Faire l’inventaire de votre stock
Faites un inventaire pour un établissement, voyez les écarts au fur et à mesure et laissez Verimly corriger les quantités en stock.
Sur cette page
Les ventes, les livraisons et les pertes maintiennent votre stock à peu près juste, mais seul un inventaire vous dit ce qu’il y a vraiment en rayon. Quand vous enregistrez un inventaire, Verimly comptabilise l’écart entre ce que vous avez compté et ce que le système attendait, pour que les chiffres correspondent de nouveau à la réalité.
Avant de commencer
- Il vous faut la fonction Stock et recettes et l’autorisation Inventaires. Une personne qui n’a que cette autorisation peut faire un inventaire sans pouvoir modifier les articles en stock ni voir les coûts.
- Les inventaires se font dans le back-office (le navigateur d’un téléphone ou d’une tablette convient bien en réserve). Il n’y a pas d’écran d’inventaire en caisse ni de feuille d’inventaire imprimable.
- Comptez dans l’unité propre à l’article. Si les grains de café sont tenus en Kilogramme, un sac de 1 kg à moitié plein vaut 0,5.
- Essayez de compter quand rien ne se vend, par exemple avant l’ouverture. Les ventes pendant l’inventaire modifient la quantité du système pendant que vous travaillez.
Compter plusieurs articles
- Allez dans Stocks et sélectionnez Faire l’inventaire.
- Sous Établissement inventorié, vérifiez l’établissement. L’inventaire ne modifie le stock que dans cet établissement.
- Parcourez la liste. Chaque article affiche sa quantité dans le système, par exemple « 12 kg en système ».
- Saisissez ce que vous avez compté dans le champ à côté de chaque article. Dès que vous saisissez un nombre, l’écart s’affiche sous l’article ; s’il est identique, vous voyez Conforme.
- Utilisez Rechercher un article pour aller à un article, et le filtre Non compté pour voir ce qui reste.
- Facultatif : ajoutez une Note, comme « Inventaire du week-end ».
- Sélectionnez Enregistrer.
En haut de la feuille, vous voyez votre progression (« 18/40 comptés ») et le nombre d’écarts.
Compter un seul article
- Allez dans Stocks et ouvrez l’article.
- Sélectionnez Compter.
- Saisissez la quantité comptée et sélectionnez Enregistrer.
Ce qui se passe à l’enregistrement
Pour chaque article dont le comptage diffère du système, Verimly comptabilise un Ajustement pour l’écart dans cet établissement. La quantité en stock devient exactement ce que vous avez compté.
- Les articles conformes ne sont pas modifiés.
- Dans les Mouvements de l’article, un inventaire apparaît comme Inventaire avec le solde obtenu. Si vous avez ajouté une note, la ligne apparaît comme Ajustement avec votre note à la place.
- Si un inventaire fait passer un article sous son seuil d’alerte, il reçoit le badge Bas. Voir Suivre votre stock.
- L’inventaire est consigné dans le journal d’activité avec son auteur.
Comprendre l’origine d’un écart
Un inventaire corrige le nombre, mais la cause se trouve dans l’historique. Ouvrez l’article et regardez ses Mouvements depuis le dernier inventaire :
- Des lignes Vente qui semblent trop grosses indiquent une fiche technique avec une mauvaise quantité ou unité. Voir Fiches techniques.
- Une livraison arrivée mais sans ligne Réception n’a jamais été enregistrée. Voir Enregistrer une livraison fournisseur.
- Un écart sans aucun mouvement correspond généralement à des pertes, du renversé ou des consommations du personnel non saisis. Voir Saisir les pertes et les ajustements.
Questions fréquentes
Puis-je annuler un inventaire ?
Pas en tant que tel. Recomptez l’article avec le bon nombre ; le nouvel inventaire comptabilise l’écart inverse.
Deux personnes peuvent-elles compter en même temps ?
Oui, si elles comptent des articles différents : chacune n’enregistre que les articles qu’elle a renseignés. Si les deux comptent le même article, le dernier enregistrement l’emporte.
Un inventaire change-t-il le coût unitaire ?
Non. Un inventaire ne modifie que les quantités.
En cas de problème
- Faire l’inventaire est absent : il vous faut l’autorisation Inventaires. Demandez à un propriétaire ; voir Rôles et autorisations.
- L’inventaire est parti dans le mauvais établissement : recomptez les articles concernés dans le bon établissement, puis comptez-les dans le mauvais établissement avec les quantités réellement présentes.
- L’enregistrement échoue : vérifiez votre connexion et réessayez ; rien n’est comptabilisé tant que l’enregistrement n’a pas réussi. Voir Internet est coupé ou les écrans ne se mettent pas à jour.