Le journal comptable et vos codes comptables
Ce que montre le journal quotidien, comment définir vos codes comptables, comment lire une journée et ses avertissements, et comment exporter le journal en CSV pour votre comptable.
Sur cette page
Le journal transforme la journée d’activité d’un établissement en lignes de débit et de crédit : ventes, TVA, pourboires, paiements, remboursements et mouvements de caisse, chacun sur un compte. Vous donnez une fois votre propre code comptable à chaque compte, puis vous exportez le journal en CSV pour votre comptable. Verimly peut envoyer le journal à Moneybird tout seul, voir Connecter Moneybird. Pour un autre logiciel de comptabilité, le CSV est le moyen de faire arriver les chiffres dans votre comptabilité.
Avant de commencer
- Lire et exporter le journal demande le droit Synthèse TVA, comme le rapport de TVA. Les propriétaires, les responsables et le rôle Comptable l’ont par défaut.
- Définir les codes comptables demande le droit Comptes comptables. Les propriétaires et les responsables l’ont. Sans lui, vous voyez les codes mais ne pouvez pas les modifier.
- Demandez à votre comptable quels codes utiliser, ou remettez-lui la liste des comptes de Paramètres › Comptabilité. Verimly ne connaît pas votre plan comptable.
- Le journal fonctionne avec tous les abonnements. Il n’y a rien à activer.
Définir vos codes comptables
- Dans le back-office, ouvrez Paramètres › Comptabilité.
- Les comptes sont regroupés en cartes : Ventes, TVA collectée, Paiements, Caisse, Entrées de caisse, Sorties de caisse et Autre.
- Sélectionnez une ligne, ou le bouton de modification d’une carte, et saisissez le code de chaque compte. Utilisez 32 lettres, chiffres, points, tirets ou barres obliques au maximum. Laissez un champ vide pour supprimer son code.
- Sélectionnez Enregistrer.
Les lignes sans code affichent Non défini.
Pour une entreprise établie aux Pays-Bas, Remplir les numéros courants apparaît tant qu’aucun code n’est défini. Il remplit des numéros utilisés par de nombreux plans comptables néerlandais, comme Kas 1000, Omzet hoog 8000 et Omzet laag 8010. Vérifiez-les avec votre comptable et modifiez ceux qui diffèrent.
- Ventes et TVA ont une ligne par taux de TVA utilisé, comme Ventes 21% et TVA 21%, plus une ligne Tous les taux. Un taux sans code propre utilise le code de Tous les taux. Il s’affiche en gris, par exemple « 4000 · de Tous les taux ».
- Entrées de caisse et Sorties de caisse fonctionnent de la même façon par motif, avec Tous les motifs comme valeur de repli.
- Paiements contient la caisse, Paiements par carte (Stripe), Terminaux de carte externes, Cartes cadeaux et Pourboires. Caisse contient Caisse vers banque ou coffre et Écart de caisse. Autre contient Litiges perdus, Écarts d’arrondi et À affecter.
Les codes sont utilisés quand vous lisez et exportez le journal. Modifier un code change l’export de tous les jours, y compris des jours passés.
Lire une journée
- Ouvrez Rapports, puis Journal.
- Choisissez l’établissement dans le menu des établissements en haut. Avec Tous les établissements, on vous demande d’en choisir un, car une écriture appartient à un établissement.
- Choisissez la journée d’activité. Elle commence à hier, et vous pouvez passer à d’autres jours ou choisir une date. Une journée qui n’est pas terminée change encore.
Le tableau a les colonnes Compte, Description, Débit et Crédit, avec une ligne Total. Chaque compte affiche votre code comptable à côté de son nom, ou Pas de code si vous n’en avez pas défini. Sous le tableau, on lit Débit et crédit concordent. Quand ils diffèrent, un message indique l’écart, par exemple Débit et crédit diffèrent de 0,10 €. Une journée sans activité affiche Aucune écriture ce jour-là.
Ce qui est comptabilisé
| Opération | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Ventes | Là où le paiement est allé (ci-dessous) | Ventes et TVA collectée par taux de TVA |
| Cartes cadeaux vendues | Là où le paiement est allé | Cartes cadeaux |
| Paiement par carte cadeau | Cartes cadeaux | La vente, comme ci-dessus |
| Pourboires | Le paiement, pourboire compris | Pourboires |
| Remboursements | Ventes et TVA collectée par taux | Là où l’argent est reparti |
| Litige de carte perdu | Litiges perdus | Paiements par carte (Stripe) |
| Écart de caisse à la clôture | Manque : Écart de caisse. Excédent : Caisse | Manque : Caisse. Excédent : Écart de caisse |
| Entrée de caisse | Caisse | Entrées de caisse par motif |
| Sortie de caisse | Sorties de caisse par motif | Caisse |
| Caisse vers banque ou coffre | Caisse vers banque ou coffre | Caisse |
Les paiements sont débités sur le compte où se trouve l’argent : Caisse, Paiements par carte (Stripe), Terminaux de carte externes (anciens terminaux de carte qui ne sont pas Verimly Payments) ou Cartes cadeaux. Les pourboires sont compris dans le paiement et crédités sur Pourboires, car vous les devez à votre équipe et ils ne sont pas du chiffre d’affaires.
Les centimes dus aux arrondis vont sur Écarts d’arrondi. Un écart plus grand va sur À affecter et déclenche un avertissement.
Les chiffres suivent vos rapports. Les ventes, la TVA et les remboursements utilisent le même calcul que le rapport de TVA : un mois de journaux donne donc la TVA collectée de ce mois.
Avertissements
Les avertissements s’affichent au-dessus du tableau.
| Avertissement | Que faire |
|---|---|
| Une commande a été payée un autre jour que celui de la vente : paiements et ventes diffèrent. L’écart figure sur « À affecter » et s’annule l’autre jour. | Regardez la veille et le lendemain. Une commande payée un autre jour d’activité que celui de la vente fait différer les deux jours du même montant, et les deux se compensent. Sinon, vérifiez les commandes et les paiements de ce jour. |
| Un remboursement n’a pas de ventilation de TVA. Son montant figure sur « À affecter ». | Verimly n’a pas pu répartir le remboursement entre les taux de TVA, en général un remboursement plus ancien. Dites à votre comptable de quel remboursement il s’agit, ou contactez le support. |
| Une caisse est encore ouverte. Son écart de comptage n’est pas encore dans cette écriture. | Clôturez la caisse, voir Clôturer la caisse en fin de journée. L’écart apparaît le jour où la caisse est clôturée. |
| Certaines lignes n’ont pas de code comptable. | Sélectionnez Définir les codes à côté de l’avertissement et saisissez les codes manquants. |
Exporter pour votre comptable
- Dans Rapports › Journal, sélectionnez Exporter en CSV. La fenêtre Exporter le journal s’ouvre.
- Choisissez la période : Ce mois-ci (jusqu’à hier), Mois dernier ou Période personnalisée. Une période personnalisée peut durer 366 jours au maximum. Un message vous prévient quand les dates ne conviennent pas.
- Avec plus d’un établissement, choisissez l’établissement ou Tous les établissements.
- Sélectionnez Télécharger.
Vous obtenez un fichier CSV avec une ligne par ligne du journal. Les colonnes sont date, location, account_code, account_key, description, vat_rate, debit et credit. Les montants ont deux décimales avec un point et sans symbole monétaire. Le nom du fichier indique l’établissement et la période, par exemple journal_main-bar_2026-10-01_2026-10-31.csv.
La colonne account_code contient vos codes comptables. Les colonnes account_key et description contiennent des noms anglais fixes comme revenue.21 et sales, pour qu’un fichier reste identique quelle que soit la langue de votre back-office.
Pas encore exportés : les frais Stripe et les versements, voir plus bas. Moneybird dispose d’une connexion directe, voir Connecter Moneybird. Pour un autre logiciel de comptabilité, votre comptable importe le CSV. Voir Exporter vos données en CSV pour les autres exports.
Questions fréquentes
Pourquoi une journée n’est-elle pas équilibrée ?
Le débit et le crédit diffèrent quand les paiements et les ventes tombent sur des jours d’activité différents, quand un remboursement n’a pas de ventilation de TVA ou quand quelque chose est encore ouvert. L’écart figure sur À affecter, avec un avertissement qui en donne la cause. Jusqu’à 5 centimes, il est comptabilisé sur Écarts d’arrondi sans avertissement.
Pourquoi les cartes cadeaux ne sont-elles pas du chiffre d’affaires ?
Une carte cadeau est un bon, pas une vente. Sa vente est créditée sur Cartes cadeaux, hors TVA. Quand un client paie avec, Cartes cadeaux est débité et la vente est comptabilisée comme d’habitude. Voir Émettre et gérer les cartes cadeaux dans le back-office.
Où sont les frais de carte et les versements ?
Ils ne sont pas encore dans le journal. Avec la connexion Moneybird, ils partent vers Moneybird à chaque versement. Les paiements par carte figurent bruts sur Paiements par carte (Stripe). Pour les frais et les versements, utilisez les exports de Paiements, voir Rapprocher les versements de vos ventes et Combien coûte un paiement par carte ?.
Pourquoi le journal diffère-t-il du rapport de ventes ?
Les deux suivent les jours d’activité. Le rapport de ventes calcule le chiffre d’affaires net par commande, le journal par taux de TVA pour toute la journée : ils peuvent donc différer de quelques centimes. Le rapport de TVA utilise les jours calendaires, voir Les rapports, la caisse et la banque affichent des totaux différents.
Un litige de carte a été perdu. Où est-il ?
Le jour où il a été perdu, le montant passe de Paiements par carte (Stripe) à Litiges perdus. Les ventes et la TVA restent inchangées. Voir Répondre à un litige de carte.
Je ne vois pas le journal ni les réglages
Votre rôle n’inclut pas Synthèse TVA, ou Comptes comptables pour modifier. Demandez à un propriétaire de l’ajouter sous Personnel › Rôles et autorisations, voir Rôles et droits.