El diario contable y tus códigos contables
Qué muestra el diario de cada día, cómo definir tus códigos contables, cómo leer un día y sus avisos y cómo exportar el diario en CSV para tu gestor.
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El diario convierte la jornada de un local en líneas de debe y haber: ventas, IVA, propinas, pagos, reembolsos y movimientos de caja, cada uno en una cuenta. Das a cada cuenta tu propio código contable una sola vez y después exportas el diario en CSV para tu gestor. Verimly puede enviar el diario a Moneybird por sí solo, consulta Conectar Moneybird. Para otro software de contabilidad, el CSV es la forma de llevar las cifras a tu contabilidad.
Antes de empezar
- Leer y exportar el diario requiere el permiso Resumen de IVA, igual que el informe de IVA. Los propietarios, los encargados y el rol de Gestor contable lo tienen por defecto.
- Definir los códigos contables requiere el permiso Cuentas contables. Los propietarios y los encargados lo tienen. Sin él ves los códigos, pero no puedes cambiarlos.
- Pregunta a tu gestor qué códigos contables usar, o dale la lista de cuentas de Ajustes › Contabilidad. Verimly no conoce tu plan contable.
- El diario funciona en todos los planes. No hay que activar nada.
Define tus códigos contables
- En el back office abre Ajustes › Contabilidad.
- Las cuentas están agrupadas en tarjetas: Ventas, IVA repercutido, Pagos, Caja, Entradas de caja, Salidas de caja y Otros.
- Selecciona una fila, o el botón de editar de una tarjeta, e introduce el código de cada cuenta. Usa como máximo 32 letras, cifras, puntos, guiones o barras. Deja un campo vacío para quitar su código.
- Selecciona Guardar.
Las filas sin código muestran Sin definir.
En una empresa establecida en los Países Bajos aparece Rellenar números habituales mientras no haya ningún código. Rellena números que usan muchos planes de cuentas neerlandeses, como Kas 1000, Omzet hoog 8000 y Omzet laag 8010. Revísalos con tu gestor y cambia los que no coincidan.
- Ventas e IVA tienen una fila por cada tipo de IVA en uso, como Ventas 21% e IVA 21%, más una fila Todos los tipos. Un tipo sin código propio usa el código de Todos los tipos. Aparece en gris, por ejemplo «4000 · de Todos los tipos».
- Entradas de caja y Salidas de caja funcionan igual por motivo, con Todos los motivos como valor de respaldo.
- Pagos contiene la caja, Pagos con tarjeta (Stripe), Terminales de tarjeta externos, Tarjetas regalo y Propinas. Caja contiene Caja a banco o caja fuerte y Diferencia de caja. Otros contiene Disputas perdidas, Redondeos y Pendiente de asignar.
Los códigos se usan al leer y exportar el diario. Si cambias un código, cambia la exportación de todos los días, también los pasados.
Lee un día
- Abre Informes y después Diario.
- Elige el local en el menú de local de la parte superior. Con Todos los locales se te pide elegir uno, porque un asiento pertenece a un local.
- Elige la jornada. Empieza en ayer, y puedes pasar a otros días o elegir una fecha. Un día que aún no ha terminado sigue cambiando.
La tabla tiene las columnas Cuenta, Descripción, Debe y Haber, con una fila Total. Cada cuenta muestra tu código contable junto al nombre, o Sin código si no has definido uno. Debajo de la tabla se lee Debe y haber coinciden. Si difieren, un mensaje indica la diferencia, por ejemplo Debe y haber difieren en 0,10 €. Un día sin actividad muestra Sin asientos este día.
Qué se contabiliza
| Operación | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Ventas | Donde fue el pago (abajo) | Ventas e IVA repercutido por tipo de IVA |
| Tarjetas regalo vendidas | Donde fue el pago | Tarjetas regalo |
| Pago con una tarjeta regalo | Tarjetas regalo | La venta, como arriba |
| Propinas | El pago, propina incluida | Propinas |
| Reembolsos | Ventas e IVA repercutido por tipo | Donde volvió el dinero |
| Disputa de tarjeta perdida | Disputas perdidas | Pagos con tarjeta (Stripe) |
| Diferencia de caja al cerrar | Falta: Diferencia de caja. Sobra: Caja | Falta: Caja. Sobra: Diferencia de caja |
| Entrada de caja | Caja | Entradas de caja por motivo |
| Salida de caja | Salidas de caja por motivo | Caja |
| Caja a banco o caja fuerte | Caja a banco o caja fuerte | Caja |
Los pagos se cargan en la cuenta donde está el dinero: Caja, Pagos con tarjeta (Stripe), Terminales de tarjeta externos (terminales de tarjeta anteriores que no son Verimly Payments) o Tarjetas regalo. Las propinas van incluidas en el pago y se abonan en Propinas, porque las debes a tu equipo y no son ingresos por ventas.
Los céntimos por redondeo van a Redondeos. Una diferencia mayor va a Pendiente de asignar y genera un aviso.
Las cifras siguen tus informes. Las ventas, el IVA y los reembolsos usan el mismo cálculo que el informe de IVA, así que un mes de diarios suma el IVA repercutido de ese mes.
Avisos
Los avisos aparecen encima de la tabla.
| Aviso | Qué hacer |
|---|---|
| Un pedido se pagó otro día distinto al de la venta, por eso pagos y ventas no coinciden. La diferencia está en «Pendiente de asignar» y se compensa el otro día. | Mira el día anterior y el siguiente. Un pedido pagado en otra jornada distinta de la de la venta hace que los dos días difieran en el mismo importe, y se compensan. Si no es así, revisa los pedidos y los pagos de ese día. |
| Un reembolso no tiene desglose de IVA. Su importe está en «Pendiente de asignar». | Verimly no pudo repartir el reembolso entre los tipos de IVA, normalmente un reembolso antiguo. Dile a tu gestor de qué reembolso se trata o contacta con soporte. |
| Una caja sigue abierta. Su diferencia de arqueo aún no está en este asiento. | Cierra la caja, consulta Cerrar la caja al final del día. La diferencia aparece el día en que se cierra la caja. |
| Algunas líneas no tienen código contable. | Selecciona Definir códigos junto al aviso y rellena los códigos que faltan. |
Exportar para tu gestor
- En Informes › Diario selecciona Exportar CSV. Se abre la ventana Exportar diario.
- Elige el periodo: Este mes (hasta ayer), Mes pasado o Periodo personalizado. Un periodo personalizado puede durar como máximo 366 días. Un mensaje te avisa cuando las fechas no sirven.
- Con más de un local, elige el local o Todos los locales.
- Selecciona Descargar.
Obtienes un archivo CSV con una fila por línea del diario. Las columnas son date, location, account_code, account_key, description, vat_rate, debit y credit. Los importes tienen dos decimales con punto y sin símbolo de moneda. El nombre del archivo muestra el local y el periodo, por ejemplo journal_main-bar_2026-10-01_2026-10-31.csv.
La columna account_code contiene tus códigos contables. Las columnas account_key y description contienen nombres fijos en inglés como revenue.21 y sales, para que el archivo sea igual sea cual sea el idioma de tu back office.
Todavía no se exportan las comisiones de Stripe ni las liquidaciones, consulta más abajo. Moneybird tiene una conexión directa, consulta Conectar Moneybird. Para otro software de contabilidad, tu gestor importa el CSV. Consulta Exporta tus datos a CSV para las demás exportaciones.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un día no cuadra?
El debe y el haber difieren cuando los pagos y las ventas caen en jornadas distintas, cuando un reembolso no tiene desglose de IVA o cuando algo sigue abierto. La diferencia está en Pendiente de asignar, con un aviso que indica la causa. Hasta 5 céntimos se contabiliza en Redondeos sin aviso.
¿Por qué las tarjetas regalo no son ingresos por ventas?
Una tarjeta regalo es un vale, no una venta. Su venta se abona en Tarjetas regalo, fuera del IVA. Cuando un cliente paga con ella, se carga Tarjetas regalo y la venta se contabiliza como siempre. Consulta Emitir y gestionar tarjetas regalo en el back office.
¿Dónde están las comisiones de tarjeta y las liquidaciones?
Todavía no están en el diario. Con la conexión de Moneybird van a Moneybird con cada liquidación. Los pagos con tarjeta figuran en bruto en Pagos con tarjeta (Stripe). Para comisiones y liquidaciones usa las exportaciones de Pagos, consulta Concilia las liquidaciones con tus ventas y ¿Cuánto cuesta un pago con tarjeta?.
¿Por qué el diario difiere del informe de ventas?
Ambos siguen las jornadas. El informe de ventas calcula las ventas netas por pedido, el diario por tipo de IVA para todo el día, así que pueden diferir en unos céntimos. El informe de IVA usa días naturales, consulta Los informes, la caja y el banco muestran totales distintos.
Se perdió una disputa de tarjeta. ¿Dónde está?
El día en que se perdió, el importe pasa de Pagos con tarjeta (Stripe) a Disputas perdidas. Las ventas y el IVA se quedan como estaban. Consulta Responder a una disputa de tarjeta.
No veo el diario ni los ajustes
Tu rol no incluye Resumen de IVA, o Cuentas contables para editar. Pide a un propietario que lo añada en Personal › Roles y permisos, consulta Roles y permisos.