Hoe goedkeuring door een manager werkt

Met goedkeuring door een manager kan een kassamedewerker doorgaan met een actie die hij niet alleen mag doen, zonder dat er een manager op de tablet ingelogd hoeft te blijven. Een manager voert zijn eigen pincode in, de actie gaat één keer door en beide namen worden vastgelegd.

Wanneer de kassa om goedkeuring vraagt

De kassa opent een venster met de titel Goedkeuring manager in plaats van de actie te weigeren in twee gevallen:

• Boven een limiet. De rol staat de actie toe, maar niet dit bedrag: ‘Je limiet is 20%, dit is 30%. De pincode van een manager is nodig.’ Dit is LIMIT_EXCEEDED, met de gewone melding ‘Dit bedrag ligt boven je limiet. Vraag een manager om goedkeuring.’
• Recht ontbreekt. De rol bevat de actie niet: ‘Je mag dit niet doen. De pincode van een manager is nodig.’ Dit is PERMISSION_REQUIRED.

Alleen sommige acties kunnen op deze manier worden goedgekeurd. Ze zijn in de rolbewerker gemarkeerd met manager kan goedkeuren, en omvatten kortingen boven de limiet, het storneren van bestellingen en verstuurde items, items gratis weggeven, open prijs, terugbetalingen en betalingsstornos, opnieuw printen, geld erin en eruit, de lade openen zonder verkoop, de kassa van iemand anders sluiten en urenstaten bewerken. Staat een actie niet op die lijst, dan blijft de melding PERMISSION_REQUIRED en kan niemand hem met een pincode vrijgeven: iemand met het recht moet het doen, of je past de rol aan. Zie Rollen en rechten.

Een actie goedkeuren op de kassa

1. 1De kassamedewerker probeert de actie. Het venster Goedkeuring manager verschijnt en toont eerst wat er gebeurt: wie het vraagt en op welke kassa, de bestelling, het item en de bedragen (bijvoorbeeld ‘30% korting op de hele bestelling’, ‘−€ 15,00 · € 50,00 → € 35,00’), de reden en de eigen limiet van de kassamedewerker.
2. 2De manager leest het en tikt op Pincode van een manager invoeren. Is er geen manager bij de kassa, tik dan op Vraag een manager op een andere kassa (zie hieronder).
3. 3De manager voert zijn eigen pincode van zes cijfers in op het toetsenblok. De regel met wat wordt goedgekeurd blijft erboven staan, en Terug brengt je naar de details. De pincode wordt verstuurd zodra het zesde cijfer is ingevoerd.
4. 4De kassa herhaalt de oorspronkelijke actie automatisch. De kassamedewerker hoeft hem niet opnieuw aan te tikken.

De goedkeuring hoort bij deze kassa en bij de persoon die erom vroeg. Ze kan niet aan een andere kassa of een andere collega worden doorgegeven.

Goedkeuren vanaf een andere kassa

Is er geen manager bij de kassa, dan kan de kassamedewerker het vragen aan de managers die op de andere kassa’s van de locatie zijn ingelogd.

1. 1Tik in het blad Goedkeuring manager op Vraag een manager op een andere kassa. Het blad toont ‘Wachten op een manager’ en telt twee minuten af.
2. 2Op elke kassa waar een manager is ingelogd die het mag goedkeuren, verschijnt een melding (‘{name} vraagt je goedkeuring op {till}’) en telt het meldingspilletje de verzoeken. Tik op Bekijken.
3. 3De manager ziet wie het vraagt, op welke kassa en wanneer, en wat er precies gebeurt: bijvoorbeeld ‘30% korting op de hele bestelling’, het bestelnummer, ‘−€ 15,00 · € 50,00 → € 35,00’, de reden en de eigen limiet van de kassamedewerker.
4. 4De manager tikt op Goedkeuren of Afwijzen. Goedgekeurd gaat de actie van de kassamedewerker vanzelf door. Afgewezen toont het blad van de kassamedewerker wie het afwees.

De kassamedewerker kan altijd op Liever hier een pincode invoeren tikken. Een verzoek waar binnen twee minuten niemand op antwoordt, verloopt (‘Niemand heeft op tijd geantwoord’); tik op Opnieuw vragen om het nog eens te sturen.

Goedkeuren op afstand volgt dezelfde regels als een pincode: dezelfde mensen mogen het, en het ontgrendelt één keer precies de actie die de manager las. Het staat in het Activiteitenlog op naam van de manager, gemarkeerd als op afstand; ook een afwijzing wordt vastgelegd.

Wie kan goedkeuren

De goedkeurder moet:

• een pincode hebben en actief zijn;
• zijn toegewezen aan de vestiging van die tablet (een manager van een andere vestiging kan niet op afstand goedkeuren);
• het recht hebben dat wordt goedgekeurd;
• binnen zijn eigen limieten blijven. Is de eigen kortingslimiet van een kassamedewerker 20%, dan kan hij geen 30% goedkeuren. Een percentage wordt getoetst aan de percentagelimiet van de goedkeurder, nooit aan een bedraglimiet;
• iemand anders zijn dan degene die erom vraagt. Niemand keurt zijn eigen verzoek goed.

Hoe lang het geldt en wat wordt vastgelegd

• Een goedkeuring is 3 minuten geldig, voor die ene soort actie en dat bedrag, en geldt voor één actie. Een tweede terugbetaling, stornering of korting vraagt om een nieuwe pincode van een manager.
• Mislukt de actie, bijvoorbeeld door een onjuiste invoer, dan kun je de goedkeuring binnen die 3 minuten opnieuw gebruiken.
• Ze werkt alleen op de kassa waar erom is gevraagd en voor de medewerker die erom vroeg. Op een andere kassa of voor iemand anders wordt ze genegeerd en vraagt de actie opnieuw om goedkeuring.
• De actie wordt vastgelegd onder de naam van de kassamedewerker. De goedkeurder wordt ook vastgelegd: het Activiteitenlog toont ‘keurde een actie goed met pincode’ met het recht, het bedrag en wie erom vroeg. De kassa vertelt dit aan de kassamedewerker in het venster.
• Bij inklokken buiten de geplande dienst legt het logboek ook vast welke regel is overgeslagen. Zie Inklokken geweigerd of uren kloppen niet.

Fouten in het goedkeuringsvenster

Het venster zegt nooit van wie de pincode is of waarom hij is geweigerd, zodat een verkeerde gok niets over je team verraadt.

Pincodeblokkade (PIN_LOCKED)

Om raden tegen te gaan worden foute pincodes geteld, en na te veel pogingen antwoordt de terminal ‘Te vaak een onjuiste pincode op deze kassa. Probeer het over N seconden opnieuw.’ Zelfs de juiste pincode wordt geweigerd totdat het aftellen klaar is.

Foute pincodes bij het inloggen op de kassa, bij goedkeuringen en op de prikklok tellen allemaal mee voor dezelfde blokkade. Een juiste pincode telt niet mee en zet de teller ook niet terug. Is een terminal midden in de service geblokkeerd, wacht dan op het aftellen, of gebruik een andere gekoppelde tablet.

Veelgestelde vragen

Moet de manager ingelogd zijn?

Voor een pincode niet: hij voert die alleen in, en de tablet blijft ingelogd als de kassamedewerker. Om vanaf een andere kassa goed te keuren, moet de manager op die kassa zijn ingelogd.

Vraagt de supportchat op de kassa elke keer om een pincode?

Nee. Alleen het starten van een chat vraagt om de pincode van een manager. Antwoorden en de chat beëindigen niet.

Mag een manager zijn pincode aan een kassamedewerker geven?

Beter van niet. Een pincode is de identiteit van een persoon op de kassa, en het Activiteitenlog vertrouwt erop.

Als er iets misgaat

• Het venster blijft zeggen dat de pincode fout is: controleer of de manager onder Personeel een pincode heeft, actief is en aan deze vestiging is toegewezen. Zie Medewerkers toevoegen en hun toegang instellen.
• Niemand van de dienst heeft het recht: een eigenaar kan op de kassa inloggen, of de rol wijzigen.