Kundenprofile, Datenexport und Löschung
Was ein Kundenprofil enthält, wie es mit dem eigenen Knownbee-Konto des Gastes zusammenhängt und wie Sie die Daten eines Kunden exportieren oder löschen, wenn er darum bittet.
Auf dieser Seite
Ein Kundenprofil ist die Aufzeichnung Ihres Betriebs über einen Gast: Kontaktdaten, Besuche, Treueguthaben und Notizen. Das Knownbee-Konto des Gastes ist etwas anderes: Es gehört dem Gast, und Verimly betreibt es. Wenn Sie wissen, was was ist, wissen Sie auch, was Sie exportieren oder löschen können und was nur der Gast tun kann.
Bevor Sie beginnen
- Kundenprofile gehören zur Funktion Kunden & Treueprogramm. Sie ist Teil von Pro und Business, und Starter kann sie als Add-on hinzufügen. Siehe Funktionen ein- und ausschalten.
- Mit Kunden ansehen kann man Profile und Guthaben öffnen. Kunden verwalten braucht man, um ein Profil hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu exportieren oder zu löschen und um die Marketing-Einwilligung zu ändern. Treueguthaben anpassen braucht man, um Punkte oder Stempel zu korrigieren.
Ihr Profil und das Knownbee-Konto des Gastes
| Kundenprofil (Ihres) | Knownbee-Konto (das des Gastes) | |
|---|---|---|
| Wer es kontrolliert | Ihr Betrieb | Der Gast |
| Wo es liegt | Kunden im Backoffice | Die Knownbee-App |
| Was es enthält | Name, E-Mail, Telefon, Geburtstag, Schlagwörter, Notizen, Marketing-Einwilligung, Guthaben, Bestellungen, Reservierungen, Gutscheine | Seine Anmeldedaten und die Karten, die er an jedem Ort hat |
| Wer es löschen kann | Jemand mit Kunden verwalten oder der Gast, indem er Ihren Ort in Knownbee verlässt | Nur der Gast |
Jedes Profil, das Sie speichern, ist von Anfang an ein Knownbee-Kunde. Meldet sich der Gast mit derselben E-Mail oder Telefonnummer bei Knownbee an, erscheint seine Karte dort, und das Profil zeigt Nutzt die Knownbee-App. Bis dahin zeigt es Noch nicht in der App. Ihr Betrieb sieht weder die anderen Karten des Gastes noch, wohin er sonst geht. Siehe Was Knownbee ist.
Ein Profil hinzufügen oder bearbeiten
- Gehen Sie im Backoffice zu Kunden und wählen Sie Neuer Kunde.
- Geben Sie einen Name und mindestens eine E-Mail oder ein Telefon ein. Über E-Mail oder Telefon findet der Gast später seine Karte in Knownbee.
- Fügen Sie bei Bedarf einen Geburtstag, Schlagwörter (durch Kommas getrennt) oder Notizen hinzu.
- Speichern Sie. Um ein Profil später zu ändern, öffnen Sie es und wählen Sie Bearbeiten.
Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer kann in Ihrem Betrieb nur zu einem Profil gehören. Sehen Sie „Diese E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen Kunden verwendet.“ (CUSTOMER_EMAIL_TAKEN) oder „Diese Telefonnummer wird bereits von einem anderen Kunden verwendet.“ (CUSTOMER_PHONE_TAKEN), ist der Gast wahrscheinlich schon gespeichert. Suchen Sie nach ihm und führen Sie das Duplikat zusammen, falls es zwei gibt.
Das Personal kann Kunden auch an der Kasse hinzufügen, siehe Was Knownbee ist.
Marketing-Einwilligung
Der Schalter Marketing-Einwilligung im Profil hält fest, ob der Gast Neuigkeiten und Angeboten zugestimmt hat. Schalten Sie ihn nur mit dem ausdrücklichen Ja des Gastes ein. Das Datum der Einwilligung steht unter dem Schalter, und jede Änderung wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Gäste, die auf Ihren eigenen Seiten reservieren oder bestellen, kommen über ihre E-Mail-Adresse zu Kunden, sobald sie diese mit dem Buchungscode bestätigen oder die Bestellung bezahlen. Ein angehaktes Kästchen für Neuigkeiten wird erst dann festgehalten, nie vorher. Eine eingegebene Telefonnummer wird in einem neuen Profil gespeichert, verknüpft den Gast aber nie mit einem bestehenden.
Verimly speichert diese Einwilligung nur. Es gibt kein Werkzeug, um Marketingkampagnen an Gäste zu senden. Ein Gast, der Knownbee nutzt, kann Neuigkeiten von Ihrem Ort auf seiner Karte selbst ein- oder ausschalten.
Die Daten eines Kunden exportieren
Nutzen Sie das, wenn ein Gast fragt, was Sie über ihn speichern.
- Öffnen Sie den Kunden unter Kunden.
- Öffnen Sie Weitere Aktionen (die drei Punkte) und wählen Sie Daten exportieren.
- Eine JSON-Datei wird heruntergeladen, benannt nach dem Profil.
Die Datei enthält das Profil, das Treueguthaben und seinen gesamten Verlauf, die mit dem Profil verknüpften Bestellungen, Online-Bestellungen mit derselben E-Mail oder Telefonnummer, Reservierungen und Gutscheine (mit maskierten Codes). Der Export wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Einen Kunden löschen
- Öffnen Sie den Kunden unter Kunden.
- Öffnen Sie Weitere Aktionen und wählen Sie Kunden löschen.
- Bestätigen Sie. „Profil und Saldo werden gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.“
Was passiert:
- Das Profil, das Treueguthaben und sein Verlauf werden gelöscht.
- Bestellungen bleiben in Ihren Umsätzen und Berichten, verlieren aber Name und Kontaktdaten. Das gilt auch für Online-Bestellungen mit der E-Mail oder Telefonnummer des Kunden.
- Reservierungen behalten Datum und Gruppengröße, ohne Name oder Kontaktdaten.
- Gutscheine bleiben gültig, sind aber nicht mehr mit einem Profil verknüpft.
- Das eigene Knownbee-Konto des Gastes wird nicht gelöscht. Ihre Karte verschwindet daraus.
Was der Gast in Knownbee tun kann
Ein Gast, der Knownbee nutzt, kann seine Daten verwalten, ohne Sie zu fragen:
- Auf einer Karte unter Deine Daten bei Ihrem Ort: Meine Daten herunterladen liefert denselben Export, den Sie erstellen können. Diesen Ort verlassen gefolgt von Verlassen und meine Daten löschen löscht Ihr Profil von ihm, genau so, als hätten Sie es gelöscht.
- Unter Profil: Alle meine Daten herunterladen umfasst das Konto und jede Karte. Konto löschen löscht das Konto und jede Karte, nach einem Bestätigungscode.
Es gibt keine Möglichkeit, einen Gast von Ihrem Ort zu trennen und das Profil zu behalten. Jeder Kunde ist ein Knownbee-Kunde, dieselbe E-Mail oder Telefonnummer würde die Karte also sofort zurückbringen.
Häufige Fragen
Kann ich eine Löschung rückgängig machen?
Nein. Fügen Sie den Gast als neuen Kunden erneut hinzu. Sein früheres Guthaben und sein Verlauf lassen sich nicht wiederherstellen.
Ändert das Löschen eines Kunden meine Berichte?
Nein. Die Bestellungen und ihre Summen bleiben. Nur die Verknüpfung zur Person und ihre Kontaktdaten werden entfernt.
Kann das Personal einen Gast bei Knownbee anmelden oder die Bedingungen für ihn akzeptieren?
Nein. Der Gast meldet sich auf seinem eigenen Handy an und akzeptiert die Bedingungen von Knownbee selbst. Das Speichern eines Profils akzeptiert nie etwas in seinem Namen.
Wenn etwas nicht klappt
- Die Option zum Exportieren oder Löschen fehlt: Sie brauchen Kunden verwalten. Bitten Sie den Inhaber, Ihre Rolle unter Rollen und Berechtigungen zu prüfen.
- Der Gast sagt, seine Karte sei nicht in Knownbee: Vergleichen Sie die E-Mail oder das Telefon im Profil mit der, mit der er sich anmeldet. Siehe Punkte, Stempel oder ein Mitgliedscode funktionieren nicht.
- Zwei Profile für einen Gast: Siehe Doppelte Kundenprofile zusammenführen.