Perfiles de clientes, exportación y eliminación de datos
Qué contiene un perfil de cliente, cómo se relaciona con la propia cuenta Knownbee del cliente, y cómo exportar o eliminar los datos de un cliente cuando lo pide.
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Un perfil de cliente es el registro que tu negocio tiene de un cliente: datos de contacto, visitas, saldo de fidelización y notas. La cuenta Knownbee del cliente es otra cosa: pertenece al cliente, y la gestiona Verimly. Saber cuál es cuál te dice qué puedes exportar o eliminar, y qué solo puede hacer el cliente.
Antes de empezar
- Los perfiles de clientes vienen con la función Clientes y fidelización. Forma parte de Pro y Business, y Starter puede añadirla como complemento. Consulta Activa y desactiva funciones.
- Ver clientes permite abrir perfiles y saldos. Gestionar clientes hace falta para añadir, editar, exportar o eliminar un perfil y para cambiar el consentimiento de marketing. Ajustar saldos de fidelización hace falta para corregir puntos o sellos.
Tu perfil y la cuenta Knownbee del cliente
| Perfil de cliente (tuyo) | Cuenta Knownbee (del cliente) | |
|---|---|---|
| Quién lo controla | Tu negocio | El cliente |
| Dónde vive | Clientes en el back office | La app Knownbee |
| Qué contiene | Nombre, correo electrónico, teléfono, cumpleaños, etiquetas, notas, consentimiento de marketing, saldo, pedidos, reservas, tarjetas regalo | Sus datos de acceso y las tarjetas que tiene en cada local |
| Quién puede eliminarlo | Alguien con Gestionar clientes, o el cliente al dejar tu local en Knownbee | Solo el cliente |
Cada perfil que guardas es un cliente de Knownbee desde el principio. Cuando el cliente inicia sesión en Knownbee con el mismo correo electrónico o teléfono, su tarjeta aparece allí, y el perfil muestra Usa la app Knownbee. Hasta entonces muestra Aún no está en la app. Tu negocio nunca ve las otras tarjetas del cliente ni adónde más va. Consulta Qué es Knownbee.
Añadir o editar un perfil
- En el back office, ve a Clientes y elige Nuevo cliente.
- Escribe un Nombre y al menos un Correo electrónico o un Teléfono. El correo o el teléfono es la forma en que el cliente encuentra después su tarjeta en Knownbee.
- Añade un Cumpleaños, Etiquetas (sepáralas con comas) o Notas si es útil.
- Guarda. Para cambiar un perfil más tarde, ábrelo y elige Editar.
Un correo electrónico o un número de teléfono solo puede pertenecer a un perfil de tu negocio. Si ves «Otro cliente ya usa este correo electrónico» (CUSTOMER_EMAIL_TAKEN) o «Otro cliente ya usa este número de teléfono» (CUSTOMER_PHONE_TAKEN), probablemente el cliente ya está guardado. Búscalo y fusiona el duplicado si hay dos.
El personal también puede añadir clientes en la caja; consulta Qué es Knownbee.
Consentimiento de marketing
El interruptor Consentimiento de marketing del perfil registra si el cliente dijo que sí a novedades y ofertas. Actívalo solo con el sí explícito del cliente. La fecha en que se dio aparece bajo el interruptor, y cada cambio se anota en el registro de actividad.
Los clientes que reservan o piden en tus propias páginas se añaden a Clientes por su email cuando lo confirman con el código de la reserva o pagan el pedido. La casilla de novedades marcada en esas páginas se registra entonces, nunca antes. El teléfono que escriben se guarda en un perfil nuevo, pero nunca los vincula a uno existente.
Verimly solo guarda este consentimiento. No hay ninguna herramienta para enviar campañas de marketing a los clientes. Un cliente que usa Knownbee puede activar o desactivar él mismo las novedades de tu local en su tarjeta.
Exportar los datos de un cliente
Úsalo cuando un cliente te pregunte qué guardas sobre él.
- Abre el cliente en Clientes.
- Abre Más acciones (los tres puntos) y elige Exportar datos.
- Se descarga un archivo JSON, con el nombre del perfil.
El archivo contiene el perfil, el saldo de fidelización y su historial completo, los pedidos vinculados al perfil, los pedidos online hechos con el mismo correo electrónico o teléfono, las reservas y las tarjetas regalo (con los códigos enmascarados). La exportación queda registrada en el registro de actividad.
Eliminar un cliente
- Abre el cliente en Clientes.
- Abre Más acciones y elige Eliminar cliente.
- Confirma. «Se eliminan el perfil y el saldo. No se puede deshacer.»
Qué ocurre:
- Se eliminan el perfil, el saldo de fidelización y su historial.
- Los pedidos permanecen en tus ventas e informes, pero pierden el nombre y los datos de contacto. Esto incluye los pedidos online hechos con el correo electrónico o el teléfono del cliente.
- Las reservas conservan su fecha y el número de comensales, sin el nombre ni los datos de contacto.
- Las tarjetas regalo siguen siendo válidas, pero ya no están vinculadas a un perfil.
- La cuenta Knownbee del propio cliente no se elimina. Tu tarjeta desaparece de ella.
Qué puede hacer el cliente en Knownbee
Un cliente que usa Knownbee puede gestionar sus datos sin pedírtelo:
- En una tarjeta, en Tus datos en tu local: Descargar mis datos da la misma exportación que puedes hacer tú. Dejar este local seguido de Salir y borrar mis datos elimina tu perfil de él, exactamente como si lo hubieras eliminado tú.
- En Perfil: Descargar todos mis datos abarca la cuenta y todas las tarjetas. Eliminar cuenta elimina la cuenta y todas las tarjetas, tras un código de confirmación.
No hay forma de desvincular a un cliente de tu local y conservar el perfil. Cada cliente es un cliente de Knownbee, así que el mismo correo electrónico o teléfono traería la tarjeta de vuelta enseguida.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deshacer una eliminación?
No. Vuelve a añadir al cliente como un cliente nuevo. Su saldo e historial anteriores no se pueden restaurar.
¿Eliminar un cliente cambia mis informes?
No. Los pedidos y sus totales permanecen. Solo se eliminan el vínculo con la persona y sus datos de contacto.
¿Puede el personal iniciar sesión en Knownbee por un cliente o aceptar los términos por él?
No. El cliente inicia sesión en su propio móvil y acepta él mismo los términos de Knownbee. Guardar un perfil nunca acepta nada en su nombre.
Si algo falla
- Falta la opción de exportar o eliminar: necesitas Gestionar clientes. Pide al propietario que revise tu rol en Roles y permisos.
- El cliente dice que su tarjeta no está en Knownbee: compara el correo electrónico o el teléfono del perfil con el que usa para iniciar sesión. Consulta Los puntos, los sellos o un código de socio no funcionan.
- Dos perfiles para un mismo cliente: consulta Fusiona perfiles de clientes duplicados.