De kastelling klopt niet
Zoek uit waarom een kassa met teveel of tekort is gesloten, van een telfout tot een niet geboekte opname of een betaling die op de verkeerde methode is geboekt, en waar je in de back-office moet kijken.
Op deze pagina
Een kassa heeft teveel als er meer contant geld is dan verwacht en tekort als er minder is. De meeste verschillen hebben een gewone oorzaak: een telfout, een leverancier die uit de lade is betaald zonder dat het is geboekt, of een kaartbetaling die als contant is aangeslagen. Dit artikel helpt je de oorzaak te vinden, te beginnen bij de meest waarschijnlijke.
Snelste oplossing: tel opnieuw
Klopt de eerste telling niet, dan vraagt de POS al om een tweede telling vanaf nul en blijven beide bewaard. Veel verschillen verdwijnen bij het hertellen. Is de kassa nog niet gesloten, tel dan nog een keer, biljet voor biljet, en leg de biljetten per waarde uit.
Zodra de kassa is gesloten, is het resultaat definitief. Je kunt hem niet heropenen, maar je kunt de oorzaak vinden en je werkwijze voor de volgende keer verbeteren.
Waar je kijkt
Ga in de back-office naar Kassa › Tellingen en filter op Met een verschil. Open de kassa die afwijkt. Je ziet:
- Overzicht telling: verwacht, geteld en het verschil, met Teveel of Tekort. Twee keer geteld staat er als er is herteld, met de Eerste telling.
- Biljetten en munten: wat per waarde is geteld, als de vestiging per coupure telt.
- Opbrengst: betalingen per methode op deze kassa.
- Hoe het verwachte bedrag is opgebouwd: contant bij start, contante verkopen, contante fooien, stortingen, opnames en afromingen.
- De Notitie bij afsluiting van degene die sloot.
Het geprinte Z-rapport bevat dezelfde cijfers.
Checklist, meest waarschijnlijk eerst
- Een telfout. Vergelijk de eerste en de tweede telling. Verschillen ze van elkaar, dan is de lade minstens één keer verkeerd geteld. Controleer de biljetten en munten: een ontbrekende rol munten of een biljet van € 50 dat als € 20 is geteld, komt vaak voor.
- Geld verplaatst zonder het te boeken. Een leverancier die aan de deur is betaald, een voorschot aan personeel of geld dat naar de kluis is gebracht zonder Opname of Afroming, maakt de kassa precies dat bedrag te kort. Vergelijk het bedrag met recente mutaties onder Kassa › Geld in & uit en vraag het team. Boek de mutatie de volgende keer. Zie Geld in en uit de kassa boeken.
- Verkeerd contant geld bij de start. Was het contante geld bij de start dat bij het openen is ingevoerd niet wat er echt in de lade zat, dan wijkt de hele dag met dat bedrag af. Vergelijk het contante geld bij de start met wat er bij de vorige afsluiting bleef.
- De verkeerde betaalmethode. Een kaartbetaling die als contant is geboekt, maakt de kassa te kort; contant geld dat als cadeaukaart of kaart is geboekt, maakt hem te veel. Vergelijk de Opbrengst per methode met de totalen van je kaartlezer van de dag. Zie Uitbetalingen en transactie-exports.
- Verkeerd wisselgeld. Kleine, vreemde bedragen zijn vaak verkeerd teruggegeven wisselgeld. Controleer grote contante betalingen in Bestellingen voor de tablet en het tijdstip van de kassa.
- Contante fooien eruit gehaald. Contante fooien maken deel uit van het verwachte contante geld. Heeft personeel zijn fooien uit de lade gehaald zonder een opname te boeken, dan is de kassa precies de fooien te kort.
- Een contante terugbetaling of gestorneerde betaling. Contante terugbetalingen verlagen het verwachte contante geld. Is er geld teruggegeven zonder een terugbetaling te boeken, of is er een terugbetaling geboekt terwijl het geld in de lade bleef, dan klopt de kassa niet. Controleer terugbetalingen op het Z-rapport en in Bestellingen.
- Contant geld op een andere tablet aangenomen. Elke tablet heeft zijn eigen kassa. Contant geld dat op een andere tablet is aangenomen, hoort bij die kassa, ook als het in deze lade terecht is gekomen. Bedienapparaten boeken hun betalingen op de hoofdkassa. Vergelijk de tellingen van alle kassa’s in de vestiging voor dezelfde dag: één met teveel en één met tekort van hetzelfde bedrag is een sterke aanwijzing.
- Twee mensen in één lade. Gebruiken meerdere mensen één lade, dan zijn fouten moeilijk te herleiden. Met genummerde laden krijgt elke persoon een eigen lade en telling. Zie Kassalades en telregels instellen.
Het activiteitenlog gebruiken
Het Activiteitenlog legt elke kassa-opening, telling, afsluiting, kasmutatie, storno en terugbetaling vast, met wie het deed en wanneer. Filter op de periode van de kassa en zoek naar alles wat onverwacht is. Zie Activiteitenlog.
Verschillen voorkomen
- Tel blind: met Blind tellen aan tellen medewerkers zonder het verwachte bedrag te zien, wat van het tellen een echte controle maakt.
- Boek elke mutatie op het moment dat hij gebeurt.
- Laat met Achtergelaten in lade een vast wisselgeldbedrag achter, zodat de volgende opening begint met een bekend bedrag.
- Sluit elke kassa elke dag en sluit de kassa die je zelf hebt geopend.
Werkt het nog steeds niet?
Kun je het verschil niet verklaren en denk je dat Verimly het verwachte bedrag verkeerd heeft berekend, neem dan contact op met support met:
- de vestiging, de tablet of het ladenummer en de datum,
- het verwachte en getelde bedrag uit Kassa › Tellingen,
- een foto van het Z-rapport,
- eventuele mutaties of terugbetalingen die volgens jou ontbreken.
Zie Contact met support.