazioni di resto, pagamenti a fornitori e depositi in cassaforte, così il conteggio di fine giornata torna comunque.
In questa pagina
Non tutti i contanti in un cassetto arrivano dalle vendite. Aggiungi monete per il resto, paghi un fornitore alla porta o porti banconote in cassaforte durante una serata piena. Registrare ognuna di queste operazioni come movimento di cassa mantiene corretto l’importo atteso, così il conteggio alla chiusura mostra differenze vere, non movimenti dimenticati.
Prima di iniziare
- Il tuo ruolo deve avere il permesso Versamenti / prelievi. Il ruolo Cassiere ce l’ha. Senza, la cassa chiede il PIN di un responsabile. Vedi Come funziona l’approvazione del responsabile.
- Sulla cassa, la cassa deve essere aperta. Nel back office puoi registrare un movimento anche quando nessuna cassa è aperta.
I tre tipi di movimento
| Tipo | Usalo per | Motivi tra cui scegliere |
|---|---|---|
| Versamento | Aggiungere contanti al cassetto | Integrazione fondo cassa, Altro |
| Prelievo | Togliere contanti da spendere, per esempio in forniture | Pagamento fornitore, Anticipo al personale, Altro |
| Deposito in cassaforte | Spostare contanti in cassaforte | Versamento in banca, Altro |
Un motivo è sempre obbligatorio. Con Altro, aggiungi una breve descrizione.
Registrare un movimento sulla cassa
- Apri la scheda Cassa.
- Tocca Versamento, Prelievo oppure Deposito in cassaforte.
- Inserisci l’Importo.
- Scegli un motivo (e i dettagli per Altro).
- Tocca Salva. Vedi, per esempio, «Prelievo salvato».
I movimenti di oggi sono elencati nella scheda Cassa sotto Movimenti, con l’ora e chi li ha registrati. Con il conteggio alla cieca attivo, il personale che non può vedere l’importo atteso vede «Importo nascosto» al posto degli importi.
Registrare un movimento nel back office
Usalo per i contanti gestiti lontano dal tablet, per esempio un pagamento a un fornitore la sera dopo la chiusura della cassa.
- Vai in Cassa e fai clic su Registra entrata o uscita.
- Scegli il Tipo, inserisci l’Importo e un Motivo, con una descrizione se serve.
- In Cassa, scegli la cassa aperta a cui appartiene. Lascialo vuoto se non riguarda una cassa in particolare.
- Fai clic su Salva.
Se nessuna cassa è aperta, il back office dice «Nessuna cassa aperta: comparirà alla prossima apertura.» Il movimento viene allora aggiunto ai contanti iniziali suggeriti alla prossima apertura, oppure tolto da essi.
Come i movimenti influiscono sul conteggio
I contanti attesi in una cassa sono:
contanti iniziali + vendite in contanti + mance in contanti + versamenti − prelievi − depositi in cassaforte − rimborsi in contanti
Quindi un prelievo di 40 € per il pane riduce di 40 € l’importo atteso. Se dimentichi di registrarlo, alla chiusura il cassetto avrà 40 € in meno.
Il report X mostra i totali di versamenti, prelievi e depositi in cassaforte e il report Z stampato alla chiusura elenca i movimenti. Vedi Report X e Z.
Trovare i movimenti passati
Nel back office vai in Cassa › Entrate e uscite. Ogni riga mostra quando, il tipo, l’importo, il motivo, chi l’ha registrato e la cassa. I movimenti registrati senza una cassa mostrano Fuori cassa.
Domande frequenti
Posso modificare o eliminare un movimento?
No. Registra un movimento correttivo nella direzione opposta, con il motivo Altro e una breve spiegazione.
Devo registrare le mance prelevate dal cassetto?
Le mance in contanti pagate con una vendita sono già conteggiate come contanti attesi. Se il personale preleva le proprie mance in contanti dal cassetto, registralo come Prelievo con il motivo Altro, così il conteggio torna comunque.
Qual è la differenza tra un prelievo e un deposito in cassaforte?
Entrambi tolgono contanti dal cassetto. Un prelievo è denaro speso; un deposito in cassaforte è denaro spostato in cassaforte o in banca. Il riepilogo della cassa e il report X li mostrano come righe separate.
Se qualcosa non va
| Messaggio | Cosa fare |
|---|---|
| Impossibile salvare il movimento | Controlla la connessione e riprova |
| Questa cassa non è aperta. | La cassa che hai scelto è stata chiusa nel frattempo; scegline un’altra o lascia vuoto Cassa |
| Non hai il permesso per farlo. | Un responsabile approva con il suo PIN |