Het boekhoudjournaal en je grootboekcodes
Wat het dagelijkse journaal toont, hoe je je grootboekcodes instelt, hoe je een dag en de waarschuwingen leest en hoe je het journaal als CSV voor je boekhouder exporteert.
Op deze pagina
Het journaal zet de bedrijfsdag van één vestiging om in debet- en creditregels: omzet, btw, fooien, betalingen, terugbetalingen en kasbewegingen, elk op een rekening. Je geeft elke rekening één keer je eigen grootboekcode en exporteert het journaal daarna als CSV voor je boekhouder. Verimly kan het journaal zelf naar Moneybird sturen, zie Moneybird koppelen. Voor andere boekhoudsoftware is de CSV de manier waarop de cijfers in je boekhouding komen.
Voordat je begint
- Het journaal lezen en exporteren vraagt het recht Btw-overzicht, net als het btw-rapport. Eigenaren, managers en de rol Boekhouder hebben het standaard.
- Grootboekcodes instellen vraagt het recht Grootboekcodes. Eigenaren en managers hebben het. Zonder dat recht zie je de codes wel, maar kun je ze niet wijzigen.
- Vraag je boekhouder welke grootboekcodes je moet gebruiken, of geef hem de lijst met rekeningen uit Instellingen › Boekhouding. Verimly kent je rekeningschema niet.
- Het journaal werkt bij elk abonnement. Er hoeft niets te worden aangezet.
Je grootboekcodes instellen
- Open in de backoffice Instellingen › Boekhouding.
- De rekeningen staan in kaarten: Omzet, Af te dragen btw, Betalingen, Kas, Stortingen in de kas, Opnames uit de kas en Overig.
- Kies een rij, of de bewerkknop van een kaart, en vul de code van elke rekening in. Gebruik maximaal 32 letters, cijfers, punten, streepjes of schuine strepen. Laat een veld leeg om de code te verwijderen.
- Kies Opslaan.
Rijen zonder code tonen Niet ingesteld.
Bij een bedrijf in Nederland staat Gangbare nummers invullen zolang er nog geen code is ingesteld. Het vult nummers in die veel Nederlandse rekeningschema’s gebruiken, zoals Kas 1000, Omzet hoog 8000 en Omzet laag 8010. Controleer ze met je boekhouder en pas aan wat afwijkt.
- Omzet en btw hebben één rij per btw-tarief dat je gebruikt, zoals Omzet 21% en Btw 21%, plus een rij Alle tarieven. Een tarief zonder eigen code gebruikt de code van Alle tarieven. Die staat in grijs, bijvoorbeeld "4000 · van Alle tarieven".
- Stortingen in de kas en Opnames uit de kas werken hetzelfde per reden, met Alle redenen als terugval.
- Betalingen bevat de kas, Stripe (kruisposten), Externe pinterminals (kruisposten), Cadeaukaarten en Fooien. Kas bevat Kas naar bank of kluis en Kasverschil. Overig bevat Verloren chargebacks, Afrondingsverschillen en Te verdelen.
De codes worden gebruikt als je het journaal leest en exporteert. Wijzig je een code, dan verandert de export van alle dagen, ook van dagen in het verleden.
Een dag lezen
- Open Rapporten en dan Journaal.
- Kies de vestiging in het vestigingsmenu bovenaan. Met Alle vestigingen word je gevraagd er één te kiezen, want een boeking hoort bij één vestiging.
- Kies de bedrijfsdag. Die begint bij gisteren, en je kunt naar andere dagen stappen of een datum kiezen. Een dag die nog niet voorbij is, verandert nog.
De tabel heeft de kolommen Rekening, Omschrijving, Debet en Credit, met een rij Totaal. Bij elke rekening staat je grootboekcode naast de naam, of Geen code als je er geen hebt ingesteld. Onder de tabel staat Debet en credit sluiten aan. Als ze verschillen, staat er Debet en credit verschillen met een bedrag. Een dag zonder activiteit toont Geen boekingen op deze dag.
Wat wordt geboekt
| Gebeurtenis | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Omzet | Waar de betaling terechtkwam (hieronder) | Omzet en Btw per btw-tarief |
| Cadeaukaarten verkocht | Waar de betaling terechtkwam | Cadeaukaarten |
| Betalen met een cadeaukaart | Cadeaukaarten | De verkoop, zoals hierboven |
| Fooien | De betaling, fooi inbegrepen | Fooien |
| Terugbetalingen | Omzet en Btw per tarief | Waar het geld naartoe ging |
| Verloren chargeback | Verloren chargebacks | Stripe (kruisposten) |
| Kasverschil bij het afsluiten | Tekort: Kasverschil. Overschot: Kas | Tekort: Kas. Overschot: Kasverschil |
| Storting in de kas | Kas | Stortingen in de kas per reden |
| Opname uit de kas | Opnames uit de kas per reden | Kas |
| Kas naar bank of kluis | Kas naar bank of kluis | Kas |
Betalingen worden gedebiteerd op de rekening waar het geld is: Kas, Stripe (kruisposten), Externe pinterminals (kruisposten) (oudere pinterminals die geen Verimly Payments zijn) of Cadeaukaarten. Fooien zitten in de betaling en worden gecrediteerd op Fooien, omdat je ze aan je team verschuldigd bent en ze geen omzet zijn.
Centen door afronding gaan naar Afrondingsverschillen. Een groter verschil gaat naar Te verdelen en geeft een waarschuwing.
De cijfers volgen je rapporten. Omzet, btw en terugbetalingen gebruiken dezelfde rekenmethode als het btw-rapport, dus een maand aan journalen telt op tot de af te dragen btw van die maand.
Waarschuwingen
Waarschuwingen staan boven de tabel.
| Waarschuwing | Wat je doet |
|---|---|
| Een bestelling is op een andere dag betaald dan verkocht, dus betalingen en omzet verschillen. Het verschil staat op Te verdelen en valt op die andere dag weer weg. | Kijk naar de dag ervoor en erna. Een bestelling die op een andere bedrijfsdag is betaald dan verkocht, laat beide dagen met hetzelfde bedrag verschillen, en die heffen elkaar op. Doen ze dat niet, controleer dan de bestellingen en betalingen van die dag. |
| Een terugbetaling heeft geen btw-verdeling. Het bedrag staat op Te verdelen. | Verimly kon de terugbetaling niet over btw-tarieven verdelen, meestal een oudere terugbetaling. Vertel je boekhouder om welke terugbetaling het gaat, of neem contact op met support. |
| Een kassa is nog open. Het kasverschil staat nog niet in deze boeking. | Sluit de kassa af, zie De kassa aan het einde van de dag sluiten. Het verschil komt op de dag waarop de kassa wordt afgesloten. |
| Sommige regels hebben geen grootboekcode. | Kies Codes instellen naast de waarschuwing en vul de ontbrekende codes in. |
Exporteren voor je boekhouder
- Kies op Rapporten › Journaal CSV exporteren. Het venster Journaal exporteren opent.
- Kies de periode: Deze maand (tot gisteren), Vorige maand of Eigen periode. Een eigen periode mag maximaal 366 dagen zijn. Een melding laat weten als de datums niet kloppen.
- Heb je meer dan één vestiging, kies dan de vestiging of Alle vestigingen.
- Kies Downloaden.
Je krijgt één CSV-bestand met één rij per journaalregel. De kolommen zijn date, location, account_code, account_key, description, vat_rate, debit en credit. Bedragen hebben twee decimalen met een punt en geen valutasymbool. De bestandsnaam toont de vestiging en de periode, bijvoorbeeld journal_main-bar_2026-10-01_2026-10-31.csv.
De kolom account_code bevat je grootboekcodes. De kolommen account_key en description bevatten vaste Engelse namen zoals revenue.21 en sales, zodat een bestand hetzelfde blijft, welke taal je backoffice ook heeft.
Nog niet geëxporteerd: Stripe-kosten en uitbetalingen, zie hieronder. Moneybird heeft een directe koppeling, zie Moneybird koppelen. Voor andere boekhoudsoftware importeert je boekhouder de CSV. Zie Je gegevens exporteren naar CSV voor de andere exports.
Veelgestelde vragen
Waarom sluit een dag niet aan?
Debet en credit verschillen als betalingen en omzet op verschillende bedrijfsdagen vallen, als een terugbetaling geen btw-verdeling heeft of als er nog iets openstaat. Het verschil staat op Te verdelen, met een waarschuwing die de oorzaak noemt. Tot 5 cent wordt het zonder waarschuwing op Afrondingsverschillen geboekt.
Waarom zijn cadeaukaarten geen omzet?
Een cadeaukaart is een voucher, geen verkoop. Het verkopen ervan wordt gecrediteerd op Cadeaukaarten, buiten de btw. Betaalt een gast ermee, dan wordt Cadeaukaarten gedebiteerd en de verkoop zoals gebruikelijk geboekt. Zie Cadeaukaarten uitgeven en beheren in de backoffice.
Waar staan de kaartkosten en uitbetalingen?
Die staan nog niet in het journaal. Met de Moneybird-koppeling gaan ze bij elke uitbetaling naar Moneybird. De kaartbetalingen staan bruto op Stripe (kruisposten). Voor kosten en uitbetalingen gebruik je de exports onder Betalingen, zie Uitbetalingen afstemmen op je omzet en Wat kost een kaartbetaling?.
Waarom wijkt het journaal af van het omzetrapport?
Beide volgen bedrijfsdagen. Het omzetrapport berekent de netto-omzet per bestelling, het journaal per btw-tarief voor de hele dag, dus ze kunnen een paar cent verschillen. Het btw-rapport gebruikt kalenderdagen, zie Rapporten, de kassa en de bank tonen verschillende totalen.
Een chargeback is verloren. Waar staat die?
Op de dag dat hij verloren ging, gaat het bedrag van Stripe (kruisposten) naar Verloren chargebacks. Omzet en btw blijven zoals ze waren. Zie Reageren op een chargeback.
Ik zie het journaal of de instellingen niet
Je rol bevat Btw-overzicht niet, of Grootboekcodes om te wijzigen. Vraag een eigenaar het toe te voegen onder Personeel › Rollen en rechten, zie Rollen en rechten.