Il conteggio dei contanti non torna
Scopri perché una cassa si è chiusa con eccedenza o ammanco, da un errore di conteggio a un prelievo non registrato o a un pagamento registrato con il metodo sbagliato, e dove guardare nel back office.
In questa pagina
Una cassa ha un’eccedenza quando ci sono più contanti del previsto e un ammanco quando ce ne sono meno. La maggior parte delle differenze ha una causa ordinaria: un errore di conteggio, un fornitore pagato dal cassetto senza registrarlo oppure un pagamento con carta battuto come contanti. Questo articolo ti aiuta a trovare la causa, partendo dalla più probabile.
Soluzione più rapida: conta di nuovo
Se il primo conteggio non torna, la cassa chiede già un secondo conteggio da zero e li conserva entrambi. Molte differenze spariscono al riconteggio. Se la cassa non è ancora chiusa, conta ancora una volta, banconota per banconota, e disponi le banconote per valore.
Una volta chiusa la cassa, il risultato è definitivo. Non puoi riaprirla, ma puoi trovare la causa e correggere il tuo modo di lavorare per la prossima volta.
Dove guardare
Nel back office vai in Cassa › Conteggi e filtra su Con differenza. Apri la cassa che non torna. Vedi:
- Riepilogo conteggio: atteso, contato e la differenza, con Eccedenza o Ammanco. Contato due volte compare quando c’è stato un riconteggio, con il Primo conteggio.
- Banconote e monete: ciò che è stato contato per ogni valore, se la sede conta per tagli.
- Incassi: pagamenti per metodo su questa cassa.
- Come si compone l’importo atteso: contanti iniziali, vendite in contanti, mance in contanti, versamenti, prelievi e depositi in cassaforte.
- La Nota di chiusura lasciata da chi ha chiuso.
Il report Z stampato contiene le stesse cifre.
Lista di controllo, dalla causa più probabile
- Un errore di conteggio. Confronta il primo e il secondo conteggio. Se differiscono tra loro, il cassetto è stato contato male almeno una volta. Controlla banconote e monete: una fila di monete mancante o una banconota da 50 € contata come 20 € sono comuni.
- Contanti spostati senza registrarli. Un fornitore pagato alla porta, un anticipo al personale o contanti portati in cassaforte senza un Prelievo o un Deposito in cassaforte fanno risultare un ammanco esattamente di quell’importo. Confronta l’importo con i movimenti recenti in Cassa › Entrate e uscite e chiedi al team. Registra il movimento la prossima volta. Vedi Registrare entrate e uscite di contanti dalla cassa.
- Contanti iniziali sbagliati. Se i contanti iniziali inseriti all’apertura non erano ciò che c’era davvero nel cassetto, l’intera giornata è sfalsata di quell’importo. Confronta i contanti iniziali con ciò che era rimasto alla chiusura precedente.
- Il metodo di pagamento sbagliato. Un pagamento con carta registrato come contanti fa risultare un ammanco; contanti registrati come carta regalo o carta fanno risultare un’eccedenza. Confronta gli Incassi per metodo con i totali del lettore di carte della giornata. Vedi Accrediti ed esportazioni delle transazioni.
- Resto sbagliato. Importi piccoli e strani sono spesso resto dato in modo errato. Controlla i grandi pagamenti in contanti in Ordini per il tablet e l’orario della cassa.
- Mance in contanti prelevate. Le mance in contanti fanno parte dei contanti attesi. Se il personale ha prelevato le proprie mance dal cassetto senza registrare un prelievo, la cassa è in ammanco della somma delle mance.
- Un rimborso in contanti o un pagamento annullato. I rimborsi in contanti riducono i contanti attesi. Se sono stati restituiti contanti senza registrare un rimborso, o un rimborso è stato registrato ma il denaro è rimasto nel cassetto, la cassa non torna. Controlla i rimborsi nel report Z e in Ordini.
- Contanti incassati su un altro tablet. Ogni tablet ha la sua cassa. I contanti incassati su un altro tablet appartengono a quella cassa, anche se sono finiti in questo cassetto. I dispositivi cameriere registrano i loro pagamenti sulla cassa principale. Confronta i conteggi di tutte le casse della sede nello stesso giorno: una con eccedenza e una con ammanco dello stesso importo è un forte indizio.
- Due persone in un cassetto. Se più persone usano un solo cassetto, gli errori sono difficili da rintracciare. I cassetti numerati danno a ogni persona il proprio cassetto e il proprio conteggio. Vedi Configurare i cassetti contanti e le regole di conteggio.
Usare il registro attività
Il Registro attività registra ogni apertura di cassa, conteggio, chiusura, movimento di cassa, annullamento e rimborso, con chi l’ha fatto e quando. Filtra per il periodo della cassa e cerca qualsiasi cosa di inatteso. Vedi Registro attività.
Prevenire le differenze
- Conta alla cieca: con Conteggio alla cieca attivo, il personale conta senza vedere l’importo atteso, il che rende il conteggio un vero controllo.
- Registra ogni movimento nel momento in cui avviene.
- Lascia un fondo fisso con Lasciato nel cassetto così la prossima apertura parte da un importo noto.
- Chiudi ogni cassa ogni giorno e chiudi la cassa che hai aperto tu.
Ancora non funziona?
Se la differenza non si spiega e pensi che Verimly abbia calcolato male l’importo atteso, contatta il supporto con:
- la sede, il tablet o il numero del cassetto e la data,
- gli importi atteso e contato da Cassa › Conteggi,
- una foto del report Z,
- eventuali movimenti o rimborsi che pensi manchino.
Vedi Contattare il supporto.