Een verkoop terugbetalen

Een terugbetaling geeft geld terug op een bestelling die al is betaald en afgesloten. Je kiest wat er teruggaat (een paar items, alles, of een bedrag), waarom, en hoe het geld bij de gast terugkomt. De bestelling blijft betaald en toont Deels terugbetaald of Terugbetaald, zodat je verkoopgeschiedenis compleet blijft.

Voor een bestelling die nog open is, corrigeer je in plaats daarvan: storneer een item of een betaling. Zie Een item of bestelling storneren.

Voordat je begint

• Terugbetalingen doe je op de POS. De back-office kan ook kaartbetalingen terugbetalen (zie hieronder).
• Je rol heeft de bevoegdheid Terugbetalingen nodig. De rol Kassamedewerker heeft die niet, dus de POS vraagt om de pincode van een manager. Elke rol kan ook een Maximaal terugbetaalbedrag hebben; daarboven geeft een manager goedkeuring. Zie Hoe goedkeuring door een manager werkt.
• Een contante terugbetaling vraagt een open kassa op het apparaat waarmee je terugbetaalt. Zie De kassa openen.
• Een terugbetaling op een nieuwe cadeaukaart vraagt de functie Cadeaukaarten.

De bestelling zoeken

Ofwel:

• open Meer › Verkoop terugbetalen, waar de betaalde bestellingen van vandaag staan, of
• open Bestellingen, zoek de bestelling in de lijst met afgesloten bestellingen (zoek op nummer of tafel) en open hem.

Tik op Terugbetalen.

Terugbetalen op de POS

De terugbetaling heeft drie stappen: Artikelen, Reden en Wijze.

1. Kies wat je terugbetaalt

• Artikelen: tik op de items en aantallen die teruggaan. Alles selecteert wat er nog over is; Wissen begint opnieuw.
• Bedrag: typ in plaats daarvan een bedrag, bijvoorbeeld om een deel van de prijs terug te geven.
• Staat voorraad aan, zet dan Terug op voorraad aan als de items weer verkocht kunnen worden. Laat het uit voor items die zijn opgegeten of weggegooid.

Tik op Verder · {amount}.

2. Kies een reden

Kies Artikel teruggebracht, Kwaliteitsprobleem, Verkeerd artikel, Klacht van gast, Te veel gerekend of Anders. Voeg bij Anders een paar woorden toe en tik op Verder.

3. Kies hoe het geld terugkomt

Tik op de wijze om te bevestigen. Als het klaar is, zie je Terugbetaald en kun je Terug naar bestelling gaan.

Gedeeltelijke en herhaalde terugbetalingen

Je kunt een bestelling meer dan eens terugbetalen, tot er niets meer over is. Elke itemregel toont hoeveel er al zijn terugbetaald (‘2 terugbetaald’) en de bestelling toont een sectie Terugbetalingen met elke terugbetaling, wie hem goedkeurde en het Nettobedrag. Is alles terugbetaald, dan zegt de POS ‘Deze bestelling is volledig terugbetaald.’

Een bestelling die deels met de kaart en deels contant is betaald, kan alleen terugbetalen naar de kaart wat met de kaart is betaald: ‘Er is maar {max} met de kaart betaald. Betaal de rest op een andere manier terug.’

Cadeaukaarten die op de bestelling zijn verkocht, kun je met hun regel terugbetalen, tenzij er al van is uitgegeven.

Kaartterugbetalingen die onderweg zijn of mislukt

Een kaartterugbetaling wordt direct naar de bank van de gast gestuurd. Soms heeft de bank even nodig:

• Terugbetaling onderweg: ‘De bank bevestigt deze kaartterugbetaling nog. Mislukt ze, dan toont de bestelling dat.’ De terugbetaling toont ‘Onderweg naar de kaart’.
• Mislukt: de terugbetaling toont ‘Mislukt – {reason}. Er is niets teruggegaan; betaal opnieuw terug.’ Redenen zijn onder meer ‘geweigerd door de bank’, ‘kaart verlopen of geannuleerd’ en ‘kaart als verloren of gestolen opgegeven’.

Mislukt een kaartterugbetaling, dan is er niets naar de gast teruggegaan. De betaling staat weer op de bestelling en vraagt een beslissing:

• De POS toont een melding: ‘Kaartterugbetaling van {amount} voor bestelling #{number} mislukt — de betaling is terug en vraagt een beslissing’.
• In de back-office staat hij onder Bestellingen › Betalingen nakijken als ‘Terugbetaling naar de kaart mislukt’. Kies Terugbetalen op kaart om het opnieuw te proberen, of Betaling houden. Zie Betalingen nakijken.

Kan de kaart geen terugbetaling aannemen, betaal dan opnieuw terug, contant of op een nieuwe cadeaukaart.

Een kaartbetaling terugbetalen in de back-office

Kaartbetalingen kun je ook vanuit de back-office terugbetalen, bijvoorbeeld als de gast na zijn bezoek belt:

1. 1Ga naar Betalingen en open de transactie.
2. 2Klik op Terugbetalen.
3. 3Kies Volledig bedrag of Een deel (voer het Bedrag om terug te betalen in) en een Reden.
4. 4Klik op {amount} terugbetalen.

Het geld gaat terug naar die kaart. Er wordt geen bon geprint. De bestelling in de back-office toont alle terugbetalingen, alleen-lezen.

Wat er daarna gebeurt

• Er wordt een terugbetalingsbon geprint op de bonprinter van de kassa.
• Contante terugbetalingen verlagen het verwachte contante geld in de kassa en het Z-rapport dat je bij het afsluiten print, toont de terugbetalingen.
• Terugbetalingen staan in Rapporten en in het Activiteitenlog, met de reden en degene die goedkeurde.
• Met Terug op voorraad aan gaan de items terug naar de voorraad.

Veelgestelde vragen

Kan ik terugbetalen naar een andere kaart?

Nee. Een kaartterugbetaling gaat altijd terug naar de kaart waarmee is betaald. Gebruik in plaats daarvan contant of een nieuwe cadeaukaart.

Kan ik een bestelling van een andere dag terugbetalen?

Ja. Zoek hem op onder Bestellingen op de POS, of betaal een kaartbetaling terug via Betalingen in de back-office.

Waarom is de contante optie grijs?

De kassa op dit apparaat is gesloten (‘Kassa gesloten’). Open hem, of betaal op een andere manier terug.

Als er iets misgaat