Das Buchhaltungsjournal und Ihre Sachkonto-Codes
Was das Tagesjournal zeigt, wie Sie Ihre Sachkonto-Codes festlegen, wie Sie einen Tag und die Warnungen lesen und wie Sie das Journal als CSV für Ihren Steuerberater exportieren.
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Das Journal macht aus dem Geschäftstag eines Standorts Soll- und Haben-Zeilen: Umsatz, Umsatzsteuer, Trinkgelder, Zahlungen, Erstattungen und Kassenbewegungen, jeweils auf einem Konto. Sie geben jedem Konto einmal Ihren eigenen Sachkonto-Code und exportieren das Journal danach als CSV für Ihren Steuerberater. Verimly kann das Journal selbst an Moneybird senden, siehe Moneybird verbinden. Bei anderer Buchhaltungssoftware ist die CSV-Datei der Weg, wie die Zahlen in Ihre Buchhaltung kommen.
Bevor Sie beginnen
- Das Journal lesen und exportieren erfordert die Berechtigung USt-Übersicht, wie beim USt-Bericht. Inhaber, Manager und die Rolle Buchhaltung haben sie standardmäßig.
- Sachkonto-Codes festlegen erfordert die Berechtigung Sachkonten. Inhaber und Manager haben sie. Ohne sie sehen Sie die Codes, können sie aber nicht ändern.
- Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Sachkonto-Codes Sie verwenden sollen, oder geben Sie ihm die Kontenliste aus Einstellungen › Buchhaltung. Verimly kennt Ihren Kontenrahmen nicht.
- Das Journal funktioniert in jedem Tarif. Es muss nichts eingeschaltet werden.
Ihre Sachkonto-Codes festlegen
- Öffnen Sie im Backoffice Einstellungen › Buchhaltung.
- Die Konten stehen in Karten: Umsatz, Umsatzsteuer, Zahlungen, Kasse, Einlagen in die Kasse, Entnahmen aus der Kasse und Sonstiges.
- Wählen Sie eine Zeile oder die Bearbeiten-Schaltfläche einer Karte und geben Sie den Code jedes Kontos ein. Verwenden Sie höchstens 32 Buchstaben, Ziffern, Punkte, Bindestriche oder Schrägstriche. Lassen Sie ein Feld leer, um den Code zu entfernen.
- Wählen Sie Speichern.
Zeilen ohne Code zeigen Nicht festgelegt.
Bei einem Unternehmen in den Niederlanden erscheint Übliche Nummern eintragen, solange noch kein Code gesetzt ist. Es trägt Nummern ein, die viele niederländische Kontenrahmen verwenden, etwa Kas 1000, Omzet hoog 8000 und Omzet laag 8010. Prüfe sie mit deiner Steuerberatung und ändere, was abweicht.
- Umsatz und Umsatzsteuer haben eine Zeile pro verwendetem Steuersatz, etwa Umsatz 21% und USt 21%, dazu eine Zeile Alle Steuersätze. Ein Steuersatz ohne eigenen Code nutzt den Code von Alle Steuersätze. Er erscheint grau, zum Beispiel „4000 · von Alle Steuersätze“.
- Einlagen in die Kasse und Entnahmen aus der Kasse funktionieren genauso pro Grund, mit Alle Gründe als Ersatz.
- Zahlungen enthält die Kasse, Kartenzahlungen (Stripe), Externe Kartenterminals, Gutscheine und Trinkgelder. Kasse enthält Kasse an Bank oder Tresor und Kassendifferenz. Sonstiges enthält Verlorene Rückbuchungen, Rundungsdifferenzen und Zu klären.
Die Codes werden beim Lesen und Exportieren des Journals verwendet. Ändern Sie einen Code, ändert sich der Export aller Tage, auch vergangener.
Einen Tag lesen
- Öffnen Sie Berichte und dann Journal.
- Wählen Sie den Standort im Standortmenü oben. Bei Alle Standorte werden Sie gebeten, einen auszuwählen, weil eine Buchung zu einem Standort gehört.
- Wählen Sie den Geschäftstag. Er beginnt bei gestern, und Sie können zu anderen Tagen wechseln oder ein Datum wählen. Ein Tag, der noch nicht zu Ende ist, ändert sich noch.
Die Tabelle hat die Spalten Konto, Beschreibung, Soll und Haben und eine Zeile Summe. Bei jedem Konto steht neben dem Namen Ihr Sachkonto-Code oder Kein Code, wenn Sie keinen festgelegt haben. Unter der Tabelle steht Soll und Haben stimmen überein. Weichen sie ab, steht dort eine Meldung mit dem Unterschied, etwa Soll und Haben weichen um 0,10 € ab. Ein Tag ohne Aktivität zeigt Keine Buchungen an diesem Tag.
Was gebucht wird
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Verkäufe | Wohin die Zahlung ging (unten) | Umsatz und Umsatzsteuer pro Steuersatz |
| Gutscheine verkauft | Wohin die Zahlung ging | Gutscheine |
| Mit einem Gutschein bezahlen | Gutscheine | Der Verkauf, wie oben |
| Trinkgelder | Die Zahlung, Trinkgeld eingeschlossen | Trinkgelder |
| Erstattungen | Umsatz und Umsatzsteuer pro Satz | Wohin das Geld zurückging |
| Verlorene Kartenrückbuchung | Verlorene Rückbuchungen | Kartenzahlungen (Stripe) |
| Kassendifferenz beim Abschluss | Fehlbetrag: Kassendifferenz. Überschuss: Kasse | Fehlbetrag: Kasse. Überschuss: Kassendifferenz |
| Einlage in die Kasse | Kasse | Einlagen in die Kasse nach Grund |
| Entnahme aus der Kasse | Entnahmen aus der Kasse nach Grund | Kasse |
| Kasse an Bank oder Tresor | Kasse an Bank oder Tresor | Kasse |
Zahlungen werden auf dem Konto belastet, auf dem das Geld liegt: Kasse, Kartenzahlungen (Stripe), Externe Kartenterminals (ältere Kartenterminals, die nicht Verimly Payments sind) oder Gutscheine. Trinkgelder sind in der Zahlung enthalten und werden auf Trinkgelder gutgeschrieben, weil Sie sie Ihrem Team schulden und sie kein Umsatz sind.
Cent-Beträge durch Rundung gehen auf Rundungsdifferenzen. Eine größere Differenz geht auf Zu klären und löst eine Warnung aus.
Die Zahlen folgen Ihren Berichten. Umsatz, Umsatzsteuer und Erstattungen werden wie im USt-Bericht berechnet, daher ergibt ein Monat an Journalen die Umsatzsteuer dieses Monats.
Warnungen
Warnungen stehen über der Tabelle.
| Warnung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eine Bestellung wurde an einem anderen Tag bezahlt als verkauft, daher weichen Zahlungen und Umsatz ab. Die Differenz steht auf „Zu klären“ und gleicht sich am anderen Tag aus. | Sehen Sie sich den Tag davor und danach an. Eine Bestellung, die an einem anderen Geschäftstag bezahlt als verkauft wurde, lässt beide Tage um denselben Betrag abweichen, und beide heben sich auf. Tun sie das nicht, prüfen Sie die Bestellungen und Zahlungen dieses Tages. |
| Eine Erstattung hat keine Steueraufteilung. Der Betrag steht auf „Zu klären“. | Verimly konnte die Erstattung nicht auf Steuersätze aufteilen, meist eine ältere Erstattung. Sagen Sie Ihrem Steuerberater, um welche Erstattung es geht, oder wenden Sie sich an den Support. |
| Eine Kasse ist noch geöffnet. Ihre Kassendifferenz ist noch nicht in dieser Buchung. | Schließen Sie die Kasse, siehe Die Kasse zum Tagesende schließen. Die Differenz erscheint an dem Tag, an dem die Kasse geschlossen wird. |
| Einige Zeilen haben keinen Sachkonto-Code. | Wählen Sie neben der Warnung Codes festlegen und tragen Sie die fehlenden Codes ein. |
Für Ihren Steuerberater exportieren
- Wählen Sie unter Berichte › Journal CSV exportieren. Das Fenster Journal exportieren öffnet sich.
- Wählen Sie den Zeitraum: Dieser Monat (bis gestern), Letzter Monat oder Eigener Zeitraum. Ein eigener Zeitraum darf höchstens 366 Tage umfassen. Eine Meldung zeigt an, wenn die Daten nicht passen.
- Bei mehr als einem Standort wählen Sie den Standort oder Alle Standorte.
- Wählen Sie Herunterladen.
Sie erhalten eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Journalzeile. Die Spalten sind date, location, account_code, account_key, description, vat_rate, debit und credit. Beträge haben zwei Dezimalstellen mit Punkt und kein Währungssymbol. Der Dateiname zeigt Standort und Zeitraum, zum Beispiel journal_main-bar_2026-10-01_2026-10-31.csv.
Die Spalte account_code enthält Ihre Sachkonto-Codes. Die Spalten account_key und description enthalten feste englische Namen wie revenue.21 und sales, damit eine Datei unabhängig von der Sprache Ihres Backoffice gleich bleibt.
Noch nicht exportiert: Stripe-Gebühren und Auszahlungen, siehe unten. Für Moneybird gibt es eine direkte Anbindung, siehe Moneybird verbinden. Bei anderer Buchhaltungssoftware importiert Ihr Steuerberater die CSV-Datei. Die anderen Exporte finden Sie unter Ihre Daten als CSV exportieren.
Häufige Fragen
Warum geht ein Tag nicht auf?
Soll und Haben weichen ab, wenn Zahlungen und Umsatz auf verschiedene Geschäftstage fallen, wenn eine Erstattung keine Steueraufteilung hat oder wenn etwas noch offen ist. Die Differenz steht auf Zu klären, mit einer Warnung, die die Ursache nennt. Bis 5 Cent wird sie ohne Warnung auf Rundungsdifferenzen gebucht.
Warum sind Gutscheine kein Umsatz?
Ein Gutschein ist ein Wertgutschein, kein Verkauf. Sein Verkauf wird auf Gutscheine gutgeschrieben, außerhalb der Umsatzsteuer. Bezahlt ein Gast damit, wird Gutscheine belastet und der Verkauf wie üblich gebucht. Siehe Gutscheine im Backoffice ausstellen und verwalten.
Wo sind die Kartengebühren und Auszahlungen?
Sie sind noch nicht im Journal. Mit der Moneybird-Verbindung gehen sie bei jeder Auszahlung an Moneybird. Die Kartenzahlungen stehen brutto auf Kartenzahlungen (Stripe). Für Gebühren und Auszahlungen nutzen Sie die Exporte unter Zahlungen, siehe Auszahlungen mit Ihrem Umsatz abgleichen und Was kostet eine Kartenzahlung?.
Warum weicht das Journal vom Umsatzbericht ab?
Beide folgen Geschäftstagen. Der Umsatzbericht berechnet den Nettoumsatz pro Bestellung, das Journal pro Steuersatz für den ganzen Tag, daher können sie um einige Cent abweichen. Der USt-Bericht verwendet Kalendertage, siehe Berichte, Kasse und Bank zeigen unterschiedliche Summen.
Eine Kartenrückbuchung wurde verloren. Wo steht sie?
An dem Tag, an dem sie verloren wurde, wandert der Betrag von Kartenzahlungen (Stripe) auf Verlorene Rückbuchungen. Umsatz und Umsatzsteuer bleiben unverändert. Siehe Auf eine Kartenrückbuchung antworten.
Ich sehe das Journal oder die Einstellungen nicht
Ihre Rolle enthält nicht USt-Übersicht, zum Ändern nicht Sachkonten. Bitten Sie einen Inhaber, sie unter Personal › Rollen und Rechte hinzuzufügen, siehe Rollen und Berechtigungen.