Derving en voorraadcorrecties registreren
Schrijf bedorven of kapotte voorraad af, boek goederen die zonder inkoop binnenkwamen en corrigeer een hoeveelheid, steeds met een reden die je later terugvindt.
Op deze pagina
Niet alles wat uit je voorraad gaat, wordt verkocht. Melk wordt slecht, een fles breekt, een bak gebak gaat bij sluitingstijd de prullenbak in. Dat registreren als derving houdt je voorraadcijfers kloppend en laat zien waar geld verloren gaat.
Voordat je begint
- Je hebt de functie Voorraad & recepturen nodig. Zie Je voorraad bijhouden.
- Voorraad aanpassen, waar derving en correcties worden geregistreerd, zien mensen met het recht Voorraad beheren. Het omvat Derving registreren.
- Derving registreer je in de backoffice, niet op de kassa of het keukenscherm. Medewerkers die derving registreren, hebben toegang tot de backoffice nodig; zie Iemand uitnodigen voor de backoffice.
Derving registreren
- Ga naar Voorraad en open het voorraadartikel.
- Kies Voorraad aanpassen.
- Controleer de vestiging. De wijziging wordt in één vestiging geboekt.
- Kies onder Type de optie Derving.
- Vul de hoeveelheid in die is weggegooid, in de eenheid van het artikel. Je vult altijd een positief getal in; derving wordt eraf gehaald.
- Schrijf onder Omschrijving de reden, bijvoorbeeld ‘Melk over datum’ of ‘Dienblad laten vallen’.
- Controleer onderaan de Nieuwe hoeveelheid en kies Opslaan.
De drie typen bij Voorraad aanpassen
| Type | Wat het doet | Gebruik het voor |
|---|---|---|
| Ontvangst | Telt de hoeveelheid erbij | Voorraad die zonder geregistreerde inkoop binnenkwam, of een eerste hoeveelheid voor een nieuw artikel |
| Derving | Haalt de hoeveelheid eraf | Bedorven, kapotte, verlopen of weggegooide voorraad |
| Correctie | Telt de hoeveelheid erbij | Een kleine correctie omhoog, zoals een fles die in de kelder is gevonden |
Correctie telt in dit formulier alleen op. Om een getal omlaag te brengen omdat het simpelweg fout is (niet omdat iets is weggegooid), tel je het artikel in plaats daarvan: de telling boekt het verschil in beide richtingen. Zie Je voorraad tellen.
Gebruik je Inkoop, boek leveringen van leveranciers dan als inkoop in plaats van Ontvangst: dat registreert ook de leverancier, de factuur en de voorbelasting. Zie Een levering van een leverancier registreren.
Wat er daarna gebeurt
- De mutatie verschijnt bij de Mutaties van het artikel met zijn type, de persoon, de tijd, je reden en het saldo erna.
- De voorraad kan onder nul komen; een dervingsregistratie die groter is dan wat er is, wordt toch geboekt.
- Zakt het artikel onder zijn minimumvoorraad, dan wordt het gemarkeerd als Laag.
- Elke registratie wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek.
Derving van een afgemaakt gerecht
Derving wordt per voorraadartikel geregistreerd, niet per product. Wordt een heel gerecht weggegooid, registreer dan de belangrijkste ingrediënten die het gebruikte als derving. Een gerecht dat aan een gast is verkocht en daarna is weggegeven, zet je op de kassa beter Van het huis: de ingrediënten worden dan afgeboekt als bij een verkoop. Zie Kortingen en items van het huis.
Veelgestelde vragen
Kan ik een dervingsregistratie corrigeren?
Mutaties kunnen niet worden bewerkt of verwijderd. Registreer het tegenovergestelde: heb je 2 liter afgeschreven in plaats van 1, registreer dan 1 liter met Correctie en noteer waarom.
Kan ik zien hoeveel er in een periode is weggegooid?
Open de Mutaties van het artikel om elke dervingsregistratie te zien. Er is geen apart dervingsrapport.
Wie in mijn team moet derving registreren?
Wie het weggooit, bij voorkeur aan het einde van elke dienst. Diegene heeft toegang tot de backoffice en Voorraad beheren nodig. Zie Rollen en rechten.
Als er iets misgaat
- Voorraad aanpassen ontbreekt: je rol heeft geen Voorraad beheren. Vraag het een eigenaar.
- ‘Het aantal kan niet nul zijn.’: vul de hoeveelheid in die is weggegooid.
- Er is de verkeerde vestiging gebruikt: registreer dezelfde hoeveelheid als Correctie in die vestiging om hem terug te zetten, en registreer de derving daarna in de juiste vestiging.