Go-live-checklist voor je eerste dienst

Instellen is één ding; een volle zaal op de openingsavond is wat anders. Loop deze checklist een dag voor de start door, met de apparaten op de plek waar ze tijdens de dienst staan. Elk punt kost een paar minuten en vangt de problemen af die anders opduiken met een rij bij de balie.

Voordat je begint

• Rond eerst de installatie voor de eerste verkoop af: bedrijfsgegevens, vestiging, menu, btw-tarieven, personeel en apparaten.
• Doe de controles als eigenaar of als manager die apparaten mag beheren en betalingen mag aannemen.
• Zorg dat de echte hardware aanwezig is: tablets, kaartlezers, printers, kassalade en papierrollen.

1. Apparaten opgeladen en bijgewerkt

1. 1Laad elke tablet, telefoon en kaartlezer helemaal op. Een kaartlezer heeft meer dan 50% batterij nodig om een update te installeren.
2. 2Werk Verimly POS op elk apparaat bij via de App Store of Google Play, zodat alle kassa’s dezelfde versie draaien. Instellingen › Apparaten in de back-office toont per apparaat de appversie en wanneer het Laatst gezien is.
3. 3Sluit apparaten die op een vaste plek staan aan op stroom, zoals de kassa bij de balie, de bereidingsschermen en het klantscherm.
4. 4Controleer de wifi op de plek waar elk apparaat komt te staan, ook op het terras en in de keuken. Verimly heeft verbinding nodig om te verkopen: er is geen offlinemodus. Zie De POS heeft geen verbinding.

2. Elk apparaat gekoppeld en op de juiste plek

1. 1Controleer in Instellingen › Apparaten of elk apparaat in de lijst staat met de status Actief en bij de juiste vestiging.
2. 2Controleer elk type: kassa’s die betalingen aannemen, bedienapparaten gekoppeld aan de juiste hoofdkassa, elk bereidingsscherm bij het juiste station en het klantscherm gekoppeld aan zijn kassa. Zie Welk apparaattype heb ik nodig?.
3. 3Bij Starter heb je 3 kassa’s en 1 bereidingsscherm per vestiging. Houd daar vóór de dag rekening mee.

Ontbreekt er iets, zie dan Een apparaat koppelen.

3. Printers getest

Ga op elke kassa naar Meer › Instellingen › Verbindingen en doe voor elke printer het volgende:

1. 1Controleer de Rol (bonprinter of stationprinter) en bij een stationprinter het Station.
2. 2Tik op Testbon printen en controleer of de bon uit de verwachte printer komt.
3. 3Stuur een testbestelling met één product van elk bereidingsstation en controleer of elke bon print op de plek waar het hoort.
4. 4Hangt er een kassalade aan de bonprinter, controleer dan of Kassalade aangesloten aanstaat en neem een contante betaling aan om te zien of de lade opengaat.

Leg reserve papierrollen naast elke printer. Zie Een printer toevoegen.

4. Personeel kan inloggen

1. 1Controleer in Personeel dat iedereen die de eerste dienst werkt een rol, de juiste vestiging en een pincode heeft (de lijst toont Pincode ingesteld of Geen pincode).
2. 2Laat iedereen één keer met zijn pincode op een kassa inloggen. Werkt een pincode wel maar wordt hij in deze vestiging geweigerd, dan is de medewerker er niet aan toegewezen.
3. 3Controleer onder Personeel › Rollen en rechten wat elke rol mag doen, vooral bij kortingen, stornering en terugbetalingen. Bepaal wie met zijn pincode goedkeuring geeft als een kassamedewerker over zijn limiet gaat. Zie Goedkeuring van een manager.
4. 4Gebruik je de prikklok met ‘inklokken voor je mag verkopen’ aan, laat het personeel dan tijdens de test inklokken. Zie In- en uitklokken.

5. Wisselgeld klaar

1. 1Tel het wisselgeld voor elke lade.
2. 2Open op elke kassa die contant aanneemt de kassa met dat bedrag als Contant bij start. Zie De kassa openen.
3. 3Controleer de telregels (tolerantie en tellen per coupure) onder Instellingen › Kas.

6. Een kaartbetaling en een terugbetaling testen

1. 1Doe een kleine echte verkoop en betaal met de kaart op elke kaartlezer.
2. 2Controleer of de gast om een fooi wordt gevraagd zoals jij hebt gekozen (op de POS, op de kaartlezer of helemaal niet). Zie Fooi bij kaartbetalingen.
3. 3Betaal de betaling vanuit de bestelling op de POS terug. Het bedrag staat binnen 5–10 werkdagen weer op de kaart; de Verimly-kosten van € 0,05 per kaartbetaling worden niet terugbetaald. Zie Een betaling terugbetalen.
4. 4Controleer of de betaling en de terugbetaling in de back-office onder Betalingen staan.

7. Bonnen en tickets zien er goed uit

1. 1Print een bon en een rekening en lees ze zoals een gast: bedrijfsnaam, adres, btw-regels, voettekst.
2. 2Pas de opmaak aan onder Instellingen › Bonnen. Zie Je bon aanpassen.
3. 3Controleer op een keukenticket of namen en opties van een afstand leesbaar zijn.

8. Een volledige dienst testen

Draai één of twee bestellingen zoals je dienst echt zal verlopen:

• Open een tafel of een snelle verkoop, voeg items met opties en een notitie voor de keuken toe en verstuur ze.
• Start het ticket op het bereidingsscherm en markeer het als klaar. Zie Werken met het bereidingsscherm.
• Splits de rekening en betaal een deel met de kaart en een deel contant. Zie De rekening splitsen.
• Gebruik je barrekeningen, bestellen via QR of online afhalen, laat dan van elk één bestelling door het systeem lopen.
• Sluit aan het einde de kassa met een telling en bekijk het dagafsluitingsrapport. Zie De kassa sluiten.

Storneer of betaal je testbestellingen daarna terug, zodat ze niet in de rapporten van morgen staan.

Op de eerste dag

• Open elke kassa met het getelde wisselgeld voordat de deuren opengaan.
• Houd iemand die de inrichting kent de eerste uren beschikbaar om bij de balie te helpen.
• Houd Vandaag in de back-office in de gaten: de verkopen komen live binnen.
• Blijft een betaling op ‘Betaling wordt gecontroleerd…’ staan, neem hem dan niet opnieuw aan; zie Een kaartbetaling blijft hangen of is onduidelijk.
• Sluit bij het afsluiten eerst alle open bestellingen voordat je telt: de kassa kan niet sluiten zolang er nog bestellingen openstaan.

Veelgestelde vragen

Kan ik testen met een gesimuleerde kaartlezer?

Een gesimuleerde kaartlezer is alleen beschikbaar in de testmodus. Test op een live account met een echte kaart en een klein bedrag en betaal dat daarna terug.

Moet ik mijn testbestellingen verwijderen?

Bestellingen met items kunnen niet worden verwijderd. Storneer de testbestellingen of betaal de betalingen terug, zodat je rapporten kloppen. Zie Een item of bestelling storneren.

Als er iets misgaat

• Een apparaat staat offline of toont een oude versie: open de app op dat apparaat en werk hem bij. Zie De app werkt niet.
• Er wordt niets geprint: zie De printer print niet.
• De kaartlezer is offline of bezet: zie De kaartlezer is offline of wordt niet gevonden.
• Kom je er nog niet uit? Neem contact op met support met de naam van het apparaat, het tijdstip en eventuele foutcodes.