Een levering van een leverancier registreren

Een inkoop in Verimly is een levering van een leverancier, ingevoerd vanaf de pakbon of factuur. Ontvang je hem, dan komen de goederen in de voorraad bij de vestiging waar ze zijn geleverd en wordt de voorbelasting vastgelegd voor je btw-overzicht. Verimly stuurt geen bestellingen naar leveranciers: je bestelt zoals je altijd doet en registreert wat er binnenkomt.

Voordat je begint

• Zet Inkoop aan onder Instellingen › Functies. Het zit in Pro en Business.
• Inkoop heeft Voorraad & recepturen nodig. Probeer je Inkoop eerst aan te zetten, dan zie je MODULE_REQUIRES: ‘Zet eerst de functie aan die deze nodig heeft.’ Zet Voorraad & recepturen aan en daarna Inkoop. Op dezelfde manier kan Voorraad & recepturen niet uit zolang Inkoop aanstaat. Zie Een functie staat uit of zit niet in je abonnement.
• De voorraadartikelen op de factuur moeten bestaan. Zie Je voorraad bijhouden.
• Rechten: Inkopen bekijken om ze te zien, Inkopen beheren om ze te maken, te ontvangen en te annuleren (inclusief Leveranciers beheren).
• De btw-tarieven die je op inkoopregels kunt kiezen, zijn die welke onder Instellingen › Btw zijn gemarkeerd voor Inkopen (‘Kan op inkoopregels worden gekozen.’). Zie Btw-tarieven.

Je leveranciers toevoegen

1. 1Ga naar Voorraad › Leveranciers en kies Leverancier toevoegen.
2. 2Vul de Bedrijfsnaam in en, als je die hebt, het Btw-nummer, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
3. 3Kies Opslaan.

Een leverancier die je niet meer gebruikt, kun je op inactief zetten: ‘Een inactieve leverancier kun je niet kiezen voor nieuwe inkopen.’ Zijn eerdere inkopen blijven staan. Twee leveranciers kunnen niet dezelfde naam hebben.

Een levering registreren

1. 1Ga naar Voorraad › Inkoop en kies Nieuwe inkoop.
2. 2Kies onder Factuur de velden Geleverd aan (de vestiging die de goederen ontving), de Leverancier, de Factuurdatum en eventueel het Factuurnr.
3. 3Kies onder Artikelen voor elke regel op de factuur Regel toevoegen: - kies het voorraadartikel; - vul de hoeveelheid in, in de eenheid van het artikel; - vul de Stukprijs in exclusief btw, zoals op de factuur; - kies het Btw-tarief.
4. 4Controleer het Subtotaal, de Btw en het Totaal aan de hand van de factuur. Voeg een Notitie toe als dat nuttig is.
5. 5Kies hoe je opslaat: - Goederen ontvangen boekt hem meteen in de voorraad. Gebruik dit als de goederen binnen zijn. - Opslaan als concept bewaart hem als Concept zonder de voorraad te wijzigen, bijvoorbeeld als de factuur eerder komt dan de goederen.

Een concept ontvangen

1. 1Open de inkoop via Voorraad › Inkoop. Een concept zegt ‘Nog niet op voorraad’.
2. 2Gebruik Concept bewerken om hoeveelheden of prijzen te corrigeren als de levering afwijkt van wat je verwachtte.
3. 3Kies Goederen ontvangen. Je ziet ‘Goederen ontvangen en aan de voorraad toegevoegd.’

Eenmaal ontvangen kan een inkoop niet meer worden bewerkt: ‘Deze inkoop is al op voorraad geboekt en kan niet meer worden gewijzigd.’

Een inkoop annuleren

1. 1Open de inkoop en kies Meer › Inkoop annuleren.
2. 2Bevestig.

• Een geannuleerd concept stopt gewoon; er is geen voorraad gewijzigd.
• Een geannuleerde ontvangen inkoop haalt zijn hoeveelheden weer van de voorraad (‘Aan de voorraad toegevoegde aantallen worden teruggedraaid.’) en telt niet meer mee voor voorbelasting.

Om een ontvangen inkoop met een fout te herstellen, annuleer je hem en registreer je hem opnieuw, nu goed.

Wat er gebeurt als je ontvangt

• Elke regel voegt zijn hoeveelheid toe aan de voorraad bij de vestiging Geleverd aan, als Ontvangst. De mutaties van het artikel tonen ‘Levering’ met het factuurnummer.
• De status van de inkoop wordt Ontvangen, met de datum en de persoon die hem ontving.
• De btw telt als voorbelasting in het btw-overzicht, op factuurdatum van de leverancier en per tarief. Zie Btw-rapport.
• Ontvangen verandert de Kostprijs per eenheid van het voorraadartikel niet. Werk hem zelf bij als de prijs is veranderd.

Statussen

Veelgestelde vragen

Kan ik vanuit Verimly een inkooporder naar mijn leverancier sturen?

Nee. Inkoop registreert leveringen en facturen die je hebt ontvangen. Bestel bij je leverancier zoals je dat normaal doet.

Kan ik de pdf van de factuur toevoegen?

Nee. Bewaar de factuur in je boekhoudsysteem; noteer het nummer bij Factuurnr. zodat je ze kunt koppelen.

Waar zie ik wat ik per leverancier heb uitgegeven?

Voorraad › Leveranciers toont elke leverancier met zijn inkopen.

Als er iets misgaat

• ‘Deze inkoop is al ontvangen.’ (PURCHASE_ALREADY_RECEIVED): hij is al ontvangen, misschien door een collega. Ververs; boek hem niet twee keer.
• ‘Deze inkoop is al geannuleerd.’ (PURCHASE_ALREADY_CANCELLED): er valt niets meer te doen. Registreer zo nodig een nieuwe inkoop.
• ‘Er bestaat al een leverancier met de naam ….’: kies in plaats daarvan de bestaande leverancier.
• De leverancier staat niet in de lijst: hij is inactief. Zet hem weer aan onder Voorraad › Leveranciers.
• Inkoop ontbreekt in de zijbalk: zie Een functie staat uit of zit niet in je abonnement.