Rembourser une vente
Rendre de l’argent sur une commande payée depuis la caisse, en totalité ou en partie, en espèces, sur la carte ou sur une nouvelle carte cadeau, et que faire quand un remboursement par carte échoue.
Sur cette page
Un remboursement rend de l’argent sur une commande déjà payée et clôturée. Vous choisissez ce qui est rendu (certains articles, tout, ou un montant), pourquoi, et comment l’argent revient au client. La commande reste payée et affiche Remboursée en partie ou Remboursée, afin que votre historique de ventes reste complet.
Pour une commande encore ouverte, corrigez-la plutôt : annulez un article ou un paiement. Voir Annuler un article ou une commande.
Avant de commencer
- Les remboursements se font sur la caisse. Le back-office peut aussi rembourser les paiements par carte (voir plus bas).
- Votre rôle doit avoir l’autorisation Remboursements. Le rôle Caissier ne l’a pas, donc la caisse demande le PIN d’un responsable. Chaque rôle peut aussi avoir un Remboursement maximal ; au-delà, un responsable valide. Voir Comment fonctionne l’accord du responsable.
- Un remboursement en espèces nécessite une caisse ouverte sur l’appareil depuis lequel vous remboursez. Voir Ouvrir la caisse.
- Un remboursement sur une nouvelle carte cadeau nécessite la fonctionnalité Cartes cadeaux.
Retrouver la commande
Soit :
- ouvrez Plus › Rembourser une vente, qui liste les commandes payées du jour, soit
- ouvrez Commandes, retrouvez la commande dans la liste des commandes clôturées (recherche par numéro ou par table), et ouvrez-la.
Touchez Rembourser.
Rembourser sur la caisse
Le remboursement comporte trois étapes : Articles, Motif et Mode.
1. Choisir ce qui est remboursé
- Articles : touchez les articles et les quantités qui sont rendus. Tout sélectionne tout ce qui reste ; Effacer recommence.
- Montant : saisissez plutôt un montant, par exemple pour rendre une partie du prix.
- Si les stocks sont activés, activez Remettre en stock quand les articles peuvent être revendus. Laissez-le désactivé pour les articles qui ont été consommés ou jetés.
Touchez Continuer · {amount}.
2. Choisir un motif
Choisissez Article retourné, Problème de qualité, Mauvais article, Réclamation client, Trop facturé ou Autre. Pour Autre, ajoutez quelques mots et touchez Continuer.
3. Choisir comment l’argent est rendu
| Mode | Quand il est proposé | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Espèces : À rendre en espèces | Quand la caisse de cet appareil est ouverte | Le tiroir-caisse s’ouvre et un ticket de remboursement s’imprime. Remettez les espèces au client. |
| Carte : « Remboursement sur •••• {last4} » | Quand la commande a été payée par carte via Verimly Payments, jusqu’au montant payé par carte (« Max … ») | L’argent retourne sur la carte d’origine. |
| Carte cadeau | Quand la commande a été payée avec une carte cadeau | Le montant retourne sur cette carte cadeau. |
| Nouvelle carte cadeau | Quand la commande n’a pas été payée avec une carte cadeau | Saisissez E-mail ou mobile et touchez Envoyer la carte cadeau. Un numéro de mobile ne reçoit aucun message. Le client reçoit une nouvelle carte cadeau numérique d’une valeur égale au remboursement. |
Touchez le mode pour confirmer. Quand c’est terminé, vous voyez Remboursé et pouvez revenir avec Retour à la commande.
Remboursements partiels et répétés
Vous pouvez rembourser une commande plusieurs fois, jusqu’à ce qu’il ne reste plus rien. Chaque ligne d’article indique combien ont déjà été remboursés (« 2 remboursés »), et la commande affiche une section Remboursements avec chaque remboursement, qui l’a validé et le montant Net. Quand tout est remboursé, la caisse indique « Cette commande est entièrement remboursée. »
Une commande payée en partie par carte et en partie en espèces ne peut rendre sur la carte que ce qui a été payé par carte : « Seuls {max} ont été payés par carte. Remboursez le reste autrement. »
Les cartes cadeaux vendues dans la commande peuvent être remboursées avec leur ligne, sauf si elles ont déjà été utilisées.
Remboursements par carte en cours ou échoués
Un remboursement par carte est envoyé tout de suite à la banque du client. Parfois la banque a besoin d’un moment :
- Remboursement en cours : « La banque confirme encore ce remboursement par carte. S’il échoue, la commande l’indique. » Le remboursement affiche « En cours vers la carte ».
- Échoué : le remboursement affiche « Échec — {reason}. Rien n’a été remboursé ; remboursez à nouveau. » Les motifs incluent « refusé par la banque », « carte expirée ou annulée » et « carte déclarée perdue ou volée ».
Quand un remboursement par carte échoue, rien n’est retourné au client. Le paiement est de retour sur la commande et nécessite une décision :
- La caisse affiche un avis : « Le remboursement par carte de {amount} sur la commande n°{number} a échoué — le paiement est rétabli, décision requise ».
- Dans le back-office, il apparaît sous Commandes › Paiements à vérifier comme « Remboursement sur la carte échoué ». Choisissez Rembourser sur la carte pour réessayer, ou Garder le paiement. Voir Paiements à vérifier.
Si la carte ne peut pas recevoir de remboursement, remboursez à nouveau en espèces ou sur une nouvelle carte cadeau.
Rembourser un paiement par carte dans le back-office
Pour les paiements par carte, vous pouvez aussi rembourser depuis le back-office, par exemple quand le client appelle après sa visite :
- Allez dans Paiements et ouvrez la transaction.
- Cliquez sur Rembourser.
- Choisissez Montant total ou Une partie (saisissez le Montant à rembourser), et un Motif.
- Cliquez sur Rembourser {amount}.
L’argent retourne sur cette carte. Aucun ticket n’est imprimé. La commande dans le back-office liste tous les remboursements, en lecture seule.
Et ensuite
- Un ticket de remboursement s’imprime sur l’imprimante de tickets de la caisse.
- Les remboursements en espèces diminuent les espèces attendues dans la caisse, et le rapport Z imprimé à la clôture liste les remboursements.
- Les remboursements apparaissent dans Rapports et dans le Journal d’activité, avec le motif et la personne qui a validé.
- Avec Remettre en stock activé, les articles retournent en stock.
Questions fréquentes
Puis-je rembourser sur une autre carte ?
Non. Un remboursement par carte retourne toujours sur la carte qui a payé. Utilisez plutôt des espèces ou une nouvelle carte cadeau.
Puis-je rembourser une commande d’un autre jour ?
Oui. Retrouvez-la sous Commandes sur la caisse, ou remboursez un paiement par carte depuis Paiements dans le back-office.
Pourquoi l’option espèces est-elle grisée ?
La caisse de cet appareil est fermée (« Caisse fermée »). Ouvrez-la, ou remboursez autrement.
En cas de problème
| Message | Que faire |
|---|---|
| Seule une commande payée peut être remboursée. | La commande est encore ouverte ; annulez plutôt des articles ou des paiements |
| Cette commande n’a pas été payée par carte : l’argent ne peut pas retourner sur une carte. | Choisissez les espèces ou une carte cadeau |
| Il ne reste que {max} à rembourser sur cette commande. | Baissez le montant |
| Il ne reste que {max} de cet article à rembourser. | Certains ont déjà été remboursés |
| Ouvrez la caisse avant d’encaisser des espèces. | Ouvrez la caisse, ou remboursez autrement |
| Ce montant dépasse votre plafond. Demandez l’accord d’un responsable. | Un responsable saisit son PIN |