Een barrekening openen en beheren
Open een rekening op de kaart van een gast met een pre-autorisatie, voeg de hele avond rondjes toe en sluit hem af door de kaart te belasten, met of zonder fooi.
Op deze pagina
Met een barrekening kan een gast ronde na ronde bestellen en één keer aan het eind betalen. Als de rekening opent, houdt de gast zijn kaart tegen de lezer en wordt er een bedrag op gereserveerd. Er wordt niets afgeschreven tot je de rekening sluit. Loopt de gast weg, dan wordt de rekening automatisch afgeschreven voordat de pre-autorisatie verloopt.
Voordat je begint
- Verimly Payments moet zijn ingesteld en de vestiging heeft een kaartlezer nodig. Zie Verimly Payments instellen en Een kaartlezer registreren.
- De lezer moet Via de server van Verimly (aanbevolen) zijn verbonden. Rekeningen werken niet met een lezer die rechtstreeks vanaf de POS of via bluetooth is verbonden. Zie Hoe een kaartlezer verbinding maakt.
- Zet de functie Barrekeningen voor de vestiging aan onder Instellingen › Functies. Hij zit in elk abonnement.
- Personeel heeft Open rekeningen nodig om rekeningen te openen en rondjes toe te voegen, en Barrekeningen sluiten om ze te belasten of vrij te geven. De rol Kassamedewerker heeft beide; de rol Bediening kan rekeningen openen maar niet sluiten.
- Rekeningen worden geopend op een kassa, een apparaat dat betalingen aanneemt.
De instellingen van de rekening kiezen
Ga in de back-office naar Instellingen › Barrekeningen en stel in:
| Instelling | Wat het doet | Standaard |
|---|---|---|
| Pre-autorisatie | Het bedrag dat op de kaart wordt gereserveerd als een rekening opent. | 50 |
| Automatisch sluiten na (uur) | Hoe lang een rekening open mag blijven voordat hij automatisch wordt afgeschreven. 1 tot 44 uur. | 12 |
| Automatische fooi | Een fooipercentage dat alleen wordt toegevoegd als een rekening automatisch sluit. 0 tot 30%. | 0 |
Een rekening openen
- Open op de POS het tabblad Barrekeningen en tik op Nieuwe rekening.
- Voer een Naam gast in, bijvoorbeeld ‘Sam aan de bar’. Je mag het leeg laten; de rekening krijgt dan de naam van zijn nummer of de kaart.
- Tik op Rekening starten op lezer. Zijn er meerdere lezers beschikbaar, kies dan die waar de gast staat.
- Vraag de gast zijn kaart tegen de lezer te houden of erin te steken. De lezer vraagt misschien om de pincode.
- Zie je Rekening geopend, dan is de pre-autorisatie geplaatst en opent de bestelling van de rekening.
Wordt de kaart geweigerd, dan toont de rekening Kaart geweigerd. Tik op Opnieuw proberen om hem opnieuw naar de lezer te sturen, vraag om een andere kaart, of kies Pre-autorisatie vrijgeven om de lege rekening te verwijderen.
Rondjes toevoegen
- Tik op Barrekeningen bij de rekening op Rondje toevoegen (of tik op de rekening om zijn bestelling te openen).
- Voeg drankjes en eten toe zoals bij elke bestelling en tik op Naar keuken voor items die bereid moeten worden.
- Gebruik Laatste ronde herhalen om de laatst verstuurde ronde opnieuw toe te voegen.
Elke rekening toont zijn totaal, hoe lang hij open is en de pre-autorisatie, bijvoorbeeld ‘Pre-autorisatie € 50,00’.
Als de rekening hoger wordt dan de pre-autorisatie
Zodra de rekening boven de 80% van het gereserveerde bedrag komt, verhoogt Verimly de pre-autorisatie zelf naar de rekening plus het bedrag van de pre-autorisatie. Je hoeft niets te doen.
Weigert de kaart de hogere pre-autorisatie, dan wordt de rekening gemarkeerd, bijvoorbeeld ‘Kaart kan de reservering niet verhogen’. Een banner op de bestelling biedt Pre-autorisatie verhogen aan om het opnieuw te proberen. Zie Een barrekening kan niet worden belast.
Een rekening sluiten
- Open de rekening en tik op Rekening afsluiten (of Sluiten bij de rekening in de lijst).
- Controleer de Rekening en de Pre-autorisatie.
- Kies een fooi: Geen, 5%, 10%, 15% of Ander bedrag.
- Tik op Kaart belasten · {amount}.
De kaart wordt belast voor de rekening plus fooi en het bonscherm opent. Alleen het bedrag dat je hebt belast, verlaat de rekening van de gast; de rest van de pre-autorisatie komt vrij.
Ligt het totaal boven de pre-autorisatie, dan waarschuwt de POS ‘Het totaal ligt boven de reservering op de kaart. Het verschil wordt bij de kaart opgevraagd; weigert die, reken dan op een andere manier af.’
Op een andere manier betalen
Wil de gast contant of met een andere kaart betalen, tik dan op Op een andere manier afrekenen en gebruik het gewone betaalscherm. Zodra de bestelling is betaald, komt de pre-autorisatie op de kaart automatisch vrij.
Een lege rekening vrijgeven
Is er niets besteld, open dan de rekening en tik op Rekening vrijgeven, dan op Pre-autorisatie vrijgeven. De pre-autorisatie wordt geannuleerd en de rekening sluit. Een rekening met items of betalingen kan niet worden vrijgegeven; sluit hem dan af.
Automatisch sluiten
Een open rekening wordt automatisch belast een uur voordat zijn pre-autorisatie verloopt. De pre-autorisatie verloopt bij de limiet van Automatisch sluiten na (uur), of eerder als de eigen limiet van het kaartnetwerk korter is. De Automatische fooi wordt toegevoegd. Rekeningen die dicht bij dat moment zijn, tonen ‘Sluit automatisch om {time}’.
Wat je ziet in de back-office
Bestellingen › Barrekeningen toont open rekeningen met de kaart, de pre-autorisatie, het totaal, wanneer de pre-autorisatie eindigt en eventuele waarschuwingen. Rekeningen reken je af op de POS. Een lege rekening kun je daar annuleren met Kaartreservering annuleren.
Veelgestelde vragen
Wat ziet de gast op zijn afschrift?
Een bedrag in behandeling voor de pre-autorisatie, daarna de definitieve afschrijving. Zie Wat een pre-autorisatie op de kaart betekent voor de gast.
Kan ik een bestaande bestelling op een rekening zetten?
Nee. Een rekening start je altijd vanuit Barrekeningen met de kaart op de lezer.
Worden servicekosten aan rekeningen toegevoegd?
Nee. Rekeningen tellen als afhaalbestellingen. Zie Servicekosten en bestelnummers.