Le comptage de caisse ne correspond pas
Trouver pourquoi une caisse a été clôturée avec un excédent ou un manquant, d’une erreur de comptage à une sortie d’espèces non enregistrée ou à un paiement imputé au mauvais mode, et où regarder dans le back-office.
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Une caisse est en excédent quand il y a plus d’espèces que prévu et en manquant quand il y en a moins. La plupart des écarts ont une cause ordinaire : une erreur de comptage, un fournisseur payé depuis le tiroir sans enregistrement, ou un paiement par carte saisi comme espèces. Cet article vous aide à trouver la cause, en commençant par la plus probable.
Solution la plus rapide : recompter
Si le premier comptage ne correspond pas, la caisse demande déjà un second comptage depuis le début, et les deux sont conservés. Beaucoup d’écarts disparaissent au recomptage. Si la caisse n’est pas encore clôturée, comptez encore une fois, billet par billet, et disposez les billets par valeur.
Une fois la caisse clôturée, le résultat est définitif. Vous ne pouvez pas la rouvrir, mais vous pouvez trouver la cause et corriger votre façon de faire pour la prochaine fois.
Où regarder
Dans le back-office, allez dans Caisse › Comptages et filtrez sur Avec un écart. Ouvrez la caisse concernée. Vous voyez :
- Synthèse du comptage : attendu, compté et l’écart, avec Excédent ou Manquant. Compté deux fois s’affiche en cas de recomptage, avec le Premier comptage.
- Billets et pièces : ce qui a été compté par valeur, si l’établissement compte par valeur.
- Recettes : les paiements par mode sur cette caisse.
- Comment le montant attendu se compose : espèces de départ, ventes en espèces, pourboires en espèces, entrées d’espèces, sorties d’espèces et prélèvements.
- La Note de clôture laissée par la personne qui a clôturé.
Le rapport Z imprimé contient les mêmes chiffres.
Liste de vérifications, la plus probable d’abord
- Une erreur de comptage. Comparez le premier et le second comptage. S’ils diffèrent l’un de l’autre, le tiroir a été mal compté au moins une fois. Vérifiez les billets et les pièces : un rouleau de pièces oublié ou un billet de 50 € compté comme 20 € est fréquent.
- Des espèces déplacées sans enregistrement. Un fournisseur payé à la porte, une avance sur salaire ou des espèces emportées au coffre sans Sortie d’espèces ni Prélèvement rendent la caisse en manquant d’exactement ce montant. Comparez le montant aux mouvements récents sous Caisse › Entrées et sorties, et interrogez l’équipe. Enregistrez le mouvement la prochaine fois. Voir Enregistrer les entrées et sorties d’espèces de la caisse.
- Des espèces de départ erronées. Si les espèces de départ saisies à l’ouverture ne correspondaient pas à ce qui se trouvait réellement dans le tiroir, toute la journée est décalée de ce montant. Comparez les espèces de départ avec ce qui est resté à la clôture précédente.
- Le mauvais mode de paiement. Un paiement par carte enregistré comme espèces met la caisse en manquant ; des espèces enregistrées comme carte cadeau ou carte la mettent en excédent. Comparez les Recettes par mode avec les totaux de votre lecteur de carte pour la journée. Voir Versements et solde.
- Une erreur de monnaie rendue. Les petits montants étranges viennent souvent d’une monnaie mal rendue. Vérifiez les gros paiements en espèces dans Commandes pour la tablette et l’heure de la caisse.
- Des pourboires en espèces retirés. Les pourboires en espèces font partie des espèces attendues. Si le personnel a retiré ses pourboires du tiroir sans enregistrer de sortie d’espèces, la caisse est en manquant du montant des pourboires.
- Un remboursement en espèces ou un paiement annulé. Les remboursements en espèces diminuent les espèces attendues. Si des espèces ont été rendues sans enregistrer de remboursement, ou si un remboursement a été enregistré mais que l’argent est resté dans le tiroir, la caisse est décalée. Vérifiez les remboursements sur le rapport Z et dans Commandes.
- Des espèces encaissées sur une autre tablette. Chaque tablette a sa propre caisse. Les espèces encaissées sur une autre tablette appartiennent à cette caisse, même si elles ont fini dans ce tiroir. Les appareils serveur imputent leurs paiements à la caisse principale. Comparez les comptages de toutes les caisses de l’établissement pour le même jour : une en excédent et une en manquant du même montant est un fort indice.
- Deux personnes dans un même tiroir. Si plusieurs personnes utilisent un seul tiroir, les erreurs sont difficiles à retracer. Les tiroirs numérotés donnent à chacun son propre tiroir et son propre comptage. Voir Configurer les tiroirs-caisses et les règles de comptage.
Utiliser le journal d’activité
Le Journal d’activité enregistre chaque ouverture de caisse, comptage, clôture, mouvement d’espèces, annulation et remboursement, avec qui l’a fait et quand. Filtrez sur la période de la caisse et cherchez tout ce qui est inattendu. Voir Journal d’activité.
Prévenir les écarts
- Comptez à l’aveugle : avec Comptage à l’aveugle activé, le personnel compte sans voir le montant attendu, ce qui fait du comptage une vraie vérification.
- Enregistrez chaque mouvement au moment où il a lieu.
- Laissez un fond de monnaie fixe avec Laissé dans le tiroir pour que la prochaine ouverture parte d’un montant connu.
- Clôturez chaque caisse chaque jour, et clôturez la caisse que vous avez ouverte vous-même.
Toujours un problème ?
Si l’écart reste inexpliqué et que vous pensez que Verimly a mal calculé le montant attendu, contactez le support en indiquant :
- l’établissement, la tablette ou le numéro de tiroir et la date,
- les montants attendu et compté depuis Caisse › Comptages,
- une photo du rapport Z,
- les mouvements ou remboursements que vous pensez manquants.
Voir Contacter le support.