Je voorraad tellen

Verkopen, leveringen en derving houden je voorraad ongeveer op orde, maar alleen een telling vertelt wat er echt in het schap ligt. Sla je een telling op, dan boekt Verimly het verschil tussen wat je telde en wat het systeem verwachtte, zodat de cijfers weer met de werkelijkheid overeenkomen.

Voordat je begint

• Je hebt de functie Voorraad & recepturen nodig en het recht Voorraadtellingen. Iemand met alleen dit recht kan tellen zonder voorraadartikelen te kunnen wijzigen of kostprijzen te zien.
• Tellingen doe je in de backoffice (een browser op telefoon of tablet werkt goed in een voorraadkamer). Er is geen telscherm op de kassa en geen af te drukken telformulier.
• Tel in de eigen eenheid van het artikel. Worden koffiebonen in Kilogram bijgehouden, dan is een halfvolle zak van 1 kg 0,5.
• Probeer te tellen als er niets wordt verkocht, bijvoorbeeld voor opening. Verkopen tijdens het tellen veranderen de hoeveelheid in het systeem terwijl je bezig bent.

Meerdere artikelen tellen

1. 1Ga naar Voorraad en kies Voorraad tellen.
2. 2Controleer onder Getelde vestiging de vestiging. De telling wijzigt alleen de voorraad in die vestiging.
3. 3Werk de lijst af. Elk artikel toont zijn hoeveelheid in het systeem, bijvoorbeeld ‘12 kg in systeem’.
4. 4Typ wat je hebt geteld in het veld naast elk artikel. Zodra je een getal invult, verschijnt het verschil onder het artikel; is het gelijk, dan zie je Klopt.
5. 5Gebruik Artikelen zoeken om naar een artikel te springen, en het filter Niet geteld om te zien wat er nog over is.
6. 6Optioneel: voeg een Notitie toe, zoals ‘Weekendtelling’.
7. 7Kies Opslaan.

Bovenaan het formulier zie je je voortgang (‘18/40 geteld’) en hoeveel verschillen je hebt.

Eén artikel tellen

1. 1Ga naar Voorraad en open het artikel.
2. 2Kies Tellen.
3. 3Vul de getelde hoeveelheid in en kies Opslaan.

Wat er gebeurt als je opslaat

Voor elk artikel waarvan de telling afwijkt van het systeem, boekt Verimly een Correctie voor het verschil in die vestiging. De aanwezige hoeveelheid wordt precies wat je hebt geteld.

• Artikelen die kloppen, worden niet aangeraakt.
• Bij de Mutaties van het artikel staat een telling als Voorraadtelling met het saldo erna. Heb je een notitie toegevoegd, dan staat de regel als Correctie met je notitie.
• Brengt een telling een artikel onder zijn minimumvoorraad, dan krijgt het de badge Laag. Zie Je voorraad bijhouden.
• De telling wordt met wie hem deed vastgelegd in het activiteitenlogboek.

Uitzoeken waarom er een verschil was

Een telling herstelt het getal, maar de oorzaak staat in de geschiedenis. Open het artikel en bekijk de Mutaties sinds de vorige telling:

• Verkoop-regels die te groot lijken, wijzen op een receptuur met de verkeerde hoeveelheid of eenheid. Zie Recepturen.
• Een levering die is aangekomen maar geen regel Ontvangst heeft, is nooit geboekt. Zie Een levering van een leverancier registreren.
• Een gat zonder enige mutatie is meestal derving, gemorst of personeelsdrankjes die niet zijn geregistreerd. Zie Derving en voorraadcorrecties registreren.

Veelgestelde vragen

Kan ik een telling ongedaan maken?

Niet als zodanig. Tel het artikel opnieuw met het juiste getal; de nieuwe telling boekt het verschil terug.

Kunnen twee mensen tegelijk tellen?

Ja, als ze verschillende artikelen tellen: ieder slaat alleen de artikelen op die hij heeft ingevuld. Tellen beiden hetzelfde artikel, dan wint de laatste keer opslaan.

Verandert een telling de kostprijs?

Nee. Een telling wijzigt alleen hoeveelheden.

Als er iets misgaat

• Voorraad tellen ontbreekt: je hebt het recht Voorraadtellingen nodig. Vraag het een eigenaar; zie Rollen en rechten.
• De telling ging naar de verkeerde vestiging: tel de betrokken artikelen opnieuw in de juiste vestiging, en tel ze daarna in de verkeerde vestiging met de hoeveelheden die er echt zijn.
• Opslaan mislukt: controleer je verbinding en probeer het opnieuw; er wordt niets geboekt tot het opslaan lukt. Zie Verbindingsproblemen.