Klantprofielen, gegevens exporteren en verwijderen

Een klantprofiel is het dossier van je bedrijf over een gast: contactgegevens, bezoeken, loyaliteitssaldo en notities. Het Knownbee-account van de gast is iets anders: dat is van de gast, en Verimly beheert het. Als je weet wat wat is, weet je wat je kunt exporteren of verwijderen en wat alleen de gast kan doen.

Voordat je begint

• Klantprofielen horen bij de functie Klanten & loyaliteit. Die zit in Pro en Business, en Starter kan hem als add-on toevoegen. Zie Functies aan- en uitzetten.
• Met Klanten bekijken kan iemand profielen en saldo’s openen. Klanten beheren is nodig om een profiel toe te voegen, te bewerken, te exporteren of te verwijderen en om de marketingtoestemming te wijzigen. Loyaliteitssaldo aanpassen is nodig om punten of stempels te corrigeren.

Jouw profiel en het Knownbee-account van de gast

Elk profiel dat je opslaat, is vanaf het begin een Knownbee-klant. Logt de gast in bij Knownbee met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, dan verschijnt zijn kaart daar en toont het profiel Gebruikt de Knownbee-app. Tot dan toont het Nog niet in de app. Je bedrijf ziet nooit de andere kaarten van de gast of waar hij nog meer komt. Zie Wat Knownbee is.

Een profiel toevoegen of bewerken

1. 1Ga in de backoffice naar Klanten en kies Nieuwe klant.
2. 2Vul een Naam in en minstens een E-mail of een Telefoon. Met het e-mailadres of telefoonnummer vindt de gast later zijn kaart in Knownbee.
3. 3Voeg een Verjaardag, Tags (gescheiden door komma’s) of Notities toe als dat nuttig is.
4. 4Sla op. Om een profiel later te wijzigen, open je het en kies je Bewerken.

Een e-mailadres of telefoonnummer kan maar bij één profiel in je bedrijf horen. Zie je ‘Een andere klant gebruikt dit e-mailadres al.’ (CUSTOMER_EMAIL_TAKEN) of ‘Een andere klant gebruikt dit telefoonnummer al.’ (CUSTOMER_PHONE_TAKEN), dan staat de gast waarschijnlijk al opgeslagen. Zoek hem op en voeg het duplicaat samen als er twee zijn.

Medewerkers kunnen klanten ook aan de kassa toevoegen, zie Wat Knownbee is.

Marketingtoestemming

De schakelaar Marketingtoestemming op het profiel legt vast of de gast ja heeft gezegd tegen nieuws en aanbiedingen. Zet hem alleen aan met een uitdrukkelijk ja van de gast. De datum waarop de toestemming is gegeven, staat onder de schakelaar en elke wijziging wordt in het activiteitenlogboek geschreven.

Gasten die op je eigen pagina’s reserveren of bestellen, komen via hun e-mailadres bij Klanten zodra ze het bevestigen met de boekingscode of de bestelling betalen. Een aangevinkt vakje voor nieuws wordt dan vastgelegd, nooit eerder. Een ingevuld telefoonnummer komt op een nieuw profiel, maar koppelt de gast nooit aan een bestaand profiel.

Verimly slaat deze toestemming alleen op. Er is geen hulpmiddel om marketingcampagnes naar gasten te sturen. Een gast die Knownbee gebruikt, kan nieuws van jouw zaak zelf aan- of uitzetten op zijn kaart.

De gegevens van een klant exporteren

Gebruik dit als een gast vraagt wat je over hem bewaart.

1. 1Open de klant in Klanten.
2. 2Open Meer acties (de drie puntjes) en kies Gegevens exporteren.
3. 3Er wordt een JSON-bestand gedownload, genoemd naar het profiel.

Het bestand bevat het profiel, het loyaliteitssaldo met de volledige geschiedenis, de bestellingen die aan het profiel zijn gekoppeld, online bestellingen met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, reserveringen en cadeaukaarten (met gemaskeerde codes). De export wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek.

Een klant verwijderen

1. 1Open de klant in Klanten.
2. 2Open Meer acties en kies Klant verwijderen.
3. 3Bevestig. ‘Profiel en saldo worden verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden.’

Wat er gebeurt:

• Het profiel, het loyaliteitssaldo en de geschiedenis worden verwijderd.
• Bestellingen blijven in je verkoop en rapporten staan, maar verliezen de naam en contactgegevens. Dat geldt ook voor online bestellingen met het e-mailadres of telefoonnummer van de klant.
• Reserveringen houden hun datum en groepsgrootte, zonder de naam of contactgegevens.
• Cadeaukaarten blijven geldig, maar zijn niet meer aan een profiel gekoppeld.
• Het eigen Knownbee-account van de gast wordt niet verwijderd. Jouw kaart verdwijnt eruit.

Wat de gast in Knownbee kan doen

Een gast die Knownbee gebruikt, kan zijn gegevens beheren zonder het jou te vragen:

• Op een kaart, onder Je gegevens bij jouw zaak: Mijn gegevens downloaden geeft dezelfde export die jij kunt maken. Deze zaak verlaten gevolgd door Verlaten en mijn gegevens verwijderen verwijdert jouw profiel van hem, precies alsof jij het had verwijderd.
• Bij Profiel: Al mijn gegevens downloaden omvat het account en elke kaart. Account verwijderen verwijdert het account en elke kaart, na een bevestigingscode.

Je kunt een gast niet van jouw zaak loskoppelen en het profiel houden. Elke klant is een Knownbee-klant, dus hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer zou de kaart meteen terugbrengen.

Veelgestelde vragen

Kan ik een verwijdering ongedaan maken?

Nee. Voeg de gast opnieuw toe als nieuwe klant. Zijn vorige saldo en geschiedenis kunnen niet worden hersteld.

Verandert het verwijderen van een klant mijn rapporten?

Nee. De bestellingen en hun totalen blijven. Alleen de koppeling aan de persoon en zijn contactgegevens worden verwijderd.

Kan personeel een gast inloggen bij Knownbee of de voorwaarden voor hem accepteren?

Nee. De gast logt in op zijn eigen telefoon en accepteert de voorwaarden van Knownbee zelf. Een profiel opslaan accepteert nooit iets namens hem.

Als er iets misgaat

• De optie om te exporteren of te verwijderen ontbreekt: je hebt Klanten beheren nodig. Vraag de eigenaar je rol te controleren in Rollen en rechten.
• De gast zegt dat zijn kaart niet in Knownbee staat: vergelijk het e-mailadres of telefoonnummer op het profiel met wat hij gebruikt om in te loggen. Zie Punten, stempels of een ledencode werken niet.
• Twee profielen voor één gast: zie Dubbele klantprofielen samenvoegen.