Recepturen instellen zodat verkopen voorraad afboeken

Een receptuur zegt welke voorraadartikelen één portie van een product gebruikt. Wordt het product verkocht en betaald, dan gaan die hoeveelheden van je voorraad af. Recepturen laten je ook zien wat een product kost om te maken en hoeveel brutowinst het oplevert.

Voordat je begint

• Je hebt de functie Voorraad & recepturen (Pro en Business) nodig en minstens één voorraadartikel. Zie Je voorraad bijhouden.
• Om recepturen te maken heb je het recht Voorraad beheren nodig.
• Producten komen uit je menu. Heb je er nog geen, voeg ze dan eerst toe: zie Een product toevoegen.

Een receptuur maken

1. 1Ga naar Voorraad › Recepturen. Elk product staat in de lijst; het filter Receptuur toont Alle producten, Heeft receptuur of Geen receptuur.
2. 2Kies een product.
3. 3Kies onder Ingrediënten de optie Ingrediënt toevoegen en kies een voorraadartikel bij Kies een voorraadartikel.
4. 4Vul de Hoeveelheid voor één portie in, in de eenheid van het artikel. Een cappuccino gebruikt bijvoorbeeld 0,018 kg koffiebonen en 0,15 L melk.
5. 5Voeg de andere ingrediënten op dezelfde manier toe. Gebruik Regel verwijderen om er een weg te halen.
6. 6Kies Opslaan.

Onder de ingrediënten zie je de Geschatte kostprijs, de Verkoopprijs en de Brutowinst. De kostprijs wordt berekend uit de kostprijs per eenheid van elk voorraadartikel, dus hij is maar zo nauwkeurig als die kosten.

Producten met varianten

Heeft een product varianten (klein, middel, groot), kies dan onder Hoeveelheden per variant:

• Gelijk voor alle varianten: één receptuur, welke variant ook wordt verkocht.
• Verschilt per variant: een blok Elke variant voor wat elke variant gebruikt (‘Gebruikt bij elke variant. Elke variant hieronder voegt zijn eigen hoeveelheden toe.’), plus een blok per Variant met zijn eigen extra hoeveelheden.

Elke koffie gebruikt bijvoorbeeld hetzelfde bekertje, dus het bekertje staat onder Elke variant, terwijl de melk bij elke variant met een andere hoeveelheid staat.

Een regel die zonder variant is verkocht bij een product dat varianten heeft, telt als de standaardvariant, dus zijn receptuur boekt nog steeds af.

Opties zoals havermelk of extra kaas

Elke ingrediëntregel heeft Geldt voor: Elke verkoop, of Met een optie van dit product (bijvoorbeeld ‘Met Havermelk’). Een optieregel wordt alleen gebruikt als de gast die optie kiest, en wordt vermenigvuldigd met hoe vaak die optie is gekozen.

Een latte heeft zijn melk normaal onder Elke verkoop. Kunnen gasten kiezen tussen soorten melk, zet dan de gewone melk bij ‘Met Volle melk’ en de havermelk bij ‘Met Havermelk’, zodat alleen de melk die echt is geschonken eraf gaat.

Opties zijn niet meegerekend in de geschatte kostprijs die bij de receptuur staat.

Een product verkopen zoals het is

Voor items die je inkoopt en ongewijzigd verkoopt, zoals een flesje water of een blikje frisdrank, maak je een voorraadartikel in Stuk en geef je het product een receptuur met 1 stuk. Elke verkoop haalt er dan één af.

Wat er gebeurt als je verkoopt

• De voorraad wordt afgeboekt als de bestelling is betaald, in de vestiging van de bestelling, als een mutatie Verkoop op elk voorraadartikel.
• Regels die Van het huis zijn gegeven, worden afgeboekt; gestorneerde regels niet.
• Wordt een betaalde bestelling gestorneerd of heropend, dan wordt de voorraad teruggezet als Retour na storno.
• Een receptuur wijzigen raakt alleen verkopen vanaf dat moment. Eerdere verkopen houden wat ze hebben afgeboekt.

De instelling Afboeken bij verkoop in Instellingen › Voorraad moet aanstaan om dit allemaal te laten gebeuren.

Veelgestelde vragen

Heeft een product een receptuur nodig?

Nee. Een product zonder receptuur verkoopt gewoon; het verandert alleen de voorraad niet.

Kunnen twee producten een voorraadartikel delen?

Ja. Een willekeurig aantal recepturen kan hetzelfde artikel gebruiken. De rij van het artikel in Voorraad toont hoeveel recepturen het gebruiken.

Wat doet de schakelaar ‘Voorraad bijhouden’ bij een product?

In het productformulier markeert hij het product in je menulijst als voorraadbeheerd. Wat bij een verkoop wordt afgeboekt, komt uit de receptuur, dus stel altijd de receptuur in.

Als er iets misgaat

• Een verkoop haalde niets af: controleer of de bestelling is betaald, het product een receptuur heeft en Afboeken bij verkoop aanstaat.
• Er ging te veel of te weinig af: controleer de hoeveelheid en eenheid van elke regel. 18 in een receptuur voor een artikel dat in Kilogram wordt geteld, betekent 18 kg, niet 18 g.
• Een optie boekte niets af: de optieregel moet bij dit product op Met die optie staan.
• De kostprijs lijkt niet te kloppen: werk de Kostprijs per eenheid van de voorraadartikelen bij. Zie Je voorraad bijhouden.