El recuento de caja no cuadra
Averigua por qué una caja se cerró con sobrante o faltante, desde un error al contar hasta una salida sin registrar o un pago asignado a la forma de pago equivocada, y dónde mirar en el back office.
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Una caja tiene sobrante cuando hay más efectivo del esperado y faltante cuando hay menos. La mayoría de las diferencias tienen una causa corriente: un descuido al contar, un proveedor pagado desde el cajón sin registrarlo o un pago con tarjeta cobrado como efectivo. Este artículo te ayuda a encontrar la causa, empezando por la más probable.
Solución más rápida: vuelve a contar
Si el primer recuento no cuadra, el TPV ya pide un segundo recuento desde cero y se conservan ambos. Muchas diferencias desaparecen al volver a contar. Si la caja aún no está cerrada, cuenta una vez más, billete a billete, y coloca los billetes por valor.
Cuando la caja está cerrada, el resultado es definitivo. No se puede reabrir, pero puedes encontrar la causa y mejorar tu forma de trabajar para la próxima vez.
Dónde mirar
En el back office, ve a Caja › Arqueos y filtra por Con diferencia. Abre la caja que no cuadra. Ves:
- Resumen del arqueo: esperado, contado y la diferencia, con Sobrante o Faltante. Contado dos veces aparece cuando hubo un nuevo recuento, con el Primer recuento.
- Billetes y monedas: lo que se contó por valor, si el local cuenta por billetes y monedas.
- Recaudación: pagos por forma de pago en esta caja.
- Cómo se suma el importe esperado: efectivo inicial, ventas en efectivo, propinas en efectivo, entradas, salidas y retiradas.
- La Nota de cierre que dejó quien cerró.
El Informe Z impreso contiene las mismas cifras.
Lista de comprobación, de más a menos probable
- Un error al contar. Compara el primer y el segundo recuento. Si difieren entre sí, el cajón se contó mal al menos una vez. Revisa los billetes y las monedas: es habitual que falte una fila de monedas o que un billete de 50 € se cuente como uno de 20 €.
- Efectivo movido sin registrarlo. Un proveedor pagado en la puerta, un anticipo de personal o efectivo llevado a la caja fuerte sin una Salida o una Retirada hace que falte exactamente ese importe en la caja. Compara el importe con los movimientos recientes en Caja › Entradas y salidas y pregunta al equipo. Registra el movimiento la próxima vez. Consulta Registrar entradas y salidas de efectivo de la caja.
- Efectivo inicial incorrecto. Si el efectivo inicial introducido al abrir no era lo que realmente había en el cajón, todo el día se desvía en ese importe. Compara el efectivo inicial con lo que quedó en el cierre anterior.
- La forma de pago equivocada. Un pago con tarjeta registrado como efectivo deja la caja con faltante; efectivo registrado como tarjeta regalo o tarjeta la deja con sobrante. Compara la Recaudación por forma de pago con los totales de tu lector de tarjetas del día. Consulta Liquidaciones y exportaciones de transacciones.
- Cambio incorrecto. Los importes pequeños y raros suelen ser cambio dado mal. Revisa los pagos grandes en efectivo en Pedidos para la tableta y la hora de la caja.
- Propinas en efectivo retiradas. Las propinas en efectivo forman parte del efectivo esperado. Si el personal sacó sus propinas del cajón sin registrar una salida, a la caja le faltan las propinas.
- Un reembolso en efectivo o un cobro anulado. Los reembolsos en efectivo reducen el efectivo esperado. Si se devolvió efectivo sin registrar un reembolso, o se registró un reembolso pero el dinero se quedó en el cajón, la caja no cuadra. Revisa los reembolsos en el Informe Z y en Pedidos.
- Efectivo cobrado en otra tableta. Cada tableta tiene su propia caja. El efectivo cobrado en otra tableta pertenece a esa caja, aunque haya acabado en este cajón. Los dispositivos de camarero asignan sus pagos a la caja principal. Compara los recuentos de todas las cajas del local del mismo día: una con sobrante y otra con faltante por el mismo importe es una pista clara.
- Dos personas en un cajón. Si varias personas usan un mismo cajón, los errores son difíciles de rastrear. Los cajones numerados dan a cada persona su propio cajón y su propio recuento. Consulta Configurar cajones y reglas de arqueo.
Usa el registro de actividad
El Registro de actividad anota cada apertura de caja, recuento, cierre, movimiento de efectivo, anulación y reembolso, con quién lo hizo y cuándo. Filtra por el periodo de la caja y busca cualquier cosa inesperada. Consulta Registro de actividad.
Previene las diferencias
- Cuenta a ciegas: con Arqueo ciego activado, el personal cuenta sin ver el importe esperado, lo que convierte el recuento en una verdadera comprobación.
- Registra cada movimiento en el momento en que ocurre.
- Deja un fondo fijo con Se queda en el cajón para que la siguiente apertura empiece con un importe conocido.
- Cierra cada caja todos los días y cierra la caja que abriste tú.
¿Sigue sin funcionar?
Si la diferencia no se puede explicar y crees que Verimly calculó mal el importe esperado, contacta con soporte con:
- el local, la tableta o el número de cajón y la fecha,
- los importes esperado y contado de Caja › Arqueos,
- una foto del Informe Z,
- cualquier movimiento o reembolso que creas que falta.
Consulta Contactar con soporte.