Ouvrir et gérer une note de bar
Ouvrir une note sur la carte d’un client avec une pré-autorisation, ajouter des tournées au fil de la soirée et la fermer en débitant la carte, avec ou sans pourboire.
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Une note de bar permet à un client de commander tournée après tournée et de ne payer qu’une fois à la fin. À l’ouverture de la note, le client pose sa carte sur le lecteur et un montant est pré-autorisé dessus. Rien n’est débité tant que vous ne fermez pas la note. Si le client s’en va, la note est débitée automatiquement avant l’expiration de la pré-autorisation.
Avant de commencer
- Verimly Payments doit être configuré et l’établissement doit avoir un lecteur de carte. Voir Configurer Verimly Payments et Enregistrer un lecteur de carte.
- Le lecteur doit être connecté Via le serveur de Verimly (recommandé). Les notes ne fonctionnent pas avec un lecteur connecté directement depuis la caisse ou en Bluetooth. Voir Comment un lecteur de carte se connecte.
- Activez la fonctionnalité Notes de bar pour l’établissement sous Paramètres › Fonctionnalités. Elle est incluse dans toutes les offres.
- Le personnel a besoin de Ouvrir des notes de bar pour ouvrir des notes et ajouter des tournées, et de Fermer des notes de bar pour les débiter ou les libérer. Le rôle Caissier a les deux ; le rôle Serveur peut ouvrir des notes mais pas les fermer.
- Les notes s’ouvrent sur une caisse, un appareil qui encaisse les paiements.
Choisir les réglages des notes
Dans le back-office, allez dans Paramètres › Notes de bar et définissez :
| Réglage | Ce qu’il fait | Par défaut |
|---|---|---|
| Pré-autorisation | Le montant pré-autorisé sur la carte à l’ouverture d’une note. | 50 |
| Clôture auto après (heures) | Combien de temps une note peut rester ouverte avant d’être débitée automatiquement. De 1 à 44 heures. | 12 |
| Pourboire automatique | Un pourcentage de pourboire ajouté uniquement quand une note se ferme automatiquement. De 0 à 30 %. | 0 |
Ouvrir une note
- Sur la caisse, ouvrez l’onglet Notes de bar et touchez Nouvelle note.
- Saisissez un Nom du client, par exemple « Sam au bar ». Vous pouvez le laisser vide ; la note porte alors le nom de son numéro ou de la carte.
- Touchez Ouvrir la note sur le lecteur. Si plusieurs lecteurs sont disponibles, choisissez celui où se trouve le client.
- Demandez au client de poser ou d’insérer sa carte. Le lecteur peut demander le code PIN.
- Quand vous voyez Note ouverte, la pré-autorisation est en place et la commande de la note s’ouvre.
Si la carte est refusée, la note affiche Carte refusée. Touchez Réessayer pour l’envoyer à nouveau au lecteur, demandez une autre carte, ou Libérer la pré-autorisation pour supprimer la note vide.
Ajouter des tournées
- Dans Notes de bar, touchez Ajouter une tournée sur la note (ou touchez la note pour ouvrir sa commande).
- Ajoutez des boissons et des plats comme pour n’importe quelle commande, et touchez Envoyer en cuisine pour les articles à préparer.
- Utilisez Répéter la dernière tournée pour ajouter à nouveau la dernière tournée envoyée.
Chaque note affiche son total, depuis combien de temps elle est ouverte et la pré-autorisation, par exemple « Pré-autorisation 50,00 € ».
Quand l’addition dépasse la pré-autorisation
Quand l’addition dépasse 80 % du montant pré-autorisé, Verimly augmente la pré-autorisation de lui-même jusqu’à l’addition plus le montant de pré-autorisation. Vous n’avez rien à faire.
Si la carte refuse la pré-autorisation plus élevée, la note est signalée, par exemple « La carte a refusé une pré-autorisation plus élevée ». Un bandeau sur la commande propose Augmenter la pré-autorisation pour réessayer. Voir Une note de bar ne peut pas être débitée.
Fermer une note
- Ouvrez la note et touchez Fermer la note (ou Fermer sur la note dans la liste).
- Vérifiez l’Addition et la Pré-autorisation.
- Choisissez un pourboire : Aucun, 5 %, 10 %, 15 % ou Autre montant.
- Touchez Débiter la carte · {amount}.
La carte est débitée de l’addition plus le pourboire, et l’écran du ticket s’ouvre. Seul le montant que vous avez débité quitte le compte du client ; le reste de la pré-autorisation est libéré.
Si le total dépasse la pré-autorisation, la caisse avertit : « Le total dépasse la pré-autorisation. La différence est demandée à la carte ; en cas de refus, encaissez autrement. »
Payer autrement
Si le client veut payer en espèces ou avec une autre carte, touchez Encaisser autrement et utilisez l’écran de paiement habituel. Une fois la commande payée, la pré-autorisation sur la carte est libérée automatiquement.
Libérer une note vide
Si rien n’a été commandé, ouvrez la note et touchez Libérer la note, puis Libérer la pré-autorisation. La pré-autorisation est annulée et la note se ferme. Une note contenant des articles ou des paiements ne peut pas être libérée ; fermez-la plutôt.
Clôture automatique
Une note ouverte est débitée automatiquement une heure avant l’expiration de sa pré-autorisation. La pré-autorisation expire à la limite Clôture auto après (heures), ou plus tôt si la limite propre au réseau de cartes est plus courte. Le Pourboire automatique est ajouté. Les notes proches de ce moment affichent « Fermeture automatique à {time} ».
Ce que vous voyez dans le back-office
Commandes › Notes de bar liste les notes ouvertes avec la carte, la pré-autorisation, le total, la fin de la pré-autorisation et les éventuels avertissements. Les notes se règlent sur la caisse. Une note vide peut y être annulée avec Annuler la pré-autorisation.
Questions fréquentes
Que voit le client sur son relevé ?
Un montant en attente pour la pré-autorisation, puis le débit final. Voir Ce qu’une pré-autorisation signifie pour le client.
Puis-je mettre une commande existante sur une note ?
Non. Une note démarre toujours depuis Notes de bar avec la carte sur le lecteur.
Des frais de service sont-ils ajoutés aux notes ?
Non. Les notes comptent comme des commandes à emporter. Voir Frais de service et numéros de commande.