Liste de contrôle avant votre premier service

Configurer, c’est une chose ; une salle pleine le soir de l’ouverture, c’en est une autre. Parcourez cette liste la veille de la mise en service, avec les appareils à l’endroit où ils seront pendant le service. Chaque point prend quelques minutes et révèle les problèmes qui, sinon, apparaissent avec une file d’attente au comptoir.

Avant de commencer

• Terminez d’abord la configuration de la première vente : informations de l’entreprise, établissement, carte, taux de TVA, personnel et appareils.
• Faites les vérifications en tant que propriétaire ou responsable pouvant gérer les appareils et encaisser des paiements.
• Ayez le vrai matériel sur place : tablettes, lecteurs de carte, imprimantes, tiroir-caisse et rouleaux de papier.

1. Appareils chargés et à jour

1. 1Chargez complètement chaque tablette, téléphone et lecteur de carte. Un lecteur de carte a besoin de plus de 50 % de batterie pour installer une mise à jour.
2. 2Mettez à jour Verimly POS depuis l’App Store ou Google Play sur chaque appareil, pour que toutes les caisses utilisent la même version. Paramètres › Appareils dans le back-office affiche la version de l’application de chaque appareil et sa Dernière connexion.
3. 3Branchez les appareils qui restent à un endroit fixe, comme la caisse du comptoir, les écrans de poste de préparation et l’écran client.
4. 4Vérifiez le Wi-Fi à l’endroit où chaque appareil sera placé, y compris la terrasse et la cuisine. Verimly a besoin d’une connexion pour vendre : il n’y a pas de mode hors ligne. Voir La caisse n’a pas de connexion.

2. Chaque appareil associé et au bon endroit

1. 1Dans Paramètres › Appareils, vérifiez que chaque appareil est listé avec le statut Actif et dans le bon établissement.
2. 2Vérifiez chaque type : les caisses qui encaissent, les appareils serveur reliés à la bonne caisse principale, chaque écran de poste de préparation sur le bon poste, et l’écran client relié à sa caisse. Voir De quel type d’appareil ai-je besoin ?.
3. 3Avec Starter, vous pouvez avoir 3 caisses et 1 écran de poste de préparation par établissement. Prévoyez-le avant le jour J.

S’il manque quelque chose, voir Associer un appareil.

3. Imprimantes testées

Sur chaque caisse, allez dans Plus › Réglages › Connexions et, pour chaque imprimante :

1. 1Vérifiez le Rôle (imprimante de tickets ou de poste) et, pour une imprimante de poste, le Poste.
2. 2Touchez Imprimer un test et vérifiez que le ticket sort de l’imprimante attendue.
3. 3Envoyez une commande test avec un produit de chaque poste de préparation et vérifiez que chaque bon s’imprime au bon endroit.
4. 4Si un tiroir-caisse est branché sur l’imprimante de tickets, vérifiez que Tiroir-caisse relié est activé et faites un paiement en espèces pour le voir s’ouvrir.

Gardez des rouleaux de papier de rechange à côté de chaque imprimante. Voir Ajouter une imprimante.

4. Le personnel peut se connecter

1. 1Dans Personnel, vérifiez que chaque personne qui travaille au premier service a un rôle, le bon établissement et un PIN (la liste affiche PIN défini ou Pas de PIN).
2. 2Demandez à chacun de se connecter une fois sur une caisse avec son PIN. Un PIN qui fonctionne mais qui est refusé dans cet établissement signifie que la personne n’y est pas affectée.
3. 3Vérifiez ce que chaque rôle peut faire, surtout pour les remises, les annulations et les remboursements, sous Personnel › Rôles et autorisations. Décidez qui valide avec son PIN lorsqu’un caissier dépasse sa limite. Voir Accord du responsable.
4. 4Si vous utilisez la pointeuse avec « pointer avant de vendre » activé, faites pointer le personnel pendant le test. Voir Pointer à l’arrivée et au départ.

5. Fond de caisse prêt

1. 1Comptez le fond de caisse de chaque tiroir.
2. 2Sur chaque caisse qui accepte les espèces, ouvrez la caisse avec ce montant dans Espèces au départ. Voir Ouvrir la caisse.
3. 3Vérifiez les règles de comptage (tolérance et comptage par valeur) sous Paramètres › Espèces.

6. Tester un paiement par carte et un remboursement

1. 1Faites une petite vente réelle et payez par carte sur chaque lecteur.
2. 2Vérifiez que le client se voit proposer un pourboire comme vous l’avez choisi (sur la caisse, sur le lecteur ou pas du tout). Voir Pourboires par carte.
3. 3Remboursez le paiement depuis la commande sur la caisse. Le montant retourne sur la carte sous 5 à 10 jours ouvrés ; les frais Verimly de 0,05 € par paiement par carte ne sont pas remboursés. Voir Rembourser un paiement.
4. 4Vérifiez que le paiement et le remboursement apparaissent sous Paiements dans le back-office.

7. Tickets et bons corrects

1. 1Imprimez un ticket et une addition et lisez-les comme le ferait un client : nom de l’entreprise, adresse, lignes de TVA, texte de pied de page.
2. 2Ajustez la mise en page sous Paramètres › Tickets. Voir Modifier votre ticket.
3. 3Sur un bon de cuisine, vérifiez que les noms et les options sont lisibles à distance.

8. Tester un service complet

Passez une ou deux commandes comme votre service se déroulera vraiment :

• Ouvrez une table ou une vente rapide, ajoutez des articles avec des options et une note pour la cuisine, puis envoyez-les.
• Sur l’écran du poste de préparation, lancez le bon et marquez-le comme prêt. Voir Utiliser l’écran de poste de préparation.
• Partagez l’addition, payez une partie par carte et une partie en espèces. Voir Partager l’addition.
• Si vous utilisez les notes de bar, la commande par QR ou le retrait en ligne, passez une commande par chacun.
• Clôturez la caisse à la fin avec un comptage et vérifiez le rapport de fin de journée. Voir Clôturer la caisse.

Annulez ou remboursez ensuite vos commandes test pour qu’elles ne figurent pas dans les rapports de demain.

Le premier jour

• Ouvrez chaque caisse avec le fond de caisse compté avant l’ouverture des portes.
• Gardez une personne qui connaît la configuration disponible au comptoir pour aider pendant les premières heures.
• Surveillez Aujourd’hui dans le back-office : les ventes arrivent au fur et à mesure.
• Si un paiement reste sur « Vérification du paiement… », ne le reprenez pas ; voir Un paiement par carte est bloqué ou incertain.
• À la fermeture, fermez chaque commande ouverte avant de compter : la caisse ne peut pas être clôturée tant que des commandes sont ouvertes.

Questions fréquentes

Puis-je tester avec un lecteur de carte simulé ?

Un lecteur simulé n’est disponible qu’en mode test. Sur un compte en production, testez avec une vraie carte et un petit montant, puis remboursez-le.

Dois-je supprimer mes commandes test ?

Les commandes contenant des articles ne peuvent pas être supprimées. Annulez les commandes test ou remboursez leurs paiements pour que vos rapports soient exacts. Voir Annuler un article ou une commande.

En cas de problème

• Un appareil apparaît hors ligne ou avec une ancienne version : ouvrez l’application dessus et mettez-la à jour. Voir L’application ne fonctionne pas.
• Rien ne s’imprime : voir L’imprimante n’imprime pas.
• Le lecteur de carte est hors ligne ou occupé : voir Le lecteur de carte est hors ligne ou introuvable.
• Toujours bloqué : contactez le support en indiquant le nom de l’appareil, l’heure et tout code d’erreur.