Fiches clients, export et suppression des données
Ce que contient une fiche client, son lien avec le compte Knownbee du client lui-même, et comment exporter ou supprimer les données d’un client quand il le demande.
Sur cette page
Une fiche client est le dossier de votre établissement sur un client : coordonnées, visites, solde de fidélité et notes. Le compte Knownbee du client est autre chose : il appartient au client, et c’est Verimly qui le gère. Savoir lequel est lequel vous indique ce que vous pouvez exporter ou supprimer, et ce que seul le client peut faire.
Avant de commencer
- Les fiches clients viennent avec la fonction Clients et fidélité. Elle fait partie de Pro et Business, et Starter peut l’ajouter comme option. Voir Activer et désactiver des fonctions.
- Voir les clients permet d’ouvrir les fiches et les soldes. Gérer les clients est nécessaire pour ajouter, modifier, exporter ou supprimer une fiche et pour changer le consentement marketing. Ajuster les soldes de fidélité est nécessaire pour corriger des points ou des tampons.
Votre fiche et le compte Knownbee du client
| Fiche client (la vôtre) | Compte Knownbee (celui du client) | |
|---|---|---|
| Qui la contrôle | Votre établissement | Le client |
| Où elle se trouve | Clients dans le back-office | L’app Knownbee |
| Ce qu’elle contient | Nom, e-mail, téléphone, date de naissance, étiquettes, notes, consentement marketing, solde, commandes, réservations, cartes cadeaux | Ses identifiants de connexion et les cartes qu’il détient dans tous les lieux |
| Qui peut la supprimer | Une personne avec Gérer les clients, ou le client en quittant votre lieu dans Knownbee | Seulement le client |
Chaque fiche que vous enregistrez est dès le départ un client Knownbee. Quand le client se connecte à Knownbee avec le même e-mail ou téléphone, sa carte y apparaît, et la fiche affiche Utilise l'app Knownbee. Jusque-là, elle affiche Pas encore dans l'app. Votre établissement ne voit jamais les autres cartes du client ni où il va ailleurs. Voir Ce qu’est Knownbee.
Ajouter ou modifier une fiche
- Dans le back-office, allez dans Clients et choisissez Nouveau client.
- Saisissez un Nom et au moins un E-mail ou un Téléphone. L’e-mail ou le téléphone permet au client de retrouver plus tard sa carte dans Knownbee.
- Ajoutez une Date de naissance, des Étiquettes (séparez-les par des virgules) ou des Remarques si utile.
- Enregistrez. Pour modifier une fiche plus tard, ouvrez-la et choisissez Modifier.
Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone ne peut appartenir qu’à une seule fiche dans votre établissement. Si vous voyez « Un autre client utilise déjà cette adresse e-mail. » (CUSTOMER_EMAIL_TAKEN) ou « Un autre client utilise déjà ce numéro de téléphone. » (CUSTOMER_PHONE_TAKEN), le client est probablement déjà enregistré. Cherchez-le, et fusionnez le doublon s’il y en a deux.
Le personnel peut aussi ajouter des clients en caisse, voir Ce qu’est Knownbee.
Consentement marketing
Le bouton Consentement marketing de la fiche enregistre si le client a dit oui aux actualités et aux offres. Ne l’activez qu’avec un oui explicite du client. La date à laquelle il a été donné s’affiche sous le bouton, et chaque changement est inscrit dans le journal d’activité.
Les clients qui réservent ou commandent sur vos propres pages sont ajoutés aux Clients par leur e-mail une fois qu’ils l’ont confirmé avec le code de réservation ou qu’ils ont payé la commande. La case actualités cochée sur ces pages est enregistrée à ce moment-là, jamais avant. Le numéro de téléphone saisi est gardé sur une nouvelle fiche, mais ne les relie jamais à une fiche existante.
Verimly ne fait que stocker ce consentement. Il n’existe aucun outil pour envoyer des campagnes marketing aux clients. Un client qui utilise Knownbee peut activer ou désactiver lui-même les actualités de votre lieu sur sa carte.
Exporter les données d’un client
Utilisez cette option quand un client demande ce que vous gardez sur lui.
- Ouvrez le client dans Clients.
- Ouvrez Plus d’actions (les trois points) et choisissez Exporter les données.
- Un fichier JSON se télécharge, nommé d’après la fiche.
Le fichier contient la fiche, le solde de fidélité et tout son historique, les commandes liées à la fiche, les commandes en ligne passées avec le même e-mail ou téléphone, les réservations et les cartes cadeaux (avec des codes masqués). L’export est consigné dans le journal d’activité.
Supprimer un client
- Ouvrez le client dans Clients.
- Ouvrez Plus d’actions et choisissez Supprimer le client.
- Confirmez. « Le profil et le solde sont supprimés. Action irréversible. »
Ce qui se passe :
- La fiche, le solde de fidélité et son historique sont supprimés.
- Les commandes restent dans vos ventes et rapports, mais perdent le nom et les coordonnées. Cela inclut les commandes en ligne passées avec l’e-mail ou le téléphone du client.
- Les réservations gardent leur date et leur nombre de couverts, sans le nom ni les coordonnées.
- Les cartes cadeaux restent valables, mais ne sont plus liées à une fiche.
- Le compte Knownbee du client n’est pas supprimé. Votre carte en disparaît.
Ce que le client peut faire dans Knownbee
Un client qui utilise Knownbee peut gérer ses données sans vous le demander :
- Sur une carte, sous Tes données chez votre lieu : Télécharger mes données donne le même export que celui que vous pouvez faire. Quitter ce lieu suivi de Quitter et supprimer mes données supprime votre fiche le concernant, exactement comme si vous l’aviez supprimée.
- Dans Profil : Télécharger toutes mes données couvre le compte et toutes les cartes. Supprimer le compte supprime le compte et toutes les cartes, après un code de confirmation.
Il n’existe aucun moyen de dissocier un client de votre lieu en gardant la fiche. Chaque client est un client Knownbee ; le même e-mail ou téléphone ferait donc revenir la carte aussitôt.
Questions fréquentes
Puis-je annuler une suppression ?
Non. Ajoutez de nouveau le client comme nouveau client. Son ancien solde et son historique ne peuvent pas être restaurés.
Supprimer un client modifie-t-il mes rapports ?
Non. Les commandes et leurs totaux restent. Seuls le lien avec la personne et ses coordonnées sont supprimés.
Le personnel peut-il connecter un client à Knownbee ou accepter les conditions à sa place ?
Non. Le client se connecte sur son propre téléphone et accepte lui-même les conditions de Knownbee. Enregistrer une fiche n’accepte jamais rien en son nom.
En cas de problème
- L’option d’export ou de suppression est absente : il vous faut Gérer les clients. Demandez au propriétaire de vérifier votre rôle dans Rôles et autorisations.
- Le client dit que sa carte n’est pas dans Knownbee : comparez l’e-mail ou le téléphone de la fiche avec celui qu’il utilise pour se connecter. Voir Les points, tampons ou le code membre ne fonctionnent pas.
- Deux fiches pour un même client : voir Fusionner des fiches clients en double.