Punten, stempels of een ledencode werken niet

De meeste loyaliteitsproblemen komen neer op drie dingen: de klant stond niet op de bestelling toen die werd betaald, de getoonde code is niet de actuele, of de gast staat twee keer in Klanten. Loop de onderstaande controles op volgorde langs.

Snelste oplossing

Vraag de gast Knownbee te openen, op Mijn code te tikken en de code op het scherm te tonen. Scan hem, of typ de code onder de QR (hij begint met RG-). Koppelt dat de klant, dan lag het probleem bij een oude of verkeerde code.

De code wordt niet gevonden

‘Geen klant gevonden voor deze code.’ (LOYALTY_CODE_NOT_FOUND)

Controleer deze punten op volgorde:

1. 1Het is een cadeaukaartcode. Een code die met GC- begint, betaalt met een cadeaukaart; het is geen ledencode. Gebruik hem op het betaalscherm, zie Betalen met een cadeaukaart.
2. 2De code is opnieuw ingesteld. Nadat een gast zijn code opnieuw heeft ingesteld, of nadat jij een ledencode in de backoffice hebt vervangen, werkt de oude meteen niet meer. Een oude screenshot, een afgedrukte code of een walletpas die vóór het opnieuw instellen is toegevoegd, scant niet meer. Vraag om de code in de app. Zie Een ledencode opnieuw instellen of vervangen.
3. 3De gast is hier nog geen lid. Een Knownbee-code vindt alleen gasten die klant zijn van jouw bedrijf. Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen klanten. Zoek op naam, telefoonnummer of e-mailadres, of tik op Nieuwe klant om hem op te slaan.
4. 4De code is verkeerd getypt. Codes gebruiken letters en cijfers zonder 0, O, 1, I of L. Spaties en streepjes maken niet uit. Zowel RG--codes (actueel) als oudere VM--codes worden geaccepteerd.
5. 5De scanner stuurde iets anders. Probeer Scannen met camera in het zoekveld, of typ de code.

De gast heeft niets verdiend

1. 1Er stond geen klant op de bestelling toen die werd betaald. Punten en stempels worden geboekt als de bestelling wordt betaald, en alleen voor de klant die dan is gekoppeld. Personeel dat de bestelling opnam, kan de klant tot 24 uur na de betaling nog koppelen; de punten worden meteen geboekt. Daarna corrigeert een manager het saldo.
2. 2De bestelling telde niet mee. Controleer bij een stempelkaart de Minimale besteding per stempel: kleinere bestellingen leveren geen stempel op. Cadeaukaarten die op de bestelling zijn verkocht, tellen niet mee voor punten of het minimum.
3. 3De bestelling is gestorneerd of terugbetaald. Een storno haalt weg wat de bestelling opleverde. Een terugbetaling haalt weg wat de terugbetaalde artikelen of het bedrag opleverden. Een terugbetaling naar de kaart die de bank nog verwerkt, telt pas als die rond is; een mislukte haalt niets terug.
4. 4De stempels zijn vervallen. Is Stempels vervallen na (dagen) ingesteld, dan wordt een kaart zonder nieuwe stempel gedurende die tijd gewist. De geschiedenis toont ‘Verlopen’.
5. 5De welkomstbonus is er nog niet. Hij komt bij het eerste betaalde bezoek na het aanmelden in Knownbee, niet als de gast zich aanmeldt.

Open de klant in Klanten en lees de Geschiedenis: elke regel toont Verdiend, Ingewisseld, Aangepast of Verlopen, met de bestelling.

Het saldo in Knownbee is anders

• De gast heeft misschien twee profielen bij jouw zaak, bijvoorbeeld één met zijn e-mailadres en één met zijn telefoonnummer. Zoek beide op en voeg het duplicaat samen.
• De kaart verschijnt alleen in Knownbee als de gast inlogt met het e-mailadres of telefoonnummer dat op het profiel staat. Gebruikt hij een ander, voeg dat dan toe aan het profiel, of vraag hem het andere contact toe te voegen in Knownbee onder Profiel.
• Verlopen stempels tonen overal als 0, ook voordat ze zijn afgeschreven.

Een saldo met de hand corrigeren

1. 1Open in de backoffice de klant en kies Saldo aanpassen.
2. 2Vul de wijziging in bij Punten of Stempels. Gebruik een min om iets weg te halen.
3. 3Vul een Reden in en sla op.

Hiervoor heb je Loyaliteitssaldo aanpassen nodig. Het saldo kan nooit onder 0 komen, en elke aanpassing staat in de geschiedenis en het activiteitenlogboek.

Werkt het nog steeds niet?

Neem contact op met support, zie Contact met support. Stuur mee:

• het bestelnummer en het tijdstip waarop het is betaald,
• de naam van de klant zoals opgeslagen in Klanten,
• de eerste tekens van de code (RG- of VM-) en de exacte melding op de kassa,
• de apparaatnaam van de kassa.