Go-live-Checkliste für Ihren ersten Service

Einrichten ist eine Sache, ein volles Lokal am Eröffnungsabend eine andere. Gehen Sie diese Checkliste einen Tag vor dem Start durch, mit den Geräten an den Stellen, an denen sie während des Service stehen. Jeder Punkt dauert nur wenige Minuten und deckt die Probleme auf, die sonst mit einer Schlange an der Theke auftauchen.

Bevor Sie beginnen

• Schließen Sie zuerst die Einrichtung für den ersten Verkauf ab: Unternehmensdaten, Standort, Speisekarte, Steuersätze, Personal und Geräte.
• Führen Sie die Prüfungen als Inhaber oder als Manager durch, der Geräte verwalten und Zahlungen annehmen darf.
• Halten Sie die echte Hardware vor Ort bereit: Tablets, Kartenleser, Drucker, Kassenlade und Papierrollen.

1. Geräte geladen und aktuell

1. 1Laden Sie jedes Tablet, jedes Handy und jeden Kartenleser vollständig auf. Ein Kartenleser braucht mehr als 50 % Akku, um ein Update zu installieren.
2. 2Aktualisieren Sie Verimly POS im App Store oder bei Google Play auf jedem Gerät, damit alle Kassen dieselbe Version nutzen. Unter Einstellungen › Geräte im Backoffice sehen Sie für jedes Gerät die App-Version und Zuletzt aktiv.
3. 3Schließen Sie die Geräte, die an einem festen Platz stehen, ans Netz an, etwa die Thekenkasse, die Zubereitungsbildschirme und das Kundendisplay.
4. 4Prüfen Sie das WLAN dort, wo jedes Gerät stehen wird, auch auf der Terrasse und in der Küche. Verimly braucht eine Verbindung zum Verkaufen: Es gibt keinen Offline-Modus. Siehe Die Kasse hat keine Verbindung.

2. Jedes Gerät gekoppelt und am richtigen Platz

1. 1Prüfen Sie unter Einstellungen › Geräte, dass jedes Gerät mit dem Status Aktiv und am richtigen Standort aufgeführt ist.
2. 2Prüfen Sie jeden Typ: Kassen, die Zahlungen annehmen, Bediengeräte, die mit der richtigen Hauptkasse verknüpft sind, jeden Zubereitungsbildschirm an der richtigen Station und das Kundendisplay, das mit seiner Kasse verknüpft ist. Siehe Welchen Gerätetyp brauche ich?.
3. 3Im Tarif Starter sind pro Standort 3 Kassen und 1 Zubereitungsbildschirm möglich. Planen Sie das schon vor dem Tag ein.

Wenn etwas fehlt, siehe Ein Gerät koppeln.

3. Drucker getestet

Gehen Sie an jeder Kasse zu Mehr › Einstellungen › Verbindungen und prüfen Sie für jeden Drucker:

1. 1Prüfen Sie die Funktion (Belegdrucker oder Stationsdrucker) und bei einem Stationsdrucker die Station.
2. 2Tippen Sie auf Testbon drucken und prüfen Sie, dass der Bon aus dem erwarteten Drucker kommt.
3. 3Senden Sie eine Testbestellung mit je einem Produkt aus jeder Station und prüfen Sie, dass jeder Bon dort gedruckt wird, wo er soll.
4. 4Wenn eine Kassenlade am Belegdrucker hängt, prüfen Sie, dass Kassenlade angeschlossen eingeschaltet ist, und nehmen Sie eine Barzahlung an, um zu sehen, dass sie sich öffnet.

Legen Sie neben jedem Drucker Ersatzpapierrollen bereit. Siehe Einen Drucker hinzufügen.

4. Personal kann sich anmelden

1. 1Prüfen Sie unter Personal, dass jede Person der ersten Schicht eine Rolle, den richtigen Standort und eine PIN hat (die Liste zeigt PIN vergeben oder Keine PIN).
2. 2Bitten Sie jede Person, sich einmal mit ihrer PIN an einer Kasse anzumelden. Wenn eine PIN funktioniert, aber an diesem Standort abgelehnt wird, ist die Person dem Standort nicht zugewiesen.
3. 3Prüfen Sie unter Personal › Rollen und Rechte, was jede Rolle darf, besonders bei Rabatten, Stornos und Erstattungen. Legen Sie fest, wer mit seiner PIN freigibt, wenn ein Kassierer sein Limit überschreitet. Siehe Freigabe durch den Manager.
4. 4Wenn Sie die Zeiterfassung nutzen und „vor dem Verkauf einstempeln“ eingeschaltet ist, lassen Sie das Personal beim Test einstempeln. Siehe Ein- und Ausstempeln.

5. Wechselgeld bereit

1. 1Zählen Sie das Wechselgeld für jede Kassenlade.
2. 2Öffnen Sie an jeder Kasse, die Bargeld annimmt, die Kasse mit diesem Betrag als Bargeld zu Beginn. Siehe Die Kasse öffnen.
3. 3Prüfen Sie die Zählregeln (Toleranz und Zählen nach Stückelung) unter Einstellungen › Bargeld.

6. Eine Kartenzahlung und eine Erstattung testen

1. 1Machen Sie einen kleinen echten Verkauf und zahlen Sie an jedem Kartenleser mit Karte.
2. 2Prüfen Sie, dass der Gast so nach einem Trinkgeld gefragt wird, wie Sie es festgelegt haben (an der Kasse, am Kartenleser oder gar nicht). Siehe Trinkgeld bei Kartenzahlung.
3. 3Erstatten Sie die Zahlung über die Bestellung an der Kasse. Der Betrag geht in 5 bis 10 Werktagen auf die Karte zurück; die Gebühr von 0,05 € pro Kartenzahlung, die Verimly berechnet, wird nicht erstattet. Siehe Eine Zahlung erstatten.
4. 4Prüfen Sie, dass die Zahlung und die Erstattung im Backoffice unter Zahlungen erscheinen.

7. Belege und Bons sehen richtig aus

1. 1Drucken Sie einen Beleg und eine Rechnung und lesen Sie sie wie ein Gast: Name des Betriebs, Anschrift, USt-Zeilen, Fußtext.
2. 2Passen Sie das Layout unter Einstellungen › Bons an. Siehe Ihren Beleg ändern.
3. 3Prüfen Sie auf einem Küchenbon, dass Namen und Optionen aus der Entfernung lesbar sind.

8. Einen kompletten Serviceablauf testen

Spielen Sie ein oder zwei Bestellungen so durch, wie Ihr Service wirklich läuft:

• Öffnen Sie einen Tisch oder einen Schnellverkauf, fügen Sie Artikel mit Optionen und einer Küchennotiz hinzu und senden Sie sie ab.
• Starten Sie auf dem Zubereitungsbildschirm den Bon und markieren Sie ihn als fertig. Siehe Mit dem Zubereitungsbildschirm arbeiten.
• Teilen Sie die Rechnung, zahlen Sie einen Teil mit Karte und einen Teil in bar. Siehe Die Rechnung teilen.
• Wenn Sie Deckel, QR-Bestellung oder Online-Abholung nutzen, lassen Sie je eine Bestellung durchlaufen.
• Schließen Sie am Ende die Kasse mit einer Zählung und prüfen Sie den Tagesabschlussbericht. Siehe Die Kasse schließen.

Stornieren oder erstatten Sie Ihre Testbestellungen anschließend, damit sie nicht in den Berichten von morgen stehen.

Am ersten Tag

• Öffnen Sie jede Kasse mit dem gezählten Wechselgeld, bevor die Türen aufgehen.
• Halten Sie in den ersten Stunden eine Person, die die Einrichtung kennt, für Hilfe an der Theke frei.
• Behalten Sie Heute im Backoffice im Blick: Verkäufe erscheinen, sobald sie passieren.
• Wenn eine Zahlung bei „Zahlung wird geprüft…“ stehen bleibt, nehmen Sie sie nicht erneut an; siehe Eine Kartenzahlung hängt oder ist unklar.
• Schließen Sie beim Abschluss alle offenen Bestellungen, bevor Sie zählen: Die Kasse lässt sich nicht schließen, solange Bestellungen offen sind.

Häufige Fragen

Kann ich mit einem simulierten Kartenleser testen?

Ein simulierter Kartenleser ist nur im Testmodus verfügbar. Testen Sie bei einem Live-Konto mit einer echten Karte und einem kleinen Betrag und erstatten Sie ihn anschließend.

Soll ich meine Testbestellungen löschen?

Bestellungen mit Artikeln lassen sich nicht löschen. Stornieren Sie die Testbestellungen oder erstatten Sie ihre Zahlungen, damit Ihre Berichte stimmen. Siehe Einen Artikel oder eine Bestellung stornieren.

Wenn etwas nicht klappt

• Ein Gerät wird als offline oder mit alter Version angezeigt: Öffnen Sie die App darauf und aktualisieren Sie sie. Siehe Die App funktioniert nicht.
• Es wird nichts gedruckt: Siehe Der Drucker druckt nicht.
• Der Kartenleser ist offline oder belegt: Siehe Der Kartenleser ist offline oder nicht auffindbar.
• Weiterhin Probleme: Kontaktieren Sie den Support mit Gerätename, Uhrzeit und Fehlercode.