Voorraad verplaatsen tussen vestigingen

Stuurt je centrale keuken sauzen naar een filiaal, of leent het ene café een krat melk aan een ander, dan haalt een overboeking de voorraad weg bij de verzendende vestiging en voegt hem toe bij de ontvangende, in één stap. Beide kanten krijgen een mutatie, zodat geen van beide tellingen scheef komt te staan.

Voordat je begint

• Overboekingen horen bij de functie Inkoop, die zelf Voorraad & recepturen nodig heeft. Beide zitten in Pro en Business. Zie Een functie staat uit of zit niet in je abonnement.
• Je hebt minstens twee actieve vestigingen nodig. Met één vestiging zegt het scherm Overboekingen ‘Voor overboekingen heb je minstens twee vestigingen nodig.’ en biedt het aan er een toe te voegen. Zie Vestigingen.
• Voor het maken en voltooien van overboekingen heb je het recht Overboekingen tussen vestigingen nodig. Iedereen met Voorraad bekijken kan de lijst zien.
• De voorraadartikelen moeten al bestaan. Artikelen worden door het hele bedrijf gedeeld; alleen de hoeveelheden zijn per vestiging.

Een overboeking maken

1. 1Ga naar Voorraad › Overboekingen en kies Nieuwe overboeking.
2. 2Kies Van (de verzendende vestiging) en Naar (de ontvangende). Ze moeten verschillen.
3. 3Kies onder Artikelen de optie Toevoegen en kies een voorraadartikel. De lijst toont hoeveel elk artikel op voorraad heeft. Vul de Hoeveelheid in, in de eenheid van het artikel.
4. 4Voeg zo nodig meer regels toe. Optioneel: voeg een Notitie toe, zoals het busje of de chauffeur.
5. 5Kies hoe je opslaat: - Versturen werkt beide vestigingen meteen bij. Gebruik dit als de goederen al weg zijn of nu vertrekken. - Opslaan als concept legt de overboeking vast zonder voorraad te verplaatsen. Gebruik dit als je hem vooraf voorbereidt.

Een conceptoverboeking voltooien

1. 1Ga naar Voorraad › Overboekingen en open de overboeking met status Concept (‘Nog niet afgerond. Rond af zodra de voorraad is verplaatst.’).
2. 2Controleer de regels.
3. 3Kies Overboeking afronden.

Wat er gebeurt als een overboeking wordt voltooid

• De verzendende vestiging krijgt een mutatie Overboeking die de hoeveelheid eraf haalt (‘Overboeking naar …’).
• De ontvangende vestiging krijgt een mutatie Overboeking die hem erbij telt (‘Overboeking van …’).
• De status wordt Voltooid, met de datum en de persoon die hem heeft gemaakt.
• Zakt de verzendende vestiging onder de minimumvoorraad van een artikel, dan wordt het artikel daar gemarkeerd als Laag.

Overboekingen verplaatsen alleen hoeveelheden. Het zijn geen verkopen of inkopen, dus ze verschijnen niet in je verkoop- of btw-rapporten.

Statussen

Veelgestelde vragen

Kan ik een voltooide overboeking ongedaan maken?

Nee. Maak een nieuwe overboeking in de andere richting met dezelfde artikelen. De melding hiervoor is ‘Een voltooide overboeking kan niet worden geannuleerd. Maak een overboeking terug.’

Kan een overboeking de verzendende vestiging onder nul brengen?

Nee. Anders dan bij verkopen wordt een overboeking geweigerd als de verzendende vestiging niet genoeg heeft: ‘Niet genoeg Havermelk op voorraad in Centraal.’ Tel het artikel eerst bij de verzendende vestiging als het getal niet klopt (Je voorraad tellen), of boek minder over.

Moet de ontvangende vestiging de overboeking accepteren?

Nee. Het voltooien van de overboeking werkt beide vestigingen tegelijk bij. Wil je dat het ontvangende team de goederen eerst controleert, sla hem dan op als concept en laat hen hem voltooien als hij aankomt.

Als er iets misgaat

• Overboekingen ontbreekt in de zijbalk: zet Inkoop aan onder Instellingen › Functies, of controleer je recht.
• ‘Kies twee verschillende vestigingen.’: de verzendende en ontvangende vestiging zijn dezelfde.
• ‘Niet genoeg … op voorraad in …’: zie hierboven.
• ‘Deze overboeking is al voltooid.’: iemand heeft hem al voltooid; ververs de lijst.