Cómo funciona la aprobación del encargado
Cuándo pide el TPV el PIN de un encargado, quién puede aprobar, cuánto dura la aprobación, qué se registra y qué significan los errores relacionados.
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La aprobación del encargado permite a un cajero seguir con una acción que no puede hacer solo, sin tener a un encargado con la sesión iniciada en la tableta. El encargado introduce su propio PIN, la acción se ejecuta una vez y se registran los dos nombres.
Cuándo pide aprobación el TPV
El TPV abre una hoja titulada Aprobación del encargado en lugar de rechazar la acción en dos casos:
- Por encima de un límite. El rol permite la acción, pero no este importe: «Tu límite es el 20 %, esto es el 30 %. Hace falta el PIN de un encargado.» Es
LIMIT_EXCEEDED, con el mensaje sencillo «Este importe supera tu límite. Pide a un encargado que lo apruebe.» - Falta un permiso. El rol no incluye la acción: «No tienes permiso para hacer esto. Hace falta el PIN de un encargado.» Es
PERMISSION_REQUIRED.
Solo algunas acciones se pueden aprobar así. Están marcadas con el encargado puede aprobar en el editor de roles, e incluyen aplicar descuentos por encima del límite, anular pedidos y artículos enviados, invitar artículos, precio libre, reembolsos y anulaciones de pagos, reimprimir, entradas y salidas de efectivo, abrir el cajón sin una venta, cerrar la caja de otra persona y editar registros horarios. Si una acción no está en esa lista, el mensaje sigue siendo PERMISSION_REQUIRED y nadie puede desbloquearla con un PIN: tiene que hacerla alguien con el permiso, o cambias el rol. Consulta Roles y permisos.
Aprobar una acción en el TPV
- El cajero intenta la acción. Aparece la hoja Aprobación del encargado y primero muestra qué va a pasar: quién lo pide y en qué caja, el pedido, el artículo y los importes (por ejemplo «30 % de descuento en todo el pedido», «−15,00 € · 50,00 € → 35,00 €»), el motivo y el límite del propio cajero.
- El encargado lo lee y toca Introducir el PIN de un encargado. Si no hay ningún encargado en la caja, toca Pedir a un encargado en otra caja (ver abajo).
- El encargado introduce su propio PIN de seis dígitos en el teclado. La línea de lo que se aprueba sigue visible encima, y Atrás vuelve a los detalles. El PIN se envía en cuanto se escribe el sexto dígito.
- El TPV repite automáticamente la acción original. El cajero no tiene que tocarla otra vez.
La aprobación pertenece a este TPV y a la persona que la pidió. No se puede pasar a otro TPV ni a otro compañero.
Aprobar desde otra caja
Si no hay ningún encargado en la caja, el cajero puede pedírselo a los encargados con sesión iniciada en las otras cajas del local.
- En la hoja Aprobación del encargado, toca Pedir a un encargado en otra caja. La hoja muestra «Esperando a un encargado» y una cuenta atrás de dos minutos.
- En cada caja donde haya un encargado con sesión que pueda aprobarlo aparece un aviso («{name} pide tu aprobación en {till}») y la píldora de avisos cuenta las solicitudes. Toca Revisar.
- El encargado ve quién lo pide, en qué caja y cuándo, y qué va a pasar exactamente: por ejemplo «30 % de descuento en todo el pedido», el número de pedido, «−15,00 € · 50,00 € → 35,00 €», el motivo y el límite del propio cajero.
- El encargado toca Aprobar o Rechazar. Si lo aprueba, la acción del cajero sigue sola. Si lo rechaza, la hoja del cajero indica quién lo ha rechazado.
El cajero puede tocar Mejor introducir un PIN aquí en cualquier momento. Una solicitud que nadie responde en dos minutos caduca («Nadie respondió a tiempo»); toca Volver a pedir para enviarla de nuevo.
Una aprobación a distancia sigue las mismas reglas que un PIN: pueden darla las mismas personas y solo desbloquea, una vez, la acción exacta que leyó el encargado. Queda en el Registro de actividad a nombre del encargado, marcada como a distancia, y los rechazos también se registran.
Quién puede aprobar
El aprobador debe:
- tener un PIN definido y estar activo;
- estar asignado al local de esa tableta (un encargado de otro local no puede aprobar a distancia);
- tener el permiso que se aprueba;
- estar dentro de sus propios límites. Si el límite de descuento de un cajero es del 20 %, no puede aprobar un 30 %. Un porcentaje se comprueba con el límite de porcentaje del aprobador, nunca con un límite de importe.
- ser otra persona distinta de quien lo pide. Nadie aprueba su propia solicitud.
Cuánto dura y qué se registra
- Una aprobación es válida durante 3 minutos, para ese tipo de acción y ese importe, y cubre una sola acción. Un segundo reembolso, anulación o descuento necesita un PIN nuevo de un encargado.
- Si la acción falla, por ejemplo por un dato incorrecto, la aprobación sigue sirviendo para reintentarlo dentro de esos 3 minutos.
- Solo funciona en el TPV donde se pidió y para el empleado que la pidió. En otro TPV o para otra persona se ignora y la acción vuelve a pedirla.
- La acción se registra a nombre del cajero. También se registra el aprobador: el Registro de actividad muestra «aprobó una acción con PIN» con el permiso, el importe y quién lo pidió. El TPV se lo indica al cajero en la hoja.
- En un fichaje fuera del turno previsto, el registro anota además qué regla se omitió. Consulta Fichaje rechazado u horas incorrectas.
Errores en la hoja de aprobación
| Mensaje | Código | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|---|
| PIN incorrecto. | PIN_INVALID | Ningún empleado activo de este local tiene ese PIN | Vuelve a introducirlo; comprueba que el encargado está asignado a este local |
| Este PIN no puede aprobar esta acción. | APPROVAL_DENIED | El PIN es el de quien lo pide, o su titular no tiene el permiso | Pídeselo a un encargado o propietario cuyo rol lo incluya |
| El aprobador no puede aprobar este importe. | APPROVER_LIMIT_EXCEEDED | El importe supera el límite del propio aprobador | Pídeselo a alguien con un límite mayor o sin límite, o baja el importe |
| Esta aprobación ya se ha usado. Pide una nueva. | APPROVAL_ALREADY_USED | La aprobación ya cubrió una acción | Que el encargado vuelva a introducir su PIN |
| Esta acción no se puede desbloquear con la aprobación de un encargado. | APPROVAL_NOT_ALLOWED | La acción no es aprobable | Que la haga alguien con el permiso |
La hoja nunca dice de quién es el PIN ni por qué se rechazó, así que un intento al azar no revela nada de tu equipo.
Bloqueo del PIN (PIN_LOCKED)
Para evitar que se adivine, se cuentan los PIN incorrectos y, pasado cierto número, el terminal responde «Demasiados PIN incorrectos en este terminal. Inténtalo de nuevo en N segundos.» Hasta que termina la cuenta atrás se rechaza incluso el PIN correcto.
| Se cuenta | Límite en 15 minutos |
|---|---|
| PIN de aprobación incorrectos de una persona en un terminal | 5 |
| PIN incorrectos en total en un terminal (inicio de sesión, control horario y aprobaciones juntos) | 10 |
| Inicios de sesión con PIN incorrecto desde una misma dirección de red en varios terminales | 30 |
Los PIN incorrectos al iniciar sesión en el TPV, en las aprobaciones y en el control horario cuentan todos para el mismo bloqueo. Un PIN correcto no se cuenta ni reinicia la cuenta. Si un terminal se bloquea en pleno servicio, espera a que termine la cuenta atrás o usa otra tableta vinculada.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que tener el encargado la sesión iniciada?
Para un PIN, no: solo lo introduce y la tableta sigue con la sesión del cajero. Para aprobar desde otra caja, el encargado tiene que tener la sesión iniciada en esa caja.
¿El chat de soporte del TPV pide un PIN cada vez?
No. Solo iniciar un chat pide el PIN de un encargado. Responder y terminar el chat, no.
¿Puede un encargado darle su PIN a un cajero?
No debería. El PIN es la identidad de una persona en caja, y el Registro de actividad se fía de él.
Si algo sale mal
- La hoja sigue diciendo que el PIN es incorrecto: comprueba que el encargado tiene un PIN en Personal, está activo y asignado a este local. Consulta Añadir personal y configurar su acceso.
- Nadie del turno tiene el permiso: un propietario puede iniciar sesión en el TPV, o puedes cambiar el rol.